Công trình xây dựng và các tài liệu lưu trữ: Phần 2

Cuốn sách là tài liệu tham khảo có giá trị đối với đông đảo bạn đọc, ngoài ra còn có nội dung hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ tài liệu xây dựng cho những viên chức làm công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức liên quan. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung phần 2 dưới đây!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Công trình xây dựng và các tài liệu lưu trữ: Phần 2 CHL/ONG VI CHÎNH LŸ TÀI LIEU CÔNG TRÎNH XÂY Dl/NG I- KHÄI NIÊM, Ÿ NGHÏA VÀ TÂC DUNG CÙA VIÊC CHÎNH LŸ TÀI LIÊU CÔNG TRINH XÂY D Ü N G 1. Khâi niêm Hiên nay, câc lüu trü cd quan, lüu trü lich sü dêu tien hành hoat dông chînh lÿ tài liêu quân lÿ hành chinh và tài liêu công trinh xây düng. Hoat dông chînh lÿ tài lieu chiëm nhiêu thdi gian, công sûc và kinh phi. Lÿ do vi sao phâi chînh lÿ tài liêu? TrUôc hêt ho sd, tài liêu câc công trinh xây düng sân sinh d câc ddn vi, câ nhân trong cO quan düdc quân lÿ trong pham vi tùng don vi, pham vi hep, it tài liêu; so sâch quân lÿ tài liêu câc công trinh xây düng cüa câc ddn vi ddn giân, chî sû dung tim kiem tài liêu trong pham vi tùng don vi. Tài liêu cûa câc don vi, câ nhân düçlc nôp lüu vào lüu trü cd quan ngàv càng nhiêu, so lüdng tài liêu cüa nhiêu công trinh. Lüu trü cd quan không thé sû dung so sâch thông kê, quân lÿ tài liêu cüa câc ddn vi. Bdi vi, tài liêu công trinh xây düng cüa môi don vi düçJc 197 phän loai, thöng ke, säp xep, dänh so' ho sö theo he thöng khäc nhau. Nhiem vu quan trong cüa lüu trü cö quan, lüu trü lieh sü lä phäi quan ly chat che täi lieu nhieu cöng trinh cüa nhieu dön vi, cä nhän nop lüu väo kho. De thüc hien düöc nhiem vu näy, cö quan lüu trü phäi to chüc khoa hoc täi lieu trong kho. Cö nghia lä, täi lieu cäc cöng trinh xäy düng cüa cäc dön vi, cä nhän thu ve kho cän phäi phän loai, he thöng höa, xäc dinh giä tri, thong ke, dänh so lüu trü hö sö, xäy düng cöng cu tra tim theo nhüng quy chuän nghiep vu thöng nhät de phuc vu tra tim, sü dung hieu quä täi lieu cüa nhieu cöng trinh xäy düng. Thü hai, hö sö cüa cäc cöng trinh xäy düng düöc cäc dön vi, cä nhän nöp lüu tuy dä läp hö sö nhüng chüa hoän chinh, cön nhüng han ehe, cän chinh süa. Cäc täi lieu trong hö sö säp xep Ion xon, khöng phän änh moi quan he noi dung cäc täi lieu vöi nhau, gäy kho khän cho ngüöi nghien cüu; nhieu hö sö khöng cö muc lue täi lieu, gäy khö khän cho viec tra tim, quan ly täi lieu trong hö sö; viec he thöng höa hö sö chüa chinh xäc, cäc hö sö chüa cö sö lüu trü, gäy khö khän cho tim kiem hö sö khi cän thiet. Neu nhüng dön vi näo täi lieu cöng trinh xäy düng chüa düöc läp hö sö thi viec quän ly, tra tim täi lieu ö lüu trü cö quan rä t khö khän. Vi the, lüu trü cö quan cän phäi süa chüa, hoän thien lai hö sö. Tü thüc te neu tren döi höi cäc lüu trü cö quan, lüu trü lieh sü phäi thüc hien cöng viec chinh ly täi lieu cöng trinh xäy düng. 198 Chinh ly tai lieu cong trinh xay dilng la to chitc lai cac bo tai lieu cong trinh xay dilng, phan loai, xac dinh gia tri tai lieu, he thong hoa, chinh sUa ho sd, lam cong cu thong ke va tra tim tai lieu de phuc vu quan 1 svt 'f, dung hieu qua. Nhtf vay, chinh ly tai lieu cong trinh xay dtfng la to chitc khoa hoc tai lieu trong kho lUu triit, thuc hien nhieu nghiep vu luu trit ket hop vdi nhau theo mot quy trinh, quy chuEin thich hop. San pham chinh ly tai lieu cong trinh xay dilng gom co: - Cac ho so co gia tri can lUu trut cua cong trinh (cac ho sd nay dUOc he thong hoa, dang ky vao so tho'ng ke bo tai lieu va ho sd cong trinh xay dung, dUa vao hop bao quan, sap xep len gia); - So thong ke bo tai lieu va ho sd cong trinh xay dung; - Cac tai lieu het gia tri (tai lieu nay dUOc sap xep thi( tu, dang ky vao muc luc tai lieu het gia tri); - Muc luc tai lieu het gia tri; - Cac phieu tin cua ho sd cong trinh xay dung. Viec chinh ly tai lieu cong trinh xay dung dtfdc thuc hien theo tiing bo tai lieu cong trinh xay dilng da thu thap tron bo vao lUu trijt va cung thuc hien cho nhiing bo tai lieu thu thap rai rac tai lieu mot so ddt vao lUu trut. Cong chitc, vien chCic luu trot cua cO quan thuc hien chinh ly cac bo tai lieu cong trinh xay dung do cO quan quan ly. TrUOng hop do so' lUdng tai lieu nhieu; so' liidng cong chtic, vien chitc luu trii cua cO quan it, ban nhieu cong viec khong the thuc hien chinh ly tai lieu thi cO quan co the ky ket hdp 199 iông chïnh lÿ tài liêu công trinh xây düng vói mot tô’ chûc hoat dông dich vu lüu trü cô dû dieu kiên hdp phâp. 2. Ÿ nghïa và tac dung cùa viêc chinh lÿ tài liçu công trinh xây dyng - Chînh lÿ tài liêu câc công trinh xây düng giüp tra tim tài liêu nhanh chông, chinh xâc. Mot yêu càu dàt ra dei vói câc co quan lüu trü là phâi to chûc khoa hoc tài lieu câc công trinh xây düng de có thé tra tim nhanh chóng, chinh xâc, dâp ûng yêu càu cüa dôc già. Chînh lÿ tài liêu là thüc hiên mot sô' bien phâp nghiêp vu cd ban dé to chûc khoa hoc tài liêu. Thông qua chînh lÿ tài liêu, lüu tri cd quan tra tim tài liêu nhanh chông dâp ûng nhu càu eva dôc già, giüp dôc già rüt ngàn thdi gian nghiên cûu, hcàn thành công viêc, tàng nàng suât lao dông. Ket quâ niy không chï tao ra nàng suât lao dông xà hôi mà con tao mil quan hê chàt chë giüa dôc già vói lüu trü cd quan. - Chïnh lÿ tài liêu công trinh xây düng giüp loai ra nlüng tài liêu hët già tri: Tài liêu câc công trinh xây ding nôp lüu vào lüu trü cd quan bao gôm da phàn là tà liêu có già tri, nhüng cüng cô mot sô tài liêu hët giâ tr nhü tài liêu tham khâo, trùng thùa, câc bân thâo, tài liai hët giâ tri càn loai ra tiêu hüy. Nhd thüc hiên câc nfhiêp vu chînh lÿ tài liêu câc công trinh xây düng nhü plân loai, hê thô'ng hôa tài liêu mà phât hiên düdc nlüng tài liêu hët giâ tri cüa câc bô tài liêu công trinh xiy düng, tù dô, loai ra de làm thû tue tiêu hüy tài liêu. Niü vây, viêc chînh lÿ tài liêu dà giüp lüu trü cd quan 20 giai phong dUdc gia, tu, kho tang vi khong phai bao quan tai lieu het gia tri, do do, tiet kiem kinh phi rrnua sam trang thiet bi, tiet kiem dien nang bao quan tai lieu, tiet kiem cong stfc lao dong. - Chinh ly tai lieu cong trinh ...