Chương X- Truyền thông trong tổ chức

Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể: 1. Giải thích những yếu tố chính của tiến trình truyền thông 2. Mô tả vai trò của công nghệ thông tin trong tiến trình truyền thông 3. Xác định những khó khăn, chướng ngại trong truyền thông và mô tả cách thức để loại bỏ chúng và thực hành truyền thông một cách hiệu quả.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Chương X- Truyền thông trong tổ chức Chương X- Truyền thông trong tổ chức 1 CHƯƠNG X: TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể: 1. Giải thích những yếu tố chính của tiến trình truyền thông 2. Mô tả vai trò của công nghệ thông tin trong tiến trình truyền thông 3. Xác định những khó khăn, chướng ngại trong truyền thông và mô tả cách thức để loại bỏ chúng và thực hành truyền thông một cách hiệu quả. ***************** I. TIẾN TRÌNH TRUYỀN THÔNG Truyền thông (giao tiếp) là việc chuyển đổi thông tin và nhận thức được ý nghĩa của những biểu tượng được truyền từ người này sang người khác. Đó là tiến trình gởi, nhận và chia sẻ các ý tưởng, quan điểm, giá trị, ý kiến và các sự kiện. Truyền thông cần đến người gởi, người bắt đầu của tiến trình, và người nhận, người cuối cùng trong việc truyền thông. Khi người nhận phản hồi thông tin đã nhận như mong đợi, chu trình truyền thông hoàn tất. Hình X-1 minh họa tiến trình truyền thông. Người nhận phản ứng bằng lời và cử chi cho người gởi Người gởi có ý tưởng Người gởi mã hóa ý tưởng vào thông điệp Thông điệp qua một hoặc nhiều kênh Người nhận nhận và mã hóa thông điệp Phản ứng của người gởi về phản hồi có thể gây nên phản hồi thêm cho người nhận Hình X-1: Tiến trình truyền thông1 1. Người gởi (người mã hóa) Người gởi là nguồn thông tin và là người khởi xướng tiến trình truyền thông. Người gởi mã hóa thông điệp, tức là chuyển dịch tư duy hoặc cảm giác sang phương tiện, được viết, nhìn thấy được hoặc được nói, nhằm chuyển tải ý nghĩa định hướng. 1 Susan E. Jackson, Don Hellriegel and John W. Slocum, “Management- A competetency based approach, 10th ed, Copyright ©2005 by Thomson South-Western, p. 431 Quản trị học - 2 - Nhằm mã hóa chính xác, nên áp dụng năm nguyên tắc truyền thông vào hình thức truyền thông đang sử dụng. 1. Sự thích đáng. Tạo cho thông điệp có ý nghĩa, lựa chọn cẩn thận các từ ngữ, biểu tượng hoặc cử chỉ sử dụng. 2. Dễ dàng, giản dị. Sử dụng những thuật ngữ đơn giản nhất có thể trong thông điệp, giản lược số lượng từ, biểu tượng hoặc cử chỉ sử dụng. 3. Cơ cấu. Sắp xếp, bố trí thông điệp theo một trình tự nhằm tạo điều kiện cho việc hiểu thông điệp dễ dàng. Hoàn thành xong mỗi điểm cần trình bày trước khi chuyển sang điểm khác. 4. Lặp lại. Lặp lại là đặc biệt quan trọng trong truyền thông nói bởi vì các từ ngữ có thể không được nghe rõ hoặc hiểu đầy đủ vào thời điểm đầu tiên. 5. Trọng tâm. Tập trung vào những khía cạnh nền tảng, hoặc các điểm chính của thông điệp. Thông điệp cần rõ ràng và tránh việc trình bày chi tiết không cần thiết. 2. Người nhận (người giải mã) Người nhận là người tiếp nhận và giải mã (hoặc biên dịch) thông điệp của người gởi. Giải mã là chuyển dịch thông điệp sang một hình thức có ý nghĩa cho người nhận. Cả việc mã hóa và giải mã đều bị ảnh hưởng bởi các nhân tố cá nhân, chẳng hạn như trình độ giáo dục, tính cách, kinh tế xã hội, gia đình, quá trình làm việc, văn hóa và giới tính. Một vài nghiên cứu gợi ý rằng phụ nữ quan tâm đến cảm giác và phản ứng của người họ đang nói chuyện nhiều hơn so với nam giới… Một trong số các yêu cầu chính của người nhận là khả năng lắng nghe. Lắng nghe liên quan đến việc chú tâm đến thông điệp, không chỉ đơn thuần là nghe. Các nghiên cứu chỉ ra rằng hầu hết mọi người có thể nhớ lại khoảng 50% những gì người nào đó nói với họ. Điều đó giải thích tại sao truyền thông hữu hiệu thường bao gồm việc sử dụng một vài phương tiện truyền thông chẳng hạn như các báo cáo, bản ghi nhớ, bản tin, và thư điện tử, cùng với điện thoại, trao đổi mặt đối mặt, và các bài phát biểu. Mười hướng dẫn cho lắng nghe hiệu quả được trình bày ở bảng X-1. Bảng X-1: Hướng dẫn để lắng nghe hữu hiệu1 1 Nên nhớ rằng lắng nghe không chỉ là nhận thông tin- cách thức lắng nghe như thế nào cũng gởi thông điệp đến người gởi. 2 Dùng nói. Bạn không thể lắng nghe nếu bạn đang nói. 3 Thể hiện cho người nói rằng bạn muốn nghe. Diễn giải những điều được nói để chứng tỏ rằng bạn hiểu. 4 Loại bỏ các bối rối. 5 Tránh đánh giá trước những điều một người nghĩ hoặc cảm giác. Lắng nghe trước, sau đó đánh giá sau. 6 Cố gắng nhìn nhận, nhận ra quan điểm của người khác. 7 Lắng nghe nghĩa tổng thể. Điều này bao gồm nội dung của ngôn từ và cảm giác hoặc hàm ý. 8 Chú tâm vào cả hàm ý bằng lời hoặc phi lời. 9 Tranh luận và chỉ trích nhẹ nhàng, tránh đặt người khác vào trạng thái bị động và có thể khiến cho họ im lặng hoặc trở nên giận dữ. 10 Trước khi đi, xác nhận những điều đã nói. 1 Susan E. Jackson, Don Hellriegel and John W. Slocum, “Management- A competetency based approach, 10th ed, Copyright ©2005 by Thomson South-Western, p. 433 Chương X- Truyền thông trong tổ chức ...