Chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn nội bộ

Để chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn, nhà quản trị phải quan tâm đến hai điểm: ấn định lịch phỏng vấn và thu thập thông tin. Ấn định lịch trình phỏng vấn Nhà quản trị cần ấn định lịch phỏng vấn và thông báo cho nhân viên của mình biết trước để kịp chuẩn bị. Lịch phỏng vấn phải được lên kế hoạch ngay sau khi kết thúc giai đoạn đánh giá thành tích công tác.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn nội bộ Chuẩn bị cho mộtcuộc phỏng vấn nội bộĐể chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn, nhà quản trị phải quan tâmđến hai điểm: ấn định lịch phỏng vấn và thu thập thông tin.Ấn định lịch trình phỏng vấnNhà quản trị cần ấn định lịch phỏng vấn và thông báo cho nhân viên củamình biết trước để kịp chuẩn bị. Lịch phỏng vấn phải được lên kế hoạchngay sau khi kết thúc giai đoạn đánh giá thành tích công tác.Nhân viên thường biết khi nào sẽ có một cuộc phỏng vấn, nhưng nếuchúng ta trì hoãn thì nỗi lo âu của họ sẽ gia tăng. Các nhà quản trịthường thích phỏng vấn những nhân viên nào hoàn thành tốt công tác vàcó khuyng hướng miễn cưỡng đối với những người làm việc kém. Điềunày không nên.Thời gian dành cho phỏng vấn thay đổi tùy theo chính sách của công tyvà tùy theo vị trí của người được phỏng vấn. Nếu có cả cuộc phỏng vấnlên lương thì chúng ta nên tách thành hai cuộc phỏng vấn: Phỏng vấnđánh giá thành tích công tác và phỏng vấn tăng lương. Lý do là nếuchúng ta tiến hành hai phạm vi cùng một lúc thì nhân viên hay cấp dướithường thích tập trung vấn đề vào chuyện tăng lương hơn.Thu thập thông tinTrước khi phỏng vấn, nhà quản trị cần thu thập đầy đủ thông tin về sựhoàn thành công tác của cấp dưới.Ngoài loại phỏng vấn tăng lương như đã trình bày, các cấp có thể lựachọn một trong bốn loại phỏng vấn sau đây: Phỏng vấn nói và thuyếtphục (tell - and - sell - chữ sell ở đây có nghĩa là thuyết phục chứ khôngcó nghĩa là bán hàng hay chào hàng); phỏng vấn nói và nghe (tell - and -listen); phỏng vấn giải quyết vấn đề (problem solving) và phỏng vấntổng hợp (mixed interview).1. Phỏng vấn nói và thuyết phụcPhỏng vấn nói và thuyết phục còn được gọi là phỏng vấn hướng dẫn(directive interview). Cấp quản trị cho cấp dưới biết họ hoàn thành côngviệc tốt xấu thế nào và thuyết phục họ đề ra mục tiêu cải tiến công tácnếu cần. Loại phỏng vấn này có hiệu quả trong việc cải tiến công tác,đặc biệt là đối với những nhân viên có ý thức và có ước vọng hội nhập.2. Phỏng vấn nói và ngheĐây là loại phỏng vấn không theo một công thức “cứng nhắc” nào,nhưng lại đòi hỏi người đánh giá phải có kỹ năng đặt câu hỏi và biếtlắng nghe cũng như đòi hỏi cấp quản trị chuẩn bị các câu hỏi thật kỹ.Cuộc phỏng vấn này tạo cơ hội cho cấp dưới có cơ hội đối thoại với cấptrên.Mục đích của cuộc phỏng vấn này nhằm truyền đạt các nhận xét của cấptrên về các điểm mạnh và điểm yếu của cấp dưới, và để cho họ trả lời.Cấp trên tóm tắt và lặp lại một số ý kiến của cấp dưới, nhưng lại khôngđề ra mục tiêu hoàn thành công tác. Kết quả là cấp dưới có thể cảm thấyvui vẻ hơn nhưng việc hoàn thành công tác của họ có thể sẽ không thayđổi gì.3. Phỏng vấn giải quyết vấn đềCác phương pháp trên có một có một số nhược điểm, do đó một số côngty coi cuộc phỏng vấn đánh giá như là một diễn đàn để hai bên cùngnhau giải quyết vấn đề. Ở đây cuộc đối thoại tích cực và cởi mở. Cácgiải pháp cũng như các dị biệt đều được đưa lên bàn mổ xẻ và thảo luận.Các mục tiêu cải tiến công việc đều được hai bên thảo luận. Loại phỏngvấn này tương đối khó điều khiển, và vì thế cần phải đào tạo cho cấpdưới biết cách giải quyết vấn đề.4. Phỏng vấn tổng hợpPhỏng vấn tổng hợp là sự kết hợp hai phương pháp phỏng vấn nói vàthuyết phục và phỏng vấn giải quyết vấn đề. Cuộc phỏng vấn bắt đầubằng việc cấp dưới nghe lời nhận xét đánh giá của cấp trên, sau đó cả haibên thảo luận về việc cần phải cải tiến cái gì và làm cách nào cải tiếnhoàn thành công việc (giải quyết vấn đề), và sau cùng là cả hai bên thỏathuận về các mục tiêu cải tiến.Theo HRVietnam