Đề xuất nhiều phương án khác nhau

Để đưa ra được một quyết định đúng đắn nhất, bạn cần phải có nhiều phương án chọn lựa khác nhau. Sau khi cân nhắc các ưu khuyết điểm của từng giải pháp, bạn sẽ có lợi thế hơn để đưa ra quyết định tốt nhất đối với tình huống đã cho. Nếu bạn chỉ có một phương án, mọi người sẽ chỉ có một lựa chọn: hoặc "có", hoặc "không", bởi vì bạn chỉ có duy nhất một câu hỏi: "Chúng ta nên làm điều này không?"....
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Đề xuất nhiều phương án khác nhau Đề xuất nhiều phương ánkhác nhauĐể đưa ra được một quyết định đúng đắn nhất, bạn cần phảicó nhiều phương án chọn lựa khác nhau. Sau khi cân nhắccác ưu khuyết điểm của từng giải pháp, bạn sẽ có lợi thếhơn để đưa ra quyết định tốt nhất đối với tình huống đã cho.Nếu bạn chỉ có một phương án, mọi người sẽ chỉ có một lựachọn: hoặc có, hoặc không, bởi vì bạn chỉ có duy nhất một câuhỏi: Chúng ta nên làm điều này không?. Tuy nhiên, điều nàyhiếm khi dẫn đến một quyết định hiệu quả. Các chuyên gia vềviệc ra quyết định David Matheson và Jim Matheson nói rằng:Các phương án sáng tạo và khả thi là điều kiện tiên quyết chobất kỳ quyết định nào. Nếu không có các phương án thay thế, sẽkhông có quyết định.Bạn cần có các phương án khác nhau đại diện cho nhiều khảnăng khác nhau, dù nhóm ra quyết định phải chủ động tạo rachúng. Nhưng làm cách nào để tạo ra các phương án đó? Chúngta hãy quay lại ví dụ ở đầu chương. George và nhóm của anhđang bàn bạc về cách tăng doanh thu cho sản phẩm bột giặt ởkhu vực Mỹ La-tinh. Cuộc họp này xem ra có vẻ suôn sẻ và mọingười tỏ ra nhất trí với quyết định. Vậy thì có điều gì sai ở đây?Trong tình huống này, vị trưởng phòng đã không thể lôi kéo nhómcủa mình vào việc tìm kiếm các phương án thay thế khác nhau.Anh đã không khích lệ tranh cãi lành mạnh và những chất vấn cótính xây dựng. Thay vào đó, sự hòa hợp thái quá của nhóm đãdẫn đến tình trạng mọi người đồng lòng hưởng ứng ý kiến đầutiên được nêu ra là phân tích phương án đóng gói, mà không hềcó sự sáng tạo hay một lối tư duy nào khác. Kết quả là không cóý tưởng mới nào được đề xuất và cả nhóm triển khai giải phápban đầu vốn chỉ là sự gợi ý của vị trưởng phòng.Với tư cách là người ra quyết định, mục tiêu của bạn trong giaiđoạn này là cần xác định thật nhiều phương án thay thế. Huyđộng trí tuệ tập thể là một phương pháp hiệu quả để tìm kiếmnhững ý tưởng và phương hướng hành động khác nhau.Đây là một cách thức nhằm tạo ra các phương án thay thế vàgiải pháp cho vấn đề. Hoạt động này nên thực hiện theonhóm, vì kiến thức và kinh nghiệm của nhiều người khi đượckết hợp sẽ tạo ra nhiều ý tưởng hơn là chỉ dựa vào sự độngnão của một người, bất luận người đó có thông minh đếnmức độ nào.Để có được các phương án thay thế, bạn hãy chuẩn bị những tậpgiấy trắng hoặc một tấm bảng. Hãy yêu cầu mọi người viết ragiấy bất kỳ bất kỳ ý tưởng nào nảy sinh trong tâm trí hoặc phátbiểu thành lời để bạn tập hợp chúng trên bảng cho tất cả mọithành viên trong nhóm cùng tham khảo. Dù thực hiện bằng cáchnào thì bạn cũng chỉ nên ghi nhận toàn bộ những đề xuất nàysong chớ vội khen ngợi hay chỉ trích vì đây chưa phải là thờiđiểm thích hợp.Nếu bạn chủ trì một cuộc họp, hãy thận trọng để luôn giữ thái độtrung lập khi thu nhận các ý kiến đóng góp. Đừng làm bất cứ điềugì thể hiện rằng bạn thích hoặc không thích một phương án nàođó vừa được trình bày. Ví dụ, hãy tránh nói những câu đại loạinhư: Cảm ơn Jean, đó là ý kiến hay nhất mà chúng ta từng ngheđược!, hoặc Cảm ơn Herb. Tôi nghi ngờ tính hiệu quả của giảipháp này, nhưng tôi vẫn đưa nó vào danh sách. Những câu bìnhphẩm tương tự có thể vô tình tạo ra định kiến ủng hộ hoặc phảnbác đối với ý tưởng trước khi thảo luận về tính khả thi của chúng.Thái độ trung lập của người chủ trì cuộc họp luôn có ảnh hưởngđáng kể đối với nhóm.Việc huy động trí tuệ tập thể có hiệu quả nhất khi mọi người cóthể thoải mái phát biểu những gì họ nghĩ, đặc biệt là khi ý tưởngcủa họ mâu thuẫn với ý tưởng của các đồng nghiệp hay cấp trên.Ngoài ra, bầu không khí này sẽ khích lệ những người rụt rè thamgia phát biểu ý kiến. Trên thực tế, chúng ta vẫn thường thấy mộtsố người rất hăng hái và tự nhiên phát biểu trong các cuộc họp.Họ tỏ ra là người thoải mái, quyết đoán và có khả năng chi phốicuộc thảo luận một cách dễ dàng. Tuy nhiên, những đặc điểm đókhông phải lúc nào cũng thể hiện rằng họ là người có những ýtưởng độc đáo. Trong khi đó, người ngồi lặng lẽ cuối bàn lại cóthể là người đề xuất ý tưởng khả thi nhất cho nhóm. Trong vai tròngười chủ trì cuộc họp, bạn cần tìm cách khơi gợi ý kiến củangười đó.Đây là một trong những tình huống đặc trưng để người chủ trìcuộc họp yêu cầu mọi người viết ra các ý kiến của họ. Một ngườibiết cách giải quyết vấn đề một cách sáng tạo, nhưng lại rụt rè khiphải phát biểu trong nhóm, có thể cảm thấy thoải mái khi diễn đạtý kiến của mình dưới hình thức viết.Hãy khuyến khích việc đối thoại cởi mở và trung thực bằng cáchnói rõ ngay từ ban đầu rằng kết quả cuối cùng không được địnhtrước và ý kiến của mọi người đều có giá trị như nhau. Bên cạnhđó, bạn hãy đề nghị mọi người thoát ra khỏi vai trò cá nhân hayphòng ban của họ để suy nghĩ. Tất cả mọi người trong nhóm raquyết định nên tập trung vào những gì có lợi nhất cho công tybằng cách vận dụng mọi thông tin mình có.Khi những người tham gia không đư ...