Để thông điệp đến được đích

Những nhà lãnh đạo của thế kỷ trước, diễn thuyết, sau đó yêu cầu trợ lý của mình gửi những lá thư tay có kèm nội dung, và có thể kèm theo đó là một cuộc gọi để chắc chắn rằng lá thư đã đến nơi. Những nhà lãnh đạo của của thế kỷ 21 gửi một lá thư điện tử và nghĩ rằng họ đã quan tâm đến mọi việc. Thông điệp đã được nhận. Công việc đang được thực hiện.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Để thông điệp đến được đích Để thông điệp đến được đíchNhững nhà lãnh đạo của thế kỷ trước, diễn thuyết, sau đó yêu cầu trợ lý của mìnhgửi những lá thư tay có kèm nội dung, và có thể kèm theo đó là một cuộc gọi để chắcchắn rằng lá thư đã đến nơi.Những nhà lãnh đạo của của thế kỷ 21 gửi một lá thư điện tử và nghĩ rằng họ đãquan tâm đến mọi việc. Thông điệp đã được nhận. Công việc đang được thựchiện. Thỏa thuận đã được giao kèo.Không hề. Nếu thông điệp là vô cùng quan trọng, hãy gửi nó qua nhiều kênh thông tin khác nhau, dưới nhiều hình thức khác nhau, và làm điều đó một vài lần. Ảnh: CorbisTheo kinh nghiệm của tôi, người ta không “nắm được” những thông điệp quantrọng nhất mà các lãnh đạo cố gắng gửi gắm ngay từ lần đầu tiên. Điều nàykhông phải do cố tình, nhưng có quá nhiều tiếng ồn và có quá nhiều sự phântán. Và những lãnh đạo với rất nhiều ý tưởng nhận thấy rằng mọi người chờ đợiđể xem đâu là vấn đề được ưu tiên, đâu là công việc cần phải thực hiện, và đâulà những vấn đề mà người lãnh đạo thực sự quan tâm.Tôi cũng nhận ra rằng người ta không tự động đọc tất cả những thư điện tử haynhững tài liệu đính kèm. Họ chỉ đọc những dòng tiêu đề thư để xem liệu họ cónên đọc nội dung bên trong không. Nếu dòng tiêu đề để trống, sẽ có nguy cơthông điệp bị bỏ lỡ. (Hiện tôi cũng đang cố đưa những nội dung chính nhất củathông điệp vào dòng tiêu đề).Hơn nữa, ngay cả khi người ta nghe thấy điều gì đó một lần, họ cũng không nhấtthiết phải nhớ là họ đã nghe điều đó. Những người bận rộn với rất nhiều các dựán khác nhau có thể quên rằng có một vấn đề gì đó đã được thảo luận và họ lạiđưa ra vấn đề đó một lần nữa trong cuộc họp. Những nhà lãnh đạo đừng chorằng chỉ bởi vì một điều gì đó đã được nói đến có nghĩa là nó đã được lắngnghe.Vì vậy hãy sử dụng nguyên tắc của sự dư thừa. Nếu thông điệp là vô cùng quantrọng, hãy gửi nó qua nhiều kênh thông tin khác nhau, dưới nhiều hình thức khácnhau, và làm điều đó một vài lần. Điều này có vẻ hơi phiền hà, tôi biết, nhưngphím “xóa” (delete) quá dễ để sửa dụng. Tôi chưa bao giờ thấy phiền một thưnhắc nhở lịch sự (sau khi một khoảng thời gian đã trôi qua), đặc biệt là nếu nódễ trả lời.Đối với những bài diễn thuyết, hãy làm cho những dòng tiêu đề thật gây ấntượng, nhắc lại chúng một vài lần, và nói về chủ đề đó trong một vài bài diễn văntiếp theo.Tôi không nghĩ sự dư thừa này là lãng phí; tôi nghĩ nó đem lại sự tập trung. Nếubạn muốn tất cả mọi người cùng tập trung vào một trang, hãy để họ nhìn thấy nómột cách thuận lợi và thường xuyên.- Bài viết của Rosabeth Moss Kanter trên Harvard Business Publishing - • Minh Phương dịch