Chương 3: MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG

Mô hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (haymột miền đựoc nghiên cứu của tổ chức) và những mối quan hệ bên trong giữa cácchức năng đó cũng như các mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài. Mô hìnhnghiệp vụ được thể hiện bằng một số dạng khác nhau. Mỗi một dạng mô tả một khíacạnh của hoạt động nghiệp vụ. Tất cả các dạng đó cho ta một bức tranh toàn cảnh vềhoạt động nghiệp vụ....
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Chương 3: MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG3.1. Khái niệm về mô hình nghiệp vụ Mô hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghi ệp v ụ c ủa m ột t ổ ch ức (haymột miền đựoc nghiên cứu của tổ chức) và những mối quan hệ bên trong gi ữa cácchức năng đó cũng như các mối quan hệ của chúng với môi tr ường bên ngoài. Mô hìnhnghiệp vụ được thể hiện bằng một số dạng khác nhau. Mỗi một dạng mô tả một khíacạnh của hoạt động nghiệp vụ. Tất cả các dạng đó cho ta m ột b ức tranh toàn c ảnh v ềhoạt động nghiệp vụ.3.2. Biểu đồ phân rã chức năng Một trong những cách thể hiện của mô hình nghi ệp v ụ là bi ểu đ ồ phân rã chúcnăng. Nó cho ta thấy được các chức năng nghiệp vụ của t ổ ch ức đ ược phân chia thànhcác chức năng nhỏ hơn theo một thứ bậc xác định.3.2.1. Các khái niệm và ký pháp sử dụng Chức năng nghiệp vụ được hiểu là tập hợp các công vi ệc mà t ổ ch ức c ần th ựchiện trong hoạt động của nó. Khái niệm chức năng là khái niệm logic, tức là ch ỉ nóiđến tên công việc cần làm và mối quan hệ phân mức (m ức gộp và chi ti ết) gi ữa chúngmà không chỉ ra công việc được làm như thế nào, bằng cách nào, ở đâu, khi nào và ailàm (là khái niệm vật lý) Chức năng (hay công việc) được xem xét ở các mức độ từ tổng hợp đến chi ti ếtsắp theo thứ tự sau: - Một lĩnh vực hoạt động (area of activities) - Một hoạt động (activity) - Một nhiệm vụ (task) - Một hành động (action): thường do một người làm Sự phân chia trên đây là tương đối, tùy thuộc vào phạm vi nghi ệp v ụ và t ừngtrường hợp cụ thể mà phân chia chức năng thành các mức gộp và chi tiết khác nhau. Vídụ: Hoạt động du lịch là một lĩnh vực các hoạt động về dịch vụ tham quan, lữ hành, ănnghỉ. Kinh doanh khách sạn là một hoạt động của lĩnh vực du lịch chuyên về các dịchvụ ăn uống và nhà nghỉ. Tiếp nhận khách trong khách sạn là một nhiệm vụ của kinhdoanh khách sạn. Cuối cùng thanh toán với khách là một hành động bao gồm việc lậphóa đơn thanh toán và thu tiền của khách khi khách rời khỏi khách sạn. Hai ký pháp sử dụng trong mô hình là : Tên chứ c năng 3. 1 a) c hứ c năng 3 .1 b ) Liên kết - Hình chữ nhật có tên chức năng ở bên trong để mô tả một chức năng (hình 3.1a) - Đường thẳng gấp khúc hình cây dùng để n ối m ột chức năng ở mức trên và các chức năng ở mức dưới được trực tiếp phân chia (phân rã) từ chức năng đó (hình 3.1b) Hình 3.2 là một ví dụ về biểu đồ chức năng nghiệp vụ của một tổ chức kinh doanh bán buôn Kinh doanh bán hàng Tiếp nhận Giải quy ết X ử lý Đóng và đơ n hàng Đ ơ n hàng gở i hàng khách hàng Hình 3.2. Biểu đồ chức năng nghiệp vụ dạng chuẩn3.2.2. Ý nghĩa của mô hình - Mô hình phân rã chức năng được xây dựng dần cùng quá trình khảo sát tổ chức từtrên xuống giúp cho việc nắm hiểu tổ chức và định hướng cho hoạt động khảo sát tiếptheo. - Nó cho phép xác định phạm vi các chức năng cần nghiên cứu hay mi ền c ầnnghiên cứu của tổ chức. - Nó cho thấy vị trí của mỗi công việc trong toàn hệ thống, tránh s ự trùng l ặp, giúpphát hiện các chức năng còn thiếu. - Nó là một cơ sở để cấu trúc hệ thống chương trìng sau này.3.2.3. Xây dựng mô hình a. Nguyên tắc phân rã các chức năng Trong quá trình tiếp cận một tổ chức theo phương pháp từ trên xuống, ta nhậnđược thông tin về các chức năng từ mức gộp (do lãnh đạo cung c ấp) đến mức chi ti ết(do các bộ phận chức năng cung cấp). Cách phân chia này phù h ợp v ới sự phân côngcác chức năng công việc cho các bộ phận chức năng cũng nh ư cho các nhân viên c ủamột tổ chức. Cách phân chia này thường theo nguyên tắc sau: - Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia th ực hi ệnchức năng đã phân rã ra nó (tính thực chất) - Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thựchiện được chức năng ở mức trên đã phân rã ra chúng (tính đầy đủ) Quy tắc này được sử dụng để phân rã một sơ đồ chức năng nhận đ ược còn đang ởmức gộp. Quá trình phân rã dần thường được tiếp tục cho đến khi ta nh ận đ ược m ộtbiểu đồ với các chức năng ở mức cuối mà ta hoàn toàn nắm được nội dung th ực hi ệnnó. b. Bố trí, sắp xếp mô hình - Không nên phân rã biểu đồ quá sáu mức - Ở mỗi mức, các chức năng cùng mức sắp xếp trên cùng m ột hàng, cùng m ột dạng. Chẳng hạn, ở mức cuối cùng của biểu đồ phân rã chức năng, các ch ức năng thuộc cùng một mức và có cùng một chúc năng cha có th ể sắp xếp theo hàng d ọc (hình 3.3) - Biểu đồ cần bố trí cân đối, rõ ràng để dễ kiểm tra, theo dõi. c. Đặt tên chức năng Mỗi chức năng có một tên duy nhất, các ch ức năng khác nhau tên ph ải khác nhau.Tên chức năng phải là một mệnh đề động từ gồm một động từ và bổ ngữ. Ví dụ: chúcnăng “lập đơn hàng”, “bảo trì kho”. Động từ thể hiện ho ạt động, bổ ngữ th ường liênquan đến các thực thể dữ liệu trong miền nghiên cứu. Tên chức năng cần phản ánhđược nội dung công việc thực tế mà tổ chức thực hi ện và người sử d ụng quen dùngnó. Ví dụ sau đây là mô hình mô tả một lĩnh vực hoạt động trong một tổ chức: - Nhiệm vụ đặt ra: Nhận đơn hàng của khách và tổ chức gửi hàng cho khách - Bộ phận trách nhiệm: Bộ phận bán hàng và quản lý kho (một lĩnh vực nghi ệp v ụđược khảo cứu của tổ chức). Biểu đồ chức năng nghiệp vụ của tổ chức là một mô hình dạng chuẩ đ ược mô t ảtrên biểu đồ hình 3.3. Kinh doanh bán hàng Tiếp nhận Giải quy ết X ử lý Đóng và đơ n hàng ...