Chương 8: Kiểm tra giám sát

Là đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện để đảm bảo các mục tiêu/kế hoạch vạch ra được hoàn thành
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Chương 8: Kiểm tra giám sát Chương8Kiểmtragiámsát Nội dung cần giải quyết Khái niệm kiểm tra và tại sao cần có kiểm tra. Kiểm tra, giám sát có liên quan thế nào tới kết quả hoạt động của tổ chức Kiểm tra từng phần và kiểm tra toàn bộ Khái niệm kiểm tra thực hiện toàn bộ, bản chất của báo cáo và tổng kết ngân quỹ Kiểm tra ngân quỹ, PP kiểm tra ngân quỹ, lợi nhuận - tổn thất Kiểm tra trực tiếp đảm bảo cho QL có hiệu quả Những nguy hiểm của việc kiểm tra quá mức Việc tự kiểm tra của cơ sở Nâng cao hiệu quả của việc kiểm tra Khái niệm kiểm tra – MQH liên quan và kết quả hoạt động Khái niệm kiểm tra: Là đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện để đảm bảo các mục tiêu/ kế hoạch vạch ra được hoàn thành Như vậy, kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị Tại sao cần có kiểm tra: Quá trình thực hiện sẽ có nhiều yếu tố tác động xảy ra ngoài ý muốn, có những tác động tích cực/ tiêu cực làm AH tới tiến độ/ chất lượng công việc dẫn tới kết quả không như mong muốn vì vậy cần có kiểm tra kịp thời để chấn chỉnh lại cho phù hợp nhằm đạt được mục tiêu mong đợi Kiểm tra, giám sát có liên quan thế nào tới kết quả hoạt động của tổ + So sánh thực tại với các tiêu + Đưa ra hướng giải quyết/Mục chức: t quả tiêu/ kế chuẩn đặt ra giải phápdự kiến + Xác định những sai lệch + Quyết định điều chỉnh + Phân tích nguyên nhân + Chỉ đạo hành độngMục tiêu/ kết quảthực tế Quá trình kiểm tra Quá trình kiểm tra: Mọi quá trình đều tuân thủ logic sau Xây dựng các tiêu Đo lường việc thực hiện Điều chỉnh sự khác biệt chuẩn kiểm tra nhiệm vụ theo tiêu chuẩn thực té với TC/ giữa các TC Các bước của quá trình kiểm tra Xem xét lại các mục tiêu/ kết quả mong đợi1. Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra/ khâu CV cần KT2. Chuẩn bị các điều kiện/ CSVC cho việc kiểm tra3. Tiến hành đo lượng việc thực hiện4. Đối chiếu kết quả đo lường so sánh với yêu cầu đặt ra5. Phát hiện những sai lệch6. Phân tích nguyên nhân sai lệch7. xác định hướng giải quyết và xây dựng giải pháp điều chỉnh8. Tiến hành điều chỉnh những sai lệch9.Yêu cầu kiểm tra/ giám sát- tiêu chuẩn người kiểm tra/giám sát Yêu cầu kiểm tra/ giám sát + Đầy đủ/ Chính xác/ Kịp thời + Vừa kiểm tra định kỳ + Vừa kiểm tra đột xuất + Có quy trình và phương pháp kiểm tra khoa học Những ai thực hiện Việc kiểm tra giám sát -Việc kiểm tra giám sát này có thể được thực hiện bởi : + Lãnh đạo trực tiếp kiểm tra (tự làm). + Cử cán bộ kiêm nhiệm. + Cử cán bộ chuyên trách. + Thành lập bộ phận chuyên kiểm tra giám sát. Các hình thức kiểm tra Phân theo cách tiếp cận kiểm tra có1. + Kiểm tra trực tiếp + Kiểm tra gián tiếp Phân theo cường độ thời gian kiểm tra có2. + Kiểm tra thường xuyên + Kiểm tra đột xuất Kiểmtralườngtrước Kiểm tra lường trước: Là việc sử dụng hệ thống kiểm tra mà nó báo trước cho nhà quản trị những vấn đề sẽ nảy sinh trong tương lai (tốt/ sấu) để họ sớm có những tác động ngay trong hiện tại để mọi vấn đề trong tương lai xảy ra đúng ý định Công cụ kiểm tra lường trước Sử dụng kỹ thuật lập kế hoạch sơ đồ mạng PERT (Program Evaluation and review Technique) và biều đồ Grantt Yêu cầu đối với việc kiểm tra lường trước1. Phân tích kỹ hệ thống lập kế hoạch và các chỉ số đầu vào2. Quan sát thường xuyên/ đều đặn biến động của các chỉ số và những tiêu chuẩn đã định và luôn xem xét những liên hệ giữa chúng3.Cập nhật các dữ liệu thường xuyên/ đều đặn đưa chúng vào trong hệ thống quản lý4. Thường xuyên phân tích những khác biệt của các chỉ số thực tế so sánh với kế hoạch/tiêu chuẩn (Standar) đánh giá sự AH của chúng tới các kết quả cuối cùng5.Tác động điều chỉnh và giải pháp tác động lường trước 8 Yêucầuđốivớicôngviệckiểmtra1. Công việc kiểm tra cần được thiết kế theo kế hoạch và chức vị cụ thể2. Công việc kiểm tra cần được thiết kế theo cá nhân các nhà quản lý và theo cá tính của họ3. Công việc kiểm tra phải vạch rõ được những chỗ khác biệt tại các điểm yếu4. Kiểm tra phải khách quan5. Kiểm tra phải linh hoạt6. Kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của tổ chức7. Kiểm tra phải tiết kiệm8. Kiểm tra phải đảm bảo dẫn đến những tác động điều chỉnh Cácđiểmvàtiêuchuẩnkiểmtrachủyếu Các tiêu chuẩn kỹ thuật (vật lý) Các tiêu chuẩn chi phí: định mức chi/ khoản mục chi/ thời gian chi Các tiêu chuẩn về vốn: Tổng số/ tự có/ vay/ huy động khác Các tiêu chuẩn thu nhập: Mức thu nhập/ tiền lương/ thưởng/ Cơ cấu thu nhập/nguồn thu nhập Các tiêu chuẩn về chương trình và kế hoạch chương trình; ...