Chính sách thu thập tư liệu và công tác bảo quản Margaret Child - Nguyên cố vấn về công tác bảo quản

"Bất cứ vốn tài liệu thư viện nào cũng được thiết lập vì một hay nhiều mục đích đã được xác định rõ ràng. Chương trình quản lý và phát triển tư liệu sẽ định hướng và quyết định quá trình bổ sung tư liệu, kết hợp từng tư liệu riêng lẻ thành bộ tư liệu rõ ràng mạch lạc, duy trì và bổ sung các bộ tư liệu đó, hoặc thanh lý những tư liệu không cần thiết nhằm đảm bảo giảm chi phí cho thư viện đồng thời vẫn đảm bảo lợi ích cho người sử dụng"...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Chính sách thu thập tư liệu và công tác bảo quản Margaret Child - Nguyên cố vấn về công tác bảo quảnChính sách thu thập tư liệu và công tác bảo quảnMargaret Child - Nguyên cố vấn về công tác bảo quảnBất cứ vốn tài liệu thư viện nào cũng được thiết lập vì một hay nhiều mụcđích đã được xác định rõ ràng. Chương trình quản lý và phát triển tư liệu sẽđịnh hướng và quyết định quá trình bổ sung tư liệu, kết hợp từng tư liệu riênglẻ thành bộ tư liệu rõ ràng mạch lạc, duy trì và bổ sung các bộ tư liệu đó,hoặc thanh lý những tư liệu không cần thiết nhằm đảm bảo giảm chi phí chothư viện đồng thời vẫn đảm bảo lợi ích cho người sử dụng . Chính sách thuthập tư liệu sẽ xác lập các tham số quyết định việc hình thành các chươngtrình bảo quản tư liệu một cách có hệ thống. Chính sách thu thập tư liệu đượcxây dựng trên cơ sở phương hướng hoạt động của cơ quan bảo quản, trong đóchỉ ra mục tiêu mà các bộ tư liệu cần đạt tới. Chính sách thu thập tư liệu cũngxác lập thứ tự ưu tiên làm cơ sở cho hoạt động bảo quản tập trung vào nhữngphần quan trọng nhất của các bộ tư liệu. Nói một cách hình tượng hoá, nếuphương hướng hoạt động cho ta biết cái đích phải đến, thì chính sách thu thậptư liệu nêu chi tiết con đường đi tới đó, còn chủ trương bảo quản đảm bảocho những hành lý có giá trị nhất không bị rơi vãi dọc đường.Chính sách thu thập tư liệu xác định phạm vi các bộ tư liệu hiện có và chỉ raphạm vi mở rộng các bộ tư liệu trong tương lai. Qua việc xác định nội dungvà hình thức của tư liệu thuộc diện được lưu trữ, định hướng sưu tập sẽ đảmbảo tính thống nhất trong việc chọn lọc các tư liệu mới để đưa vào bộ sưu tậphoặc thanh lý những tư liệu không còn cần thiết. Do có tính quyết định đốivới toàn bộ các bộ sưu tập trong thư viện, nên chính sách thu thập tư liệu sẽgiúp người sưu tập tư liệu và thủ thư nhận thức được phạm vi và mức độ đadạng của các tư liệu lưu trữ, qua đó họ thấy được tổng thể các bộ tư liệu lưutrữ, chứ không chỉ chú ý cục bộ đến từng phần tư liệu mà họ đảm trách. Quátrình này sẽ giúp tăng cường trao đổi thông tin và hợp tác, xác định điểm yếucũng như thứ tự ưu tiên của các chức năng nhiệm vụ của tổ chức, ví dụ nhưviệc lập danh mục và bảo quản tư liệu.Chính sách thu thập tư liệu cũng cần có tầm nhìn xa trông rộng; có nghĩa làđịnh hướng đó phải lượng tính đến số đầu sách ở các thư viện khác, đặc biệtlà những tư liệu ít được quan tâm nghiên cứu. Thực tế cho thấy, trong thờigian gần đây, các thư viện lân cận đã và đang tạo điều kiện thuận lợi cho việctruy cập tư liệu. Nhờ có sự phát triển của máy photo, hệ thống tự động hóaILL và ngày càng nhiều các tư liệu quan trọng phục vụ nghiên cứu được lưutrữ dưới dạng vi phim, cũng như với khả năng số hoá các thông tin dưới dạngvăn bản điện tử theo yêu cầu của người sử dụng, mà người ta có thể truy cậpcác tư liệu một cách dễ dàng, ít bị giới hạn bởi các phạm vi địa lý. Trong bốicảnh đó, chính sách thu thập tư liệu và bảo quản thường chú trọng tới nhữngtư liệu đặc biệt quan trọng đối với thư viện của mình, song không thể truy cậpđược ở bất cứ thư viện nào khác.Một chương trình bảo quản tư liệu thành công cần phải dựa trên một phươnghướng hoạt động rõ ràng và một định hướng sưu tập chi tiết. Bất cứ mộtchương trình bảo quản nào cũng đặt ra thứ tự ưu tiên đối với các tư liệu cầnbảo quản, vì ngay cả những thư viện có khả năng tài chính mạnh nhất cũngkhông thể bảo quản được hết các tư liệu lưu trữ qua mọi thời gian. Chínhsách thu thập tư liệu giúp xác định thứ tự ưu tiên bảo quản vì nó xác định cấpđộ cho việc thu thập tư liệu theo từng chủ đề nội dung. Cấp độ này thườngđược xác định tương ứng với tầm quan trọng của bộ tư liệu đó đối với cácchương trình và phương hướng hoạt động của thư viện. Các nhà quản lý côngtác sưu tập và bảo quản thường vận dụng phương pháp luận khách quan trongviệc xác định cấp độ của bộ tư liệu, chủ yếu thông qua các thông số về sốlượng và chủng loại của tư liệu. Bản tổng quan của nhóm thư viện nghiêncứu (RLG) là một phương pháp đánh giá cấp độ sưu tập tư liệu trong đó chỉrõ đến điểm mạnh và điểm yếu theo từng chủ đề nội dung trong một đơn vịthư viện riêng lẻ hay trong một hệ thống thư viện, hay trong một khu vực địalý nhất định thông qua việc sử dụng các tiêu chí và mô tả được chuẩn hoá .Bản tổng quan sử dụng thước đo có số xác định tương ứng với các định nghĩachuẩn hoá để mô tả mức độ sử dụng tư liệu của khách hàng. Hệ thống thướcđo được liệt kê dưới đây theo thứ tự giảm dần như sau: đầy đủ nhất(5),nghiên cứu (4), trung bình (3), cơ bản (2), tối thiểu (1), nằm ngoài lĩnh vực(0); trong đó mức (1) và mức (2) lại được chia nhỏ ra thành hai mức, cònmức (3) được chia nhỏ thành ba mức nữa nhằm phân biệt rõ ràng những tưliệu nào là hữu ích trong việc mô tả các bộ tư liệu nhỏ hơn. Bản hướng dẫnviết phần trình bày chủ trương lưu trữ tư liệu của Hiệp hội thư viện Mỹ(ALA) ( đã trích dẫn ở phần 1) cung cấp thêm một số thông tin về việc sửdụng bản tổng quan trong chủ tr ...