Đề tài: Hệ thống quản trị thông tin hiệu quả

Đề tài: Hệ thống quản trị thông tin hiệu quả trình bày các nội dung: khái niệm quản trị thông tin, phân loại thông tin, vai trò của hệ thống quản trị thông tin, các nhân tố chính để một hệ thống quản trị thông tin thành công, các quy tắc quản trị thông tin, kết quả từ quản trị thông tin có hiệu quả.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Đề tài: Hệ thống quản trị thông tin hiệu quả ĐỀ TÀI : MỘT HỆ THỐNG QUẢN TRỊ THÔNG TIN HIỆU QUẢ LÀ NHƯ THẾ NÀO? LIÊN HỆ THỰC TẾ ĐẾN CÁC MÔ HÌNH QUẢN TRỊ THÔNG TIN HIỆU QUẢ I. Lý do chọn đề tài Thông tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Đối với các tổ chức hoạt động trong tất cả các lĩnh vực, phần lớn ngân sách hoạt động được dùng vào việc xử lý thông tin vì thế trong các lĩnh vực kinh doanh thì thông tin cực kì quan trọng và 1 hệ thống quản trị thông tin có hiệu quả sẽ giúp ích rất nhiều trong việc phát triển của doanh nghiệp Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu và thảo luận về tầm quan trọng của hệ thống quản trị thông tin II. Một số khái niệm 1) Quản trị thông tin là gì? Quản trị thông tin là việc một tổ chức sử dụng các phương thức để lập k ế ho ạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin của tổ chức đó. Các thông tin này bao gồm cả các bản ghi đã được c ấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc. Thông qua quản tr ị thông tin, tổ ch ức có th ể đ ảm bảo r ằng giá trị của các thông tin đó được xác lập và sử dụng t ối đa đ ể h ỗ tr ợ cho các ho ạt đ ộng trong nội bộ tổ chức cũng như góp phần nâng cao hiệu qu ả c ủa b ộ phận cung c ấp thông tin Mô hình của Michel de Coster về việc truyền đạt thông tin Nguồn thông tin Phản hồi Nguồn thông tin Giải thích thông điệp Phát thảo thông điệp Bộ lọc Bộ lọc Giải mã Mã hóa thông tin Kênh truyền tin Bộ lọc Thu nhận 2) Phân loại thông tin Gồm 4 loại: + Dữ liệu đã được cấu trúc + Dữ liệu chưa được cấu trúc + Thông tin tham khảo và thư viện + Thông tin trong quản trị kinh doanh 3) Vai trò của hệ thống quản trị thông tin :  Đưa ra thông tin cho các nhà quản trị phân tích và ra quyết định trước cơ hội và rũi ro của dự án được đề xuất  Thực hiện được các chức năng của quản trị như hoạch định, tổ ch ức, lãnh đ ạo, kiểm tra  Đóng vai trò liên lạc và cung cấp thông tin giữa các bộ phận với nhau III. Hệ thống quản trị thông tin hiệu quả là như thế nào 1. Các nhân tố chính để một hệ thống quản trị thông tin thành công • Tất cả các nhân viên sẵn sàng truy cập các thông tin họ cần để thực hiện công việc tại tất cả các cấp độ trong tổ chức. • Tài sản thông tin được khai thác tối đa thông qua quá trình chia sẻ thông tin trong nội bộ tổ chức và với các cơ quan hoạt động trong lĩnh vực công cộng khác • Chất lượng thông tin của tổ chức phải được duy trì và các thông tin sử dụng trong kinh doanh phải chính xác, đáng tin cậy, luôn được cập nhật, toàn diện , nhất quán và đảm bảo tính thời sự • Các yêu cầu về mặt luật pháp cũng như các yêu cầu khác như vấn đề bảo mật tính riêng tư, bí mật, tính xác thực và toàn vẹn của thông tin phải được thực hiện tốt • Thông tin cần phải được đưa tới công chúng một cách thuận tiện, dễ hiểu thông qua nhiều kênh khác nhau. • Các bản ghi và các phần thông tin cần thiết phải được lưu trữ tốt. • Tổ chức đạt được mức độ cao về tính hiệu quả trong các hoạt động xử lý thông tin 2. Các quy tắc quản trị thông tin • Tính chính xác - Đảm bảo tính chính xác của thông tin cho đến người nh ận là y ếu t ố quan tr ọng nhất của thông tin. - Thông tin trải qua nhiều cấp bậc khác nhau trước khi đ ến đ ược người s ử d ụng cuối cùng, do vậy đảm tính chính xác, trung thực của thông tin là y ếu t ố r ất quan trọng. - Để đảm bảo tính chính xác cần phải tạo ra những thông tin bằng văn b ản, hạn chế các thông tin “phi chính thức”. Những yếu tố hạn chế tính chính xác: - Các mệnh lệnh yêu cầu phi văn bản. Ví dụ, Giám đốc yêu c ầu trưởng phòng nhắc nhân viên đảm bảo đúng định mức tồn, nhưng tr ưởng phòng quên không triển khai. - Các thông tin bằng văn bản không rõ nghĩa hoặc thi ếu thông tin làm ng ười s ử dụng thông tin hành động sai hoặc chưa đúng theo yêu cầu. • Sự phản hồi Có thể nói phản hồi là yếu tố quan trọng thứ hai trong quản tr ị thông tin. Nguyên t ắc phản hồi thể hiện qua các yếu tố:  Phản hồi ngay ý kiến khi nhận được một thông tin.  Phản hồi về kết quả từng phần.  Phản hồi ngay khi làm không đúng hạn. • Bằng chứng chuyển giao Việc chuyển giao thông tin có thể bằng văn bản hoặc lời nói. Trong vi ệc chuy ển giao, thì bằng chứng của quá trình chuyển giao thông tin là r ất quan tr ọng. Do v ậy, trong hoạt động kinh doanh, việc chuyển giao phải có bằng chứng để chứng minh. Tại sao phải có bằng chứng ? Vì: - Khách hàng khiếu nại là họ chưa nhận được thông tin. - Bằng chứng về kết quả thực hiện công việc của chúng ta khi chúng ta bị khiếu nại. - Truy tìm nguồn gốc khi cần tìm lại thông tin. 3. Kết quả từ quản trị thông tin có hiệu quả Thông tin là một nguồn lực then chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhân lực, tài chính và các nguồn lực hữu hình khác. Thông tin cũng là một vấn đề kinh doanh. Thông qua quản trị có hiệu quả nguồn thông tin và hệ thống thông tin của một tổ chức, các nhà quản lý trong tổ chức có thể: • Tăng thêm giá trị cho các dịch vụ cung cấp tới khách hàng • Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động • Giảm chi phí trong quá trình hoạt động và cung cấp dịch vụ • Khuyến khích đổi mới quá trình hoạt động trong nội bộ và cung cấp dịch vụ cho bên ngoài IV. Liên hệ thực tế Hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp PERP Gồm nhiều ứng dụng riêng biệt được tích hợp tự động trong quá trình xử ...