Công tác văn thư

câu 1: công tác văn th có ý nghĩa nh th nào ư ư ế trong hoạtđộng quản lý nhà nước? nội dung công tác văn thư gồmnhững hoạt động gì?công văn của cục lưu trữ nhà nước số 55/cv/tccb ngày01/03/1991 về hướng dẫn thực hiện quyết định số 24-ctcủa chủ tịch hội đồng bộ trưởng đã đưa ra quan điểm vềcông tác văn thư như sau: "công tác văn thư là toàn bộ quátrình xây dựng và ban hành văn bản, quá trình quản lý vănbản phục vụ cho yêu cầu quản lý của cơ quan. mục đíchchính của...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Công tác văn thưcông tác văn thưcâu 1: công tác văn thư có ý nghĩa như thế nào trong hoạtđộng quản lý nhà nước? nội dung công tác văn thư gồmnhững hoạt động gì?công văn của cục lưu trữ nhà nước số 55/cv/tccb ngày01/03/1991 về hướng dẫn thực hiện quyết định số 24-ctcủa chủ tịch hội đồng bộ trưởng đã đưa ra quan điểm vềcông tác văn thư như sau: công tác văn thư là toàn bộ quátrình xây dựng và ban hành văn bản, quá trình quản lý vănbản phục vụ cho yêu cầu quản lý của cơ quan. mục đíchchính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quảnlý. những tài liệu, văn kiện được soạn thảo quản lý và sửdụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phươngtiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan cóhiệu quả.đối với mọi cơ quan, tổ chức, công tác văn thư là hoạtđộng không thể thiếu được. làm tốt công tác văn thư sẽbảo đảm cho hoạt động này có những ý nghĩa sau đây.-công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quảnlý của cơ quan giúp cho việc giải quyết mọi công việccủa cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suấtchất lượng đúng đường lối chính sách, đúng nguyên tắcchế độ.-công tác văn thư tốt sẽ bảo đảm giữ gìn bí mật của đảngvà nhà nước, ngăn chặn việc sử dụng công văn, giấy tờcon dấu của cơ quan để làm những việc phi pháp.-công tác văn thư có nề nếp sẽ góp phần giảm bớt nhữngcông văn, giấy tờ không cần thiết, tiết kiệm được côngsức và tiền của.ngoài ra, công tác văn thư giúp cho việc giữ gìn đầy đủhồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ tra cứu giảiquyết công việc trước mắt và nộp lưu trữ để nghiên cứuvà sử dụng lâu dài.nội dung của công tác văn thư bao gồm 3 nhóm côngviệc:1-xây dựng và ban hành các văn bản:-soạn thảo văn bản-duyệt văn bản-đánh máy, nhân bản-ký, ban hành văn bản2-tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt độngcủa cơ quan:-tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến-tổ chức chuyển giao văn bản đi-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật.-tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ.3-tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:-đóng dấu văn bản.-quản lý và bảo quản con dấu.câu 2: trình bày nội dung các khâu nghiệp vụ chủ yếu củacông tác văn thư. trình bày thực tế thực hiện các khâu nàyở cơ anh (chị) công tác (hoặc thực tế nói chung). để đổimới công tác văn thư phải làm gì?.công tác văn thư bao gồm các khâu nghiệp vụ chủ yếusau đây:-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi.-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ.-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật.-tổ chức quản lý sử dụng con dấu.-công tác lặp hồ sơ.-ứng dụng công nghệ tin học trong công tác văn thưcác nghiệp vụ chủ yếu trên nhìn trung có nội dung quytrình thực hiện phức tạp. chính vì vậy trong khuôn khổmột bài viết nhỏ chỉ có thể trình bày những nét khái quátchung nhất của mỗi nghiệp vụ.1. tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.nghiệp vụ này được thực hiện dựa trên một số nguyêntắc: nguyên tắc mọi văn bản đến đều phải qua văn thưcơ quan; nguyên tắc chuyển văn bản đến cho thủ trưởngcơ quan chánh văn phòng trước khi phân phối cho các cánhân đơn vị giải quyết; nguyên tắc giao nhận và nguyêntắc giải quyết văn bản đến; nhanh chóng, chính xác, bảođảm bí mật.quy trình giải quyết và quản lý văn bản đến gồm 8 bước.+nhận văn bản đến: kiểm tra địa chỉ gửi, bì văn bản .+sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: văn bản được chiathành hai loại.-loại không phải bóc bì: thường báo tin, sách báo, thưđích danh, văn bản của đảng, đoàn thể, văn bản mật.-loại phải bóc bì. các văn bản còn lại.+bóc bì văn bản: bảo đảm nguyên tắc ưu tiên.-bóc đúng các bước bảo đảm sự nguyên vẹn của văn bản.-có sự đối chiếu kiểm tra văn bản thực tế với thông tintrên bì và phiếu gửi.+đóng dấu đến, số đến ngày đến: dấu đến được đóngdưới số ký hiệu hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêuđề.+vào sôe đăng ký:-ghi lại những điểm cốt yếu của văn bản.-có ba hình thức đăng ký, đăng ký bằng sổ, đăng ký bằngkẻ và đăng ký bằng máy vi tính.+trình văn bản:-tuỳ thuộc vào chế độ văn thư ở mỗi cơ quan.+chuyển giao văn bản:-bảo đảm đúng đối tượng, kịp thời, thích ứng.+theo dõi việc giải quyết văn bản đến:2.tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi:mọi văn bản đi của cơ quan đều phải vào qua văn thư đểđăng ký vào sổ và làm thủ tục phát hành thủ tục, pháthành chỉ được thực hiện đối với các văn bản đạt yêu cầunội dung và hình thức.quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản:1-soát lại văn bản:-kiểm tra tính toán hoàn thiện của văn bản.2-vào sổ đăng ký văn bản đi.-ghi số của văn bản: số văn bản được ghi liên tục từ 01bắt đầu từ ngày 01 tháng 01đến hết ngày 31 tháng 12 mỗinăm; có thể đánh số chung hoặc cho từng loại.-ghi ngày, tháng của văn bản: nguyên tắc chung văn bảngửi đi ngày nào gửi đi ngày ấy. văn bản quy phạm phápluật và văn bản áp dụng pháp luật đề ngày, tháng là thờiđiểm ký ban hành.-đóng dấu: bảo đảm các nguyên tắc đóng dấu.-vào s ...