Chương 2: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG XÁC ĐỊNH YÊU CẦU HỆ THỐNG

Xác định yêu cầu là bước đầu tiên của quá trình phát triển m ột HTTT. Cho nên, k ết quả và chất lượng của việc xác định yêu cầu thông tin...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Chương 2: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG XÁC ĐỊNH YÊU CẦU HỆ THỐNGKHẢO SÁT HIỆN TRẠNG XÁC ĐỊNH YÊU CẦU HỆ THỐNGXác định yêu cầu là bước đầu tiên của quá trình phát triển m ột HTTT. Cho nên, k ếtquả và chất lượng của việc xác định yêu cầu thông tin c ủa t ổ ch ức có m ột ý nghĩaquyết định đến chất lượng HTTT được xây dựng trong các bước sau này.2.1. Khảo sát thu thập thông tin của hệ thống2.1.1. Quá trình khảo sátVịêc thu thập các thông tin của hệ thống hịên tại được bắt đầu bằng v ịêc ti ến hànhkhảo sát hệ thống. Về nguyên tắc, việc khảo sát hệ thống đ ược chia làm hai giaiđoạn: - Giai đoạn khảo sát sơ bộ: nhằm hình thành dự án phát triển hệ thống thông tin. - Giai đoạn khảo sát chi tiết: nhằm thu thập các thông tin chi tiết của hệ thống phụcvụ phân tích yêu cầu thông tin làm cơ sở cho bước thiết kế sau này.a. Cách tiếp cận một tổ chứcMỗi tổ chức là một hệ thống với những đặc trưng và sự phức tạp riêng c ủa nó. Xemmột tổ chức là hệ thống xã hội - kỹ thuật, nó thường được đặc trưng bằng các mặtsau đây: - Một lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ. - Một mô hình quản lý. - Một cơ cấu tổ chức.Bên cạnh đó, tổ chức còn có những mối quan hệ giữa các bộ phận bên trong cũng nh ưnhững mối quan hệ với môi trường bên ngoài, có m ột truyền th ống văn hóa riêng c ủamình. Vì vậy, vịêc tiếp cận tổ chức cần tiến hành một cách khoa học. Có hai cách ti ếpcận thường được sử dụng: Tiếp cận từ trên xuống ( top down) và tiếp cận từ dưới lên(bottom up). Khi vận dụng cách tiếp cận từ trên xuống, vịêc khảo sát c ần được tiếnhành theo các định hướng sau : - Về tổ chúc: bắt đầu từ bộ phận cao nhất (ban giám đốc) đến các b ộ phận thấp nhất (các tổ công tác, tổ sàn xuất) - Về quản lý: bắt đầu từ nhà quản lý cao nhất (giám đốc) đến người thực hịên cụ thể (nhân viên) - Về nghịêp vụ: bắt đầu từ nhiệm vụ chung nhất (nhịêm vụ chiến lược) đến công vịêc cụ thể tại mỗi chỗ làm vịêc.Cách tiếp cận này là phù hợp với quá trình nhận thức và kh ả năng ti ếp nh ận c ủa conngười và phù hợp với quá trình khảo sát.b. Các bước khảo sát và thu thập thông tin Quá trình khảo sát hệ thống cần trải qua các bước: - Tiến hành thu thập thông tin bằng các phương pháp khác nhau. - Củng cố, bổ sung và hoàn thịên kết quả khảo sát. - Tổng hợp kết quả khảo sát. - Hợp thức hóa kết quả khảo sát.c. Các yêu cầu đặt raVịêc thu thập thông tin dữ lịêu được thực hịên bằng cách phỏng vấn, điều tra và quansát người sử dụng, xem xét các báo cáo, các quy trình, th ủ tục trong ho ạt đ ộng c ủa t ổchức và tổng hợp các thông tin thu thập được theo một cách t ốt nh ất và đ ầy đ ủ nh ất.Vịêc xác định yêu cầu đòi hỏi ở người phân tích phải có tính xông xáo (cần hỏi mọiđiều), tính chủ động (cần tìm giải pháp cho mọi vấn đề hay cơ hội kinh doanh), sựnghi ngờ (xem mọi hoạt động đều có những hạn chế, gi ải pháp có thể là không khảthi..), chú ý đến mọi chi tiết (mọi sự kịên, sự vật liên quan cần được ghi nhận), biếtđặt ngược vấn đề. Phân tích là một quá trình sáng tạo, bản thân nhà phân tích phải biếtnhìn vào tổ chức theo cách nhìn mới.Các kết quả thu thu thập cần được hình thành theo các mẫu và chuẩn m ực nh ất đ ịnh.Các đơn vị phát triển phần mềm thường có các mẫu và các chu ẩn riêng cho mình đ ểthu thập và biểu diễn thông tin.2.1.2. Các thông tin dữ lịêu cần thu thập.Để xác định yêu cầu của hệ thống ta cần có các thông tin và d ữ l ịêu khác nhau v ề h ịêntrạng của hệ thống: Nó bao gồm các mô tả thu được từ các cu ộc ph ỏng v ấn, các ghichú từ các quan sát, các phân tích và tổng hợp tài lịêu, các k ết qu ả nh ận đ ược t ừ cácđiều tra, các mẫu biểu báo cáo, các mô tả công vịêc, các tài lịêu khác cũng nh ư các tàilịêu sinh ra từ vịệc làm bản mẫu và các phân tích. Nội dung các lo ại thông tin c ần thuthập bao gồm: - Các loại dữ lịêu (tài lịêu) và đặc trưng của nó. - Các công vịêc và trình tự thực hịên các chức năng nghiệp vụ cũng như các thông tin dữ lịêu liên quan. - Các quy tắc chi phối các hoạt động thu thập, quản lý, xử lý và phân phối các d ữ lịêu cũng như các yêu cầu kỹ thụât khác. - Các chính sách và các hướng dẫn mô tả bản chất của kinh doanh, thị trường và môi trường mà trong đó nó hoạt động. - Các nguồn lực (cán bộ, trang thiết bị, các phần mềm nếu có). - Các điều kịên môi trường (các hệ thống bên trong và bên ngoài liên quan) - Sự mong đợi về hệ thống thay thế của người dùng.2.2. Các phương pháp truyền thống xác định yêu cầuCách tốt nhất để thu thập thông tin của hệ thống hịên tại là hãy giao ti ếp v ới nh ữngngười trong tổ chức mà chính họ trực tiếp hay gián ti ếp tác đ ộng đ ến s ự ho ạt đ ộng vàthay đổi hệ thống. Các phương pháp thường được sử dụng để thu thập thông tin là: - Phỏng vấn - Quan sát tại chỗ - Điều tra bằng bảng hỏi - Nghiên cứu các tài lịêu, thủ tục2.2.1. Phỏng vấnPhỏng vấn là hỏi trực tiếp người có liên quan để thu thập thông tin . Đó là cách đơngiản và q ...