CHƯƠNG 6: NHÓM CHẤT LƯỢNG (Phần 3)

IV.-HOẠT ĐỘNG CỦA NHÓM CHẤT LƯỢNGViệc đề ra mục tiêu là vô cùng quan trọng để chương trình Nhóm chất lượng được thành công. Các mục tiêu được xác định đúng đắn sẽ giúp quản trị trực tiếp những hoạt động và nổ lực khác nhau cũng như giúp đỡ dự kiến nhân sự và trù liệu sự tăng trưởng trong tương lai. Mục tiêu có thể bao gồm nhiều mục đích, chủ yếu và thứ yếu, ngắn hạn và dài hạn. Các mục tiêu này cần được xét lại liên tục và cập nhật cho thích ứng với...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
CHƯƠNG 6: NHÓM CHẤT LƯỢNG (Phần 3) CHƯƠNG 6 NHÓM CHẤT LƯỢNG (Phần 3) IV.-HOẠT ĐỘNG CỦA NHÓM CHẤT LƯỢNG Việc đề ra mục tiêu là vô cùng quan trọng để chương trìnhNhóm chất lượng được thành công. Các mục tiêu được xác định đúng đắn sẽ giúpquản trị trực tiếp những hoạt động và nổ lực khác nhau cũng như giúp đỡ dự kiếnnhân sự và trù liệu sự tăng trưởng trong tương lai. Mục tiêu có thể bao gồm nhiềumục đích, chủ yếu và thứ yếu, ngắn hạn và dài hạn. Các mục tiêu này cần được xétlại liên tục và cập nhật cho thích ứng với những điều kiện hiện hành tại công tycũng như để mọi người biết đầy đủ về chương trình đang thực thi.Chương trình cũng kết hợp thích hợp việc sử dụng thống kê, năng động nhóm vàsự vui thú công việc.Nó sẽ còn tồn tại chừng nào nó còn được kích thích và hỗtrợ. Hoạt động của Nhóm chất lượng bắt đầu sau khi các thành viên họcxong khóa huấn luyện do công ty tổ chức. Một nhóm nên gồm các thành viên làmcùng một phòng ban, cùng một lĩnh vực, nhưng điều đó không phải là điểm trọngyếu. Điều chính yếu trong việc thành lập nhóm là hãy để các thành viên tự quyếtđịnh tham gia nhóm nào. 1. Đưa ra các vấn đề : Ở cuộc họp đầu tiên, mỗi nhóm cần chọn một tên gọi, chọnmột nhóm trưởng và một thư ký. Khi đã hoàn tất các thủ tục này, nhóm quyết địnhchuẩn bị một loạt các vấn đề mà các thành viên muốn tìm cách giải quyết. Khichuẩn bị danh sách các vần đề này, cần phải nghĩ ra một phương pháp để đánh giádự kiến hết những khó khăn của nó. Bước tiếp theo việc thu thập dữliệu phân công cho các thành viên. Các phương pháp thống kê : bảng điều tra, biểuđồ kiểm tra, các đồ thị rất cần để sử dụng cho hoạt động cuả nhóm. Trong thờigian này, việc thu thập dữ liệu mới rất quan trọng, bởi vì có một vài vấn đề có thểđã được giải quyết hoặc một số vấn đề đang được giải quyết. Thu thập dữ liệugiúp ta loại bỏ những vấn đề không cần thiết. Mặc dù các dữ liệu thu thập còn ởdạng thô nhưng nó có thể giúp chúng ta xây dựng biểu đồ Pareto. Dựa trên phươngpháp này, các thành viên cũng có thể quyết định nên giải quyết vấn đề nào. 2. Phân tích các vấn đề hay cácdự án: Khi vấn đề đã được chọn, nhóm có thể bắt đầu phân tích vớisự giúp đỡ của hai công cụ thống kê quan trọng : điều tra và sơ đồ nhân quả. Kỹthuật điều tra thu thập ý kiến giúp lôi cuốn tất cả các thành viên tham gia để có thểcó danh sách các nguyên nhân khác nhau. Nhóm phải nhất trí chọn ra nhiềunguyên nhân chính để phân tích và một loạt các dữ liệu khác được thu thập đểthẩm tra nguyên nhân. Nếu chứng minh được rằng nhóm đã chọn đúng nguyênnhân chính thì nhóm có thể tiến xa hơn và tìm cách giải quyết, nếu không phải lậptrở lại bước này, giữ lại, khi nguyên nhân chính được tìm thấy, nhóm tiến hànhtriển khai cách giải quyết. 3. Triển khai cách giải quyết : Khi nguyên nhân đã được xác minh, các thành viên củanhóm phải củng nhau dành hết tâm trí để làm việc và đề xuất cách giải quyết. Khinhóm tìm được một trình tự sắp xếp các vấn đề khó khăn cần được giải quyết, nênchuẩn bị kế hoạch để thực hiện. Giai đoạn này rất quan trọng. Nó có thể kéo dài từ2 đến 3 tuần hoặc từ 2 đến 3 tháng. Không nên khẳng định rằng nhóm có thể hoànthành dự án trong một khoảng thời gian nhất định nào đó vì việc này sẽ tạo nên áplực không cần thiết. Nhóm nên họp thường xuyên mỗi tuần để duy trì mối quan hệ,tạo ra những cách giải quyết mới và giữ được sự hài hòa trong nhóm. Ngoài ra cầnnghĩ đến một hệ thống phòng ngừa để đúc kết những vấn đề còn lại được giảiquyết trong tương lai. Không có một kế hoạch phòng ngừa tốt, cách giải quyết chỉcó hiệu quả trong một thời gian ngắn. Các thành viên Nhóm chất lượng cũng nênxem xét tất cả các khía cạnh của vấn đề và xem xét có thể áp dụng cách giải quyếtnào ở phạm vi, khu vực nào cho có kết quả. Làm như vậy sẽ tránh hao tốn nănglực và loại trừ các hao phí khác. 4. Báo cáo với cấp lãnh đạo : Báo cáo với cấp lãnh đạo là hình thức quan trọng để côngnhận nhóm. Sự nỗ lực hết mình của các thành viên Nhóm chất lượng cần được banlành đạo công nhận, để giữ vững nhuệ khí của các thành viên Nhóm chất lượng.Điều quan trọng nhất là tổ chức sắp xếp trình dự án với ban lãnh đạo như thế nàođể đạt được thành công. Việc này giúp cả hai bên : các thành viên của nhóm cảmthấy công việc của họ không vô ích và ban lãnh đạo có thể nghe được mọi khíacạnh của vấn đề mà trước đây họ đã xao lãng. 5. Xem xét và theo dõi của Ban giám đốc : Ban giám đốc nên xem xét kỹ các đề nghị và các cách giảiquyết. Đồng thời phải lưu ý các yêu cầu hỗ trợ của Nhóm chất lượng , qua đó Bangiám đốc cần nhận thấy trách nhiệm của mình đối với chương trình hoạt động củanhóm. Sau khi báo cá ...