CHƯƠNG 11 KIỂM SOÁT DỰ ÁN (Project control)

Tất cả những ràng buộc này đều được những nhà quản trị dự án lập kế hoạchkhá kỹ lưỡng. Tuy nhiên, chúng ta đã biết các dự án khi triển khai thực hiện đều diễn...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
CHƯƠNG 11 KIỂM SOÁT DỰ ÁN (Project control)Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum CHƯƠNG 11 KIỂM SOÁT DỰ ÁN (Project control) TỔNG QUAN I.1. Khái niệm Bất kỳ một dự án nào cũng có ràng buộc liên quan đến:+ Chi phí (cost): Đây là các yếu tố quyết định đến số lượng của các nguồn lực đượcsử dụng+ Thời gian (time) yếu tố hiếm khi có đủ+ Mức độ thực hiện (Performance) Tất cả những ràng buộc này đều được những nhà quản trị dự án lập kế hoạchkhá kỹ lưỡng. Tuy nhiên, chúng ta đã biết các dự án khi triển khai thực hiện đều diễnra trong một môi trường không chắc chắn. Vì vậy để dự án thành công cần phải cóhoạt động kiểm soát. Vậy có thể hiểu: Kiểm soát dự án là một hoạt động nhằm giảm đến mứctối thiểu những sai lệch giữa thực tế và kế hoạch để đảm bảo sự thành côngcho dự án. Kiểm soát tập trung vào 3 lĩnh vực chính: Chi phí, thời gian và mứcđộ thực hiện - Vì sao cần kiểm tra mức độ thực hiện+ Các vấn đề kỹ thuật phát sinh+ Không đủ nguồn lực khi cần đến+ Các vấn đề về chất lượng xuất hiện+ Khách hàng yêu cầu thay đổi đặc tính kỹ thuật+ Sự phức tạp xuất hiện+ Các phát minh mới ảnh hưởng đến dự án - Vì sao cần kiểm tra chi phí+ Các khó khăn kỹ thuật yêu cầu nhiều nguồn lực hơn+ Qui mô công việc gia tăng+ Giá thầu ban đầu quá thấp+ Các báo cáo kém hoặc không đúng hạn+ Họach định ngân sách không phù hợp+ Công tác kiểm tra chỉnh sưả không thực hiện đúng lúc+ Chi phí đầu vào thay đổi - Vì sao cần kiểm tra tiến độ thực hiện dự án+ Các khó khăn kỹ thuật cần nhiều thời gian hơn để xử lý so với khi hoạchđịnh+ Trình tự công việc là sai+Các đầu vào được yêu cầu (vật tư, nhân sự, thiết bị) không có khi cần -1-Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tumđ ến+ Các công việc cần thiết phía trước đã không hòan thành+ Khách hàng thay đổi yêu cầu => làm lại+ Luật lệ chính phủ thay đổi.Nói cách khác : Kiểm soát dự án = giám sát + so sánh + hiệu chỉnh Control = Monitoring + comparing + adjusting/correcting+ Giám sát: Thu thập, ghi chép phân tích thường xuyên tất cả các thôngtin có liên quan đến mọi khía cạnh của dự án+ So sánh: Các thông tin này với kế hoạch và các yêu cầu đề ra nhằmphát hiện những sai lệch và nguyên nhân gây ra sai lệch đó+ Hiệu chỉnh: Thực hiện các biện pháp hiệu chỉnh nhằm đạt mục tiêu dựán Có nhiều phần mềm giúp đở PM tăng tốc độ và hiệu quả giám sátdự án, eg: MS Project 2003(Gantt Chart). Giúp so sánh hiện trạng dự ánvới kế hoạch2. Quy trình kiểm soát dự án+ Sử dụng kế hoạch DA ban đầu làm cơ sở chính để điều phối dự án+ Giám sát và cập nhật thường xuyên kế hoạch ban đầu+ phản ảnh hiện trạng của dự án+ Chất lượng giao tiếp là yếu tố then chốt. Mức độ thông tin tuỳ thuộccấp quản lý+ PM phải tham gia vào quá trình kiểm tra + đảm bảo các thay đổi làphù hợp, và được phê chuẩn -2-Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum+ Chất lượng và mức độ báo cáo phải đáng tin cậy, thống nhất và phùhợp với từng cấp trong nhóm3. Các thông tin cần phải giám sát- Tình hình công việc so với kế hoạch- Khối lượng công việc được hoàn thành- Chất lượng công việc được thực hiện- Các chi phí so với kế hoạch- Thái độ của nhân sự tham gia trong dự án- Sự hợp tác giữa các thành viên trong dự án- Ngoài công việc, tiến độ và chi phídự án⇒ Lĩnh vực cần quan tâm: Mức độ giao tiếp và hợp tác giữa cácthành viên trong dự án+ Mức độ sử dụng trang thiết bị máy móc Dự án càng phức tạp => tốn nhiều thời gian để giám sát và kiểmtra ⇒ Khắc phục: Báo cáo đơn giản. Vậy- Mục đích của hệ thống giám sát là thu thập và báo cáo dữliệu- Mục đích của hệ thống kiểm tra là xem xét sai lệch giữathực tế và kế hoạch4. Các dạng kểm soát dự án- Có 3 dạng:+ Kiểm soát thời gian (Time)+ Kiểm soát chi phí (Cost)+ Kiểm soát các yêu cầu về chất lượng- Hệ thống kiểm soát chi phí/ tiến độ – C/SCSC (Cost/ScheduleControl System Criteria)+ Kiểm soát bên trong (Internal control)+ Kiểm soát bên ngoài (External control): Audit⇒ thường dự án lớn, dự án chính phủ5. Mô hình kiểm soát- Hệ thống đơn giản (simple system)- Hệ thống phức tạp cao cấp (high level system) Đầu vào Đầu ra Quá trình Thông tin phản hồi - 3 -Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum6. Đặc điểm của hệ thống kiểm soát tốt- Nên linh họat (flexible)- Nên có chi phí hiệu quả (cost effective)- Phải hữu ích thật sự- Phải thỏa mãn các yêu cầu thực tế của DA- Phải vận hành theo đúng thời gian7. Vì sao cần hệ thống kiểm soát- Đảm bảo tiến độ – chi phí – chất lượng công việc- Thấy sớm những vấn đề đang tiến triển và sựchậm trể của dự án ⇒xử lý vấn đề- Dể dàng trao đổi thông tin giữa các nhóm và thành viên trong dự án- Phản ứng nhanh hơn với các công việc không phù hợp- Tái khẳng định những cam kết- Rút ra bài học cho những dự án khác- Hệ thống họat động chính xác8. Kiểm soát dự án cần được thực hiện như thế nào?- Cần phải thực hiện thường xuyên trong suốt chu kỳ hoạt độngcủa dự án- Cần phải đưa vào trong kế hoạch dự án- Cần phải được hiểu và có sự tham gia của tất cả các thành viêncủa dự án- Cần phải gồm:+ Xem xét lại kế hoạch công việc+ Trao đổi thông tin và báo cáo thường xuyên giữa Ban QLDA vànhân viên+ Thăm hiện trường dự án+ Hệ thống giám sát và điều tra mẫu9. Các dạng báo cáoa) Dạng thường xuyên (routine):- Định kỳ (hàng tuần, hàng tháng…) hoặc theo các cột mốc thời gian- Chính xác hơn: bao gồm tiến độ, chi phí, chất lượng các công việcb) Dạng ngoại lệ (exception): 2 trường hợp:- Thứ nhất, báo cáo sự cố trực tiếp cho những thành viên có trách nhiệmchính trong việc RQĐ -4-Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum- Thứ hai, khi một quyết định được thực hiện trên cơ sở ngoại lệ vàmuốn thông báo cho các nhà quản lý khác biết⇒ cần nhan ...