Công tác quản lý văn bản

Trong các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước, việc quản lý các văn bản thực chất là quản lý công việc. Không làm, tốt công tác quản lý văn bản, hoạt động quản lý của các cơ quan, đơn vị sẽ bị ảnh hưởng vì thiếu cơ sở để theo dõi, chỉ đạo, đánh giá kết quả công việc. Nội dung công tác quản lý văn bản bao gồm: I. Công tác hành chính văn thư: 1. Khái niệm Công tác hành chính văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản trong hoạt động quản...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Công tác quản lý văn bản CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN Trong các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước, việc quản lý các văn bản thực chất là quản lý công việc. Không làm, tốt công tác quản lý văn bản, hoạt động quản lý của các cơ quan, đơn vị sẽ bị ảnh hưởng vì thiếu cơ sở để theo dõi, chỉ đạo, đánh giá kết quả công việc. Nội dung công tác quản lý văn bản bao gồm: I. Công tác hành chính văn thư: 1. Khái niệm Công tác hành chính văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản trong hoạt động quản lý của cơ quan và việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong cơ quan đó, thực chất là thực hiện chức năng thông tin trong quản lý. 2. Tổ chức biên chế, hình thức, phương pháp công tác văn thư : a. Tùy theo mô hình, cơ cấu tổ chức và khối lượng công việc của công tác văn thư mà bố trí tổ chức, biên chế cho phù hợp (có thể là môt phòng văn thư, một tổ văn thư hoặc một cán bộ chuyên trách văn thư hoặc một thư ký, đánh máy đảm nhiệm công tác văn thư). Dù thế nào cũng phải có một bộ phận hoặc một người chuyên trách. Người được bố trí làm công tác văn thư phải là người có phẩm chất chính trị tốt được đào tạo hoặc bồi dương về nghiệp vụ văn thư. Có những đức tính cần thiết : kín đáo, thận trọng, ngăn nắp, nguyên tắc, bình tĩnh, chịu khó, tỷ mỉ, có sức khỏe. Có ý thức cải tiến, tiếp thu kỹ thuật mới, biết học hỏi, rút kinh nghiệm để nâng cao chất lượng công tác. b. Về hình thức tổ chức: Có thể lựa chọn trong ba hình thức sau : - Hình thức tập trung: Toàn bộ công việc của công tác văn thư tập trung vào một nơi, một bộ phận hoặc một người đảm nhận. - Hình thức phân tán: Các khâu của công tác văn th ư được chia riêng ở từng đơn vị, do các văn thư hoặc thư ký của các đơn vị tự làm. - Hình thức hỗn hợp: Một số phần việc của công tác văn thư thì tổ chức tập trung ở bộ phận chung ở bộ phận chung ở cơ quan. Còn những việc khác thì phân chia cho các đơn vị chuyên môn nghiệp vụ. c. Phương pháp công tác văn thư: - Xây dựng quy chế thống nhất. Chính phủ đã có Nghị định 142/CP về các Thông tư hướng dẫn của chủ nhiệm văn ph òng Chính phủ. Trên cơ sở đó các ngành, các địa phương có những quy định cụ thể cho hợp lý và thiết thực với ngành, địa phương, đơn vị mình để có hiệu quả cao. - Phân công công việc cho cụ thể, rõ ràng và có phương pháp làm việc khoa học, ngăn nắp. - Có nội quy bảo mật các công văn tài liệu và giữ gìn con dấu. 3. Trang thiết bị cho công tác văn thư - Nơi làm việc: Thuận tiện cho việc giao dịch, chuyển công văn, tài liệu, đóng dấu. Có đủ những phương tiện cần thiết. - Từng bước trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện đại. 4. Nội dung công tác hành chính văn thư a. Quản lý văn bản gửi đến - Tiếp nhận và sơ bộ phân loại (kiểm tra, thống kê số lượng, phân loại, chuẩn bị chuyển giao). - Đóng dấu văn bản đến, ghi rõ ngày đến. - Vào sổ (bằng sổ, bằng thẻ, hoặc bừng máy vi tính) không trùng lặp, bỏ sót (bao gồm qua đường bưu diện, gửi tay, nhận ở cuộc họp). - Trình thủ trưởng hoặc người phụ trách cho ý kiến giải quyết và phân phối văn bản. - Chuyển giao văn bản cho người hoặc bộ phận có trách nhiệm thực hiện (thời gian nhanh nhất). Văn bản có liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận có thể sao chụp nhiều bản để chuyển, bản chính phải được lưu lại. Văn bản có dấu 'mật', 'tối mật', 'tuyệt mật' phải thực hiện đúng chế độ giữ bí mật của Nghị định 84/HĐBT ngày 9/3/1992. Chuyển trực tiếp ngay đến người có trách nhiệm (thủ tướng hoặc đích danh người nhận) và người có trách nhiệm (hoặc người được ủy quyền), phải làm các khâu quản lý văn bản từ đóng dấu, vào sổ, lưu . Thông thường mỗi cơ quan phải có các sổ đăng ký văn bản đến như sau: + Sổ công văn thường. + Sổ công văn mật. + Sổ đăng ký các đơn từ, khiếu tố. - Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản. Người lãnh đạo, người quản lý phải đọc kỹ các loại văn bản, có ý kiến giải quyết kịp thời hoặc giao cho bộ phận hoặc cá nhân phụ trách từng công việc giải quyết nhưng Thủ tướng vẫn là người chịu trách nhiệm chính. Văn bản 'đến' có yêu cầu theo dõi việc giải quyết, phải ghi rõ ở cột ghi chú. Người lãnh đạo, quản lý phải thường xuyên theo dõi, đôn đốc, kiểm tra cán bộ dưới quyền thực hiện công việc sao cho nhanh chóng, kịp thời, đúng yêu cầu. Giúp Thủ tướng có Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính hoặc văn thư trong việc đôn đốc, nhắc nhở việc giải quyết các văn bản. Khi công việc xong, văn bản phải trả về cho văn thư, nếu có yêu cầu trả lời bằng văn bản, người thừa hành phải viết báo cáo tóm tắt gửi về văn thư kèm với văn bản. b.. Quản lý văn bản từ cơ quan gửi đi (công văn đi) Tất cả các văn bản, giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan để gửi ra ngoài nhất thiết phải qua văn thư (văn phòng hay phòng hành chính) để đóng dấu, đăng ký vào sổ và làm thủ tục gửi đi theo quy trình sau: - Kiểm tra việc in, thể thức. - Vào sổ (sổ, ký hiệu, trích yếu, ngày ban hành...). Tránh nhầm lẫn, trùng lặp, bỏ sót. - Ngoài bì cần ghi rõ tên cơ quan gửi, ký hiệu, địa chỉ nơi nhận (không viết tắt) - Kiểm tra lần cuối trước khi dán bì. Văn bản gửi đi phải gửi trong ngày đăng ký phát hành. Có thể gửi qua bưu điện, đưa trực tiếp ... bằng cách nào cũng phải vào sổ, người nhận phải ký vào sổ chuyển giao văn bản. Mỗi văn bản gửi đi ít nhất phải lưu lại 1 - 2 bản (1 bản tại văn thư, 1 bản tại đơn vị lập văn bản). Những công văn quan trọng cần có biện pháp theo dõi đã đến nơi nhận chưa (điện hỏi, phiếu báo). Văn bản cần đóng dấu mức độ nhanh do người đăng ký quyết định. Văn bản cần đóng dấu mức độ mật, người ký hoặc người được ủy quyền trực tiếp làm các thủ tục gửi đi, vào sổ, lưu trữ bảo quản (có thể làm thêm phong bì ngoài không đóng dấu mật và chuyển cho văn thư làm thủ tục gửi đi. c. Quản lý văn bản nội bộ Các văn bản giấy tờ sổ sách trong nội bộ cơ quan bao gồm các quyết định nhân sự, các thông báo, giấy đi đường, giấy nghỉ phép v.v... đều phải được thủ trưởng hoặc ...