CÔNG CỤ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Công tác tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện tra tìm và thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành.Yêu cầu là phải giới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ đang bảo quản trong kho lưu trữ. Để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của các kho lưu trữ. Chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu. Là phương tiện để thống kê thành phần, số lượng tài liệu trong các lưu trữ...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
CÔNG CỤ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ CÔNG CỤ TRA TÌM TLLT I. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng, yêu cầu của công cụ tra tìm TLLT II. Các loại công cụ tra tìm tài liệu chủ yếu trong các lưu trữNguyễn Lệ Nhung - 0912581997I. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng,yêu cầu của công cụ tra tìm TLLT 1. Khái niệm 2. Ý nghĩa, tác dụng 3. Yêu cầu đối với công cụ tra tìm TLLTNguyễn Lệ Nhung - 09125819971.Khái niệm • Công cụ tra tìm TLLT là phương tiện tra tìm và thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành.Nguyễn Lệ Nhung - 09125819972. Ý nghĩa, tác dụng• Để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của các kho lưu trữ• Chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu• Là phương tiện để thống kê thành phần, số lượng tài liệu trong các lưu trữNguyễn Lệ Nhung - 0912581997 3. Yêu cầu đối với công cụ tra tìm TLLT• Phải giới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ đang bảo quản trong kho lưu trữ.• Các loại công cụ tra tìm phải được xây dựng thống nhất về hình thức và nội dung.• Đảm bảo việc tra tìm, lựa chọn, tập hợp tài liệu nhanh chóng theo yêu cầu của độc giả.• Kết cấu của các loại công cụ tra tìm tài liệu phải đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997II. Các loại công cụ tra tìm tài liệu chủ yếu trong các lưu trữ 1. Mục lục hồ sơ 2. Các bộ thẻ tra tìm 3. Sách hướng dẫn nội dung TL kho lưu trữ 4. Bản sơ yếu TLLT 5. Cơ sở dữ liệu thông tin nội dung TLLTNguyễn Lệ Nhung - 09125819971. Mục lục hồ sơa.T¸cdông: Môclôchås¬giíithiÖu thµnhphÇn,néidung,chØdÉn ®ÞachØcñatµiliÖu. Thèngkªsèlînghås¬ HíngdÉns¾pxÕpkhoahäcHS Cè®Þnhph¬ng¸nph©nlo¹i TL NhvËymôclôchås¬võalµ c«ngcôdïng®Ótrat×m,võa®Ó thèngkª,võa®Óqu¶nlÝtµiNguyễn Lệ Nhung - 0912581997 liÖulutr÷.Vì vậy, nó là CC chủb.C¸clo¹imôclôchås¬:Lo¹imôclôchås¬giíi thiÖutoµnbéhås¬cña01 ph«nglutr÷ Lo¹imôclôchås¬giíi thiÖutoµnbéhås¬cñamét ph«nglutr÷theothêigian. Lo¹imôclôchås¬giíi thiÖutoµnbéhås¬cñamét ph«nglutr÷theoc¬cÊutổ chức.Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997c.Ph¬ngph¸plËpMLHS §èivíinh÷ngPLTcãkhèilîngTLÝt® îcchØnhlý1lÇnth×lËp01MLHS §èivíinh÷ngPLTcãkhèilîngTL nhiÒu,chØnhlýthµnhnhiÒu®ît,th×mçi ®ît®îclËpthµnh1MLHS §èivíinh÷ng§VHTPcßn®angho¹t®éng cãCCTCæn®Þnhth×lËpMLHSchotõng ®¬nvÞtổ chức. NÕuphßng,kholutr÷nµocãkhèil îngTLmà độmËtt¬ng®èilínth×cãthÓ lËpthµnhMLHSriªng Trongc¸cPLTnÕucãcác lo¹ih×nhTL kh¸cnhau=>mçilo¹ih×nh®îclËpthµnh MLHSriªngNguyễn Lệ Nhung - 0912581997 *LuýTrongtrênghîp1ph«ngLT®∙®îc lËpMLHSråi,nhngsau®ãcó 1sè HS,TLcÇnbæsungth×sÏxölýnh sau: +NÕuTLvíisèlîngÝtth×cã thÓbæsung®»ngsaumôclôc®∙ lËpvµghichóthªmở phần “Chứng từ kết thúc của ML” +NếusèlîngHSnhiÒuvµcãnéi dungquanträngth×lËpMLHSmíi Môclôchås¬chØlËpriªngcho tõngph«ngLT,1quyÓnMLHSkh«ng chophÐpthèngkªTLcñanhiÒu ph«ng.Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 d.CÊut¹omôclôchås¬:gåm2 phÇn• PhÇn1:phÇnb¶nkªtiªu®Òhå s¬ Ví dụ: MLHS của UBND xã Q.Thắng ( Giai đoạn I: 2000-2005)Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997Cặ p Hồ Tiêu đề hồ sơ BD va Số TH Ghihộ p sơ KT tờ BQ chú(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) I. Khối tổng hợpO1 01 Tập Báo cáo và phương 30/12/20 50 VV hướng công tác năm (2000- 00 2005) 30/12/20 05 II. Khối nội chính05 50 Hồ sơ V/V tuyển quân đợt 1/1/— 68 LD I .Năm 2000 1/4/2000 III. Khối Nông - Lâm - Ngư10 100 Tập văn bản V/V phát triển 15/1— 159 LD trồng cây CN lâu năm . Năm 31/12/20 2004 04Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 Cặ p Hồ Tiêu đề hồ sơ BD va KT Số TH Ghi hộp sơ tờ BQ chú IV. Khối quản lý đất đai, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng cơ bản 15 150 Hồ sơ V/V XD h thống k 2/4/— 19 LD mương. Năm 2002 15/11/2002 5 V. Khối phân phối lưu thông ...