Định dạng các files của tài liệu điện tử

Tồn tại nhiều định dạng các files khác nhau. Chúng có thể được phân chia thành “đơn chương trình”, nghĩa là chúng được quản lý và bảo đảm bởi một nhân viên lập trình, và “đa chương trình” được bảo đảm bởi vài nhân viên lập trình và có thể được xử lý bằng nhiều chương trình (phần mềm) khác nhau. Chúng ta có thể liệt kê những định dạng cơ bản 1. Các định dạng văn bản 2. Các định dạng đồ họa 3. Các định dạng cơ sở dữ liệu 4. Các định dạng bảng điện tử 5. Các định dạng nghe-nhìn/video-audio 6....
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Định dạng các files của tài liệu điện tử Định dạng các files của tài liệu điện tử Tồn tại nhiều định dạng các files khác nhau. Chúng có thể được phân chia thành “đơn chương trình”, nghĩa là chúng được quản lý và bảo đảm bởi một nhân viên lập trình, và “đa chương trình” được bảo đảm bởi vài nhân viên lập trình và có thể được xử lý bằng nhiều chương trình phần mềm khác nhau. Chúng ta có thể liệt kê những định dạng cơ bản: 1. Các định dạng văn bản Chúng thường được xây dựng nhờ sự trợ giúp của các quá trình biên soạn. Những định dạng văn bản phổ biến nhất là: - các định dạng đơn phần mềm Microsoft Word và Word Perfect; - định dạng RTF (Rich Text Format) được bảo đảm bởi nhiều phụ lục phần mềm trong khi đó vẫn giữ định dạng văn bản đã đặt; - định dạng PDF (Portable Ducument Format) gồm có hình ảnh trang với cả văn bản và biểu đồ. Có thể đọc những file theo định dạng PDF bằng nhiều phần mềm để đọc files khác nhau, nhưng chúng được được xây dựng chỉ nhờ phần mềm Adobe Acrobat. 2. Các định dạng đồ họa Chúng lưu giữ hình ảnh (ví dụ, ảnh chụp, hình vẽ) và được chia ra thành hai kiểu chính: 2.1. Các định dạng vector - lưu giữ hình ảnh như là tập hợp các hình dạng hình học. Trong số chúng phổ biến hơn cả là định dạng DXF (Drawing Interchange Format) được sử dụng rộng rãi trong các chương trình thiết kế bằng máy tính cho các kỹ sư và kiến trúc sư; định dạng EPS (Encapsulated PortScript) được sử dụng rộng rãi trong các hệ thống biểu quyết/bầu cử tại bàn vàđịnh dạng CGM (Computer Graphics Metafile) được sử dụng rộng rãi trong nhiều phần mềm đồ họa (ví dụ trong phần mềm Photoshop). 2.2. Các định dạng mành, chúng lưu giữ hình ảnh như là tập hợp những điểm ảnh - pixels. Khi thay đổi kích cỡ ảnh, đồ họa mành bị biến dạng. Trong số các định dạng mành phổ biến hơn cả là định dạng BMP (Bitmap), một định dạng tương đối kém về chất lượng, thường dùng vào quá trình soạn thảo văn bản; định dạng TIFF (Tagget Image File Format) sử dụng rộng rãi trong các ứng dụng phần mềm và định dạng GIF (Graphics Interchange Format) sử dụng rộng rãi trong các phần mềm dành cho Internet. 3. Các định dạng cơ sở dữ liệu Các định dạng cơ sở dữ liệu được xây dựng nhờ những phần mềm chuyên dụng - các hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu. Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu cho phép xác định những mối quan hệ giữa các thành phần thông tin của cơ sở dữ liệu, thực hiện các tác động khác nhau tới thông tin của cơ sở dữ liệu (tìm kiếm, đánh dấu, thực hiện những phép toán khác nhau, lập các báo cáo và chỉ dẫn, v.v.). Những ví dụ về hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu là Microsoft SQL Sever, Oracle, MySQL, IBM DB2, Sybase và những phần mềm khác. Thí dụ, cơ sở dữ liệu về khách hàng gồm có trường thông tin với các tên người mua, địa chỉ và thông tin về hàng hóa. Những trường đó có thể 1 được tổ chức thành các bảng riêng biệt (thí dụ, một bảng cho tất cả các trường với những tên của khách hàng). Cơ sở dữ liệu có thể chuyển sang định dạng văn bản, nhưng khi đó bị mất đi mối liên hệ giữa các trường với các bảng (ví dụ, lúc đó có thể nhận được mười trang tên, mười trang địa chỉ và nghìn trang thông tin về hàng hóa, tức là thông tin không liên kết). 4. Các định dạng của bảng điện tử Những file trong định dạng bảng điện tử lưu giữ trong các ô những con số và các mối liên hệ giữa những con số đó. Ví dụ, một ô có thể chứa công thức thực hiện việc cộng các dữ liệu của hai ô khác. Giống như các file cơ sở dữ liệu, các file bảng điện tử thường có định dạng của chính phần mềm tạo ra nó. Một số chương trình có thể nhập khẩu và khai thác những dữ liệu của các nguồn khác kể cả của những chương trình dùng để trao đổi dữ liệu kiểu này (thí dụ, định dạng DIF (Data Interchange Format)). Các file của bảng điện tử có thể chuyển đổi thành file văn bản, nhưng những con số và mối liên hệ giữa các số sẽ không còn nữa. 5. Các định dạng nhìn- nghe /video-audio Những định dạng này chứa hình ảnh chuyển động (ví dụ video số, hoạt hình) và các dữ liệu âm thanh được xây dựng và có thể xem, nghe được nhờ chương trình tương thích và lưu giữ trong định dạng đơn chương trình. Những định dạng được sử dụng nhiều hơn cả là QuickTime và MPEG (Motion Picture Experts Group). 6. Đánh dấu ngôn ngữ (thường gọi là “duyệt web”) còn được gọi là các định dạng đánh dấu, gồm có hướng dẫn đính kèm để biểu diễn nội dung của file. Đó là: SGML (Standard Generalized Markup Language) được sử dụng trong các cơ quan nhà nước ở nhiều nước trên thế giới và là tiêu chuẩn quốc tế; HTML (Hypertext Markup Language) được sử dụng để biểu diễn hầu như toàn bộ thông tin của mạng World Wide Web; XML (Extensible Markup Language) - ngôn ngữ tương đối đơn giản dựa trên cơ sở SGML và được dùng phổ biến khi quản lý thông tin và trao đổi nó. Khi áp dụng vào việc bảo đảm tài liệu cho quản lý, từng định dạng file có điểm mạnh và điểm yếu riêng. Ví dụ, những định dạng văn bản (MicrosoftWord, WordPerfect, RTF v.v.) thuận tiện cho tìm kiếm ngữ cảnh theo các tài liệu trong cơ sở dữ liệu, còn các định dạng đồ hoạ (PDF, TIFF v.v.) giúp nhận được hình ảnh khi quét với toàn bộ những đặc điểm bên ngoài của nó và giữ tài liệu có dạng đúng như trên giấy với đầy đủ chữ ký cùng dấu xác nhận (thị thực-visa). Định dạng MS Word rất tiện cho biên tập tài liệu và công việc của nhóm nhân viên với nó, nhưng file MS Word lại chứa đựng nhiều thông tin ẩn (trước tiên về những thay đổi đã thực hiện trong file) và như vậy, nó rất không an toàn theo quan điểm thất thoát thông tin công vụ. Ví dụ, trong lúc chuẩn bị tài liệu thương mại, thông tin ẩn lại cho ta biết những đề xuất khởi điểm, ai có sự ảnh hưởng mạnh nhất tới văn bản. Trong chuẩn bị tài liệu 2 theo nhóm, sự phân tích sửa đổi cho ta khả năng nhận biết không chỉ họ tên nhữ ...