Công tác văn thư và Công tác lưu trữ

Mời các bạn cùng tham khảo tài liệu "Công tác văn thư và Công tác lưu trữ" để hiểu rõ hơn về: Khái niệm; vị trí, tác dụng; nội dung công tác văn thư và công tác lưu trữ bao gồm các công việc gì? cũng như tính chất và quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Công tác văn thư và Công tác lưu trữBài 2 Công tác văn thư - Công tác lưu trữ I. Công tác văn thư 1. Khái niệm Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văngiấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với công văn đi) hoặc từ khi tiếpnhận (đối với công văn đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơvà nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 2. Vị trí, tác dụng a. Vị trí Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu đượctrong hoạt động của tất cả các cơ quan. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoànthể dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cầnphải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách,phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lạinhững sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan có thể ví như một sợidây chuyền trong một nhà máy tự động, sợi dây chuyền đó liên hệ tất cả cácbộ phận trong cơ quan với lãnh đạo, liên hệ các bộ phận với nhau, liên hệcơ quan đó với các cơ quan cấp trên và cấp dưới. Nếu sợi dây chuyền đóngừng hoạt động hoặc hoạt động không đều sẽ ảnh hưởng đến toàn bộhoạt động của nhà máy. b. Tác dụng Công tác văn thư có tác dụng rất lớn trong hoạt động của các cơ quanĐảng, Nhà nước, đoàn thể. - Làm tốt công tác văn thư góp phần đẩy mạnh mọi hoạt động của cáccơ quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ Công văn giấy tờ là phương tiện quản lý. Làm tốt công tác văn thư sẽgiúp cho lãnh đạo cơ quan qua công văn giấy tờ chỉ đạo được chính xác, hiệuquả, không sót việc, chậm việc. Ngược lại công tác văn thư làm không tốtsẽ dẫn đến tình trạng cán bộ lãnh đạo cũng như cán bộ thừa hành hoạt độngkém hiệu quả. Mặt khác, công tác văn thư bao gồm nhiều việc, nhiều khâu,liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận, công tác văn thư tốt hay xấukhông chỉ ảnh hưởng đến bản thân cơ quan mà có những việc ảnh hưởngchung đến toàn ngành, toàn quốc, nhất là những cơ quan mà hoạt động củanó ảnh hưởng trong phạm vi cả nước. Công tác văn thư không tốt dẫn đến quan liêu giấy tờ. Trong hoạtđộng hàng ngày của cơ quan, những việc quan trọng cần thiết phải tài liệuhoá đầy đủ, còn những việc không cần thiết thì không nên ban hành văn bản. Việc ban hành quá nhiều văn bản không cần thiết, gửi tràn lan, chấtlượng văn bản không cao gây lãng phí giấy tờ, lãng phí nhân lực, tiền củacủa Nhà nước. 1 - Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật của Đảng và Nhànước Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả những chủtrương tuyệt mật đều được phản ánh qua công văn giấy tờ. Việc giữ gìnbí mật các chủ trương, đường lối là điều cực kỳ quan trọng; tổ chức tốt côngtác văn thư: quản lý chặt chẽ, gửi đúng đối tượng, không để thất lạc, mấtmát công văn giấy tờ là nhằm tăng cường giữ gìn bí mật của Đảng và Nhànước. - Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưutrữ Tài liệu ở văn thư là nguồn bổ sung thường xuyên và chủ yếu cho lưutrữ. Nếu công tác văn thư làm tốt, mọi công việc của cơ quan đều được tàiliệu hoá, bảo đảm đầy đủ thể thức, giải quyết xong công việc, tài liệuđược lập hồ sơ đầy đủ, nộp vào lưu trữ đúng qui định thì lưu trữ sẽ có đủtài liệu, có điều kiện để tiến hành các khâu nghiệp vụ, sắp xếp tài liệu khoahọc, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu hàng ngày cũng như lâu dài về sau. 3. Nội dung công tác văn thư bao gồm các công việc Nội dung công việc Người thực hiện- Thảo văn bản, ghi biên bản các cuộc họp, chuyên viên, cán bộhội nghị- Sửa và duyệt bản thảo chuyên viên, thủ trưởng- Đánh máy, in nhân viên đánh máy- Trình ký văn thư- Ký thủ trưởng- Đóng dấu, quản lý con dấu chặt chẽ, sử văn thưdụng con dấu đúng quy định- Vào sổ và làm thủ tục gửi đi văn thư- Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu văn thư- Nhận, vào sổ công văn đến văn thư- Phân phối công văn đến thủ trưởng- Chuyển giao công văn đến văn thư- Theo dõi giải quyết công văn đến + Theo dõi giải quyết về nội dung thủ trưởng + Theo dõi thời gian giải quyết văn thư- Lập hồ sơ tất cả những người liên quan đến công văn giấy tờ- Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tất cả những người có hồ sơ Nội dung công tác văn thư gồm nhiều khâu nghiệp vụ liên quan mậtthiết với nhau; nếu một khâu làm không tốt, sẽ ảnh hưởng đến các khâu ...