CHƯƠNG IV: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

Văn bản đến cùng với văn bản đi do các cơ quan hình thành ra tạo nên một phương tiện, một loại công cụ rất đặc biệt trong hoạt động điều hành, quản lý của các cơ quan. Để văn bản có thể phát huy được tối đa ý nghĩa, tác dụng thì vấn đề tổ chức quản lý giải quyết tốt loại văn bản này có tầm quan trọng không thể xem nhẹ. Bởi vì hiệu quả của công việc quản lý, điều hành của từng...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
CHƯƠNG IV: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Chương IV TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN(Theo hướng dẫn tại Công văn số:425/VTLTNN-NVTW, ngày 18 tháng 7năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước V/v hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến). Văn bản đến cùng với văn bản đi do các cơ quan hình thành ra tạo nênmột phương tiện, một loại công cụ rất đặc biệt trong hoạt động điều hành,quản lý của các cơ quan. Để văn bản có thể phát huy được tối đa ý nghĩa, tácdụng thì vấn đề tổ chức quản lý giải quyết tốt loại văn bản này có tầm quantrọng không thể xem nhẹ. Bởi vì hiệu quả của công việc quản lý, điều hànhcủa từng cơ quan lệ thuộc vào việc có xử lý, phân tích, đánh giá các thông tinở trong các văn bản đến kịp thời, triệt để hay không.I- Khái niệm và nguyên tắc chung. 1. Khái niệm văn bản đến. Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, vănbản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả Fax, văn bản chuyểnqua mạng và văn bản mật), đơn, thư từ cơ quan, cá nhân khác gửi đếnbằng con đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá nhânmang từ hội nghị về hoặc qua con đường bưu điện... được gọi chung làvăn bản đến. Nói cách khác: Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổchức, cá nhân khác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyếtnhững vấn đề mang tính chất công. Như vậy, về nội dung thể loại và tác giả của văn bản đến rất đa dạng vàphức tạp. Mỗi cơ quan hay mỗi tổ chức chính trị - xã hội đều nằm trong mộthệ thống, theo một thứ bậc nhất định và trong hoạt động hằng ngày sẽ tiếpnhận được các loại văn bản đến từ cấp trên mang nội dung chỉ đạo, hướngdẫn, giao nhiệm vụ kế hoạch, kiểm tra đôn đốc... Ví dụ: UBND cấp Tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương nhận được cácvăn bản đến như Nghị định, Nghị quyết của Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết địnhcủa Thủ tướng, Chỉ thị, Quyết định, Thông tư và các văn bản khác của Bộtrưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ... Đồngthời, cũng có thể nhận được các văn bản đến từ các cơ quan, đơn vị cấp dướihoặc đồng cấp như của của cấp Tỉnh, Thành phố bạn v.v... Văn bản đến còn phải kể tới những văn bản của một số cơ quan, tổchức và cá nhân ngoài hệ thống gửi đến vì những lý do, những yêu cầu vànguyện vọng khác nhau mà bản thân cơ quan cần xem xét, xử lý và giải quyết. Như vậy, văn bản đến đối với cơ quan là hết sức phong phú cầnphải được tổ chức quản lý và giải quyết một cách khoa học, hợp lý. Căn cứ vào thành phần và nội dung, ta có thể chia văn bản đến thành04 nhóm sau: - Nhóm văn bản của cơ quan cấp trên, - Nhóm văn bản của cơ quan ngang cấp, - Nhóm văn bản của cơ quan cấp dưới gửi lên, - Nhóm Thư công: Là các loại đơn thư do cá nhân trong cơ quan viết đểgửi đến các cơ quan, tổ chức có liên quan để giải quyết việc công. 2. Nguyên tắc chung đối với việc tổ chức quản lý và giải quyết vănbản đến. - Văn bản đến dù dưới bất kỳ dạng nào đều phải được xử lý theonguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất. Như chúng ta đều biết, văn bản là phương tiện, là công cụ không thểthiếu trong hoạt động quản lý điều hành của các cơ quan. Do vậy, khi nhậnđược văn bản của bất kỳ đối tượng nào gửi đến đều phải xem xét phân loại,đăng ký, giải quyết kịp thời chính xác và thống nhất theo quy định hiện hànhcủa Đảng và Nhà nước. Những công văn đóng dấu “Hỏa tốc”, dấu “Thượngkhẩn” phải được gửi đi hoặc phân phối ngay lúc nhận được. Việc gửi, nhận,phân phối công văn “Mật”, “Tối mật”, Tuyệt mật” phải theo đúng chế độ giữgìn bí mật của Nhà nước. - Mọi văn bản đến cơ quan phải tập trung thống nhất tại bộ phận văn thưđể làm các thủ tục cần thiết trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liênquan. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho văn bản đến được tập trung quản lýthống nhất, tránh tình trạng thất lạc, mất mác tài liệu.II. Nội dung và nghiệp vụ tổ chức quản lý văn bản đến. 1. Tiếp nhận đăng ký văn bản đến. 1.1. Tiếp nhận văn bản đến. Như phần trên đã trình bày, văn bản đến không chỉ đa dạng về loại hình,phong phú về nội dung mà còn đòi hỏi xử lý nhanh chóng về mặt thời gianđáp ứng yêu cầu chỉ đạo, điều hành của cơ quan. Về nguyên tắc, tất cả các loại văn bản đến đều phải tập trung vào bộphận Văn thư thuộc Văn phòng hoặc Phòng Hành chính của cơ quan (Điều13, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004). Theo nhiệm vụ đượcgiao, Văn thư cơ quan tiếp nhận tất cả những văn bản do các nơi gửi đến (kểcả văn bản gửi theo đường bưu điện, do cán bộ đi dự Hội nghị hoặc đi họptrực tiếp mang về, văn bản nhận qua Fax, mạng máy tính … ). Ngoài những văn bản chính thức do các đối tượng có liên quan gửi đến, Văn thư cơquan còn có thể nhận được một số Văn bản như đơn từ, khiếu nại, khiếu tố...của cá nhân hoặc tập thể khác. Khi tiếp nhận văn bản, văn thư phải kiểm tra kỹ số lượng, tình trạng bì,nơ ...