Đồ án tốt nghiệp Quản lý xuất nhập - Khảo sát và phân tích hiện trạng

Hiện nay, Ngành quản lý kinh doanh nói chung và Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang nói riêng, vấn đề áp dụng công nghệ tin học đang được đặt lên hàng đầu nhằm hồn chỉnh hố hệ thống giao dịch và quản lý hàng của công ty, nhằm tăng khả năng hoạt động, giảm bớt số lượng nhân viên quản lý, đảm bảo độ chính xác và khả năng bảo mật, an tồn dữ liệu cao. Vì những lý do đó cho nên việc thay thế và nâng cấp hệ thống quản lý kinh doanh mới đang...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Đồ án tốt nghiệp Quản lý xuất nhập - Khảo sát và phân tích hiện trạng Đồ án tốt nghiệp Quản lý xuất nhập - Khảo sát và phân tích hiện trạng Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố CHƯƠNG I KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 1. Giới thiệu tổng quát Hiện nay, Ngành quản lý kinh doanh nói chung và Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang nói riêng, vấn đề áp dụng công nghệ tin học đang được đặt lên hàng đầu nhằm hồn chỉnh hố hệ thống giao dịch và quản lý hàng của công ty, nhằm tăng khả năng hoạt động, giảm bớt số lượng nhân viên quản lý, đảm bảo độ chính xác và khả năng bảo mật, an tồn dữ liệu cao. Vì những lý do đó cho nên việc thay thế và nâng cấp hệ thống quản lý kinh doanh mới đang là vấn đề cấp bách cho ngành kinh doanh. Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang hiện nay đang sử dụng hệ thống quản lý kinh doanh do tổng công ty đưa ra cho các chi nhánh. Hệ thống này chạy trên nền hệ hệ quản trị CSDL Access và Foxpro. Hệ thống trên nhìn chung có nhiều ưu điểm về tính đồng nhất, chạy nhanh, kích thước dữ liệu nhỏ và không đòi hỏi cấu hình của máy tính cao, cái mà những năm trước đây còn là vấn đề khó khăn cho ngành kinh tế. Nhưng hiện nay việc đầu tư cơ sở vật chất cho hệ thống thông tin quản lý kinh doanh không còn là vấn đề khó khăn hàng đầu nữa, mà vấn đề đặt ra là tính chính xác, nhanh, an tồn và độ bảo mật cũng như khả năng quản lý tồn diện để tăng tính cạnh tranh và giảm bớt nhân sự đang là vấn đề mới cho mọi ngành quản lý. Quản lý xuất/ nhập hàng là một trong các hoạt động chính của công ty. Hệ thống quản lý hàng hố và công nợ được tích hợp chung trong hệ thống thông tin quản lý kinh doanh của công ty. Tuy có những tính năng và ưu điểm như đã trình bày ở trên nhưng nó cũng còn nhiều hạn chế như chạy chậm khi khối lượng dữ liệu lớn, khả năng quản lý khối lượng dữ liệu còn hạn chế, khả năng bảo mật chưa cao, giao diện chưa thân thiện với người sử dụng. 2. Hiện trạng quản lý kinh doanh ở công ty Qua quá trình khảo sát và tìm hiểu thực tế quy trình quản lý kinh doanh ở Công ty, tôi nắm được một số hiện trạng của Công ty như sau: Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế –Chi nhánh Nha Trang là một chi nhánh của tổng Công ty ở Malaysia. Tổng Công ty chuyên sản xuất các mặt hàng thực phẩm – Các loại nước trái đóng lon và bánh kẹo các loại(Nước bí, nước yến, kẹo xốp, …). Chi nhánh Nha Trang chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm của tổng Công ty sản xuất cho các tỉnh ở khu vục 8 tỉnh miền trung (Khánh Hồ, Ninh Thuận, Phú Yên, Bình Định, Gia Lai, KonTum, Đak Lak). 2.1. Sơ đồ hoạt động kinh doanh của chi nhánh Công ty TỔNG CÔNG TY CC hàng CÁC CHI NHÁNH Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố Chức năng của từng thành phần trong sơ đồ. - Tổng công ty: tổng công ty chuyên sản xuất các mặt hàng thực phẩm (các loại nước uống đóng lon và các loại bánh kẹo) và cung cấp các sản phẩm này cho các chi nhánh của công ty. - Các chi nhánh của công ty chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm tới các cửa hàng (Shop) và các đại lý. 2.2. Sơ đồ tổ chức của chi nhánh Công ty BAN GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN BỘ PHẬN KẾ BỘ PHẬN KINH DOANH TOÁN KHO Vai trò và chức năng của các bộ phận trong công ty là : - Ban Giám đốc chi nhánh : Điều hành hoạt động Công ty. - Bộ phận kế tốn: Kết tốn sổ sách. - Bộ phận kinh doanh : Tìm hiểu thị trường, đưa ra các chiến lược kinh doanh, giới thiệu sản phẩm. - Bộ phận kho: Lưu trứ hàng hố và bảo quản hàng hóa, báo cáo tình hình số lượng hàng hố trong kho. 3. Các quy trình quản lý như sau a. Quy trình quản lý nhập hàng - Bộ phận kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng của khách hàng, số lượng hàng hố tồn tối thiểu, số lượng hàng hố tồn tối đa trong kho và danh sách các mặt hàng hiện có của tổng công ty để lập đơn đặt hàng. Trong đơn đặt hàng có đầy đủ thông tin về chi nhánh công ty, danh sách và số lượng các mặt hàng cần nhập về. - Bộ phận kinh doanh sẽ trình đơn đặt hàng lên ban giám đốc ký duyệt. - Nếu đơn đặt hàng đã được ban giám đốc ký duyệt thì bộ phận kinh doanh sẽ gửi đơn đặt hàng tới tổng công ty. - Nếu được tổng công ty chấp thuận cung cấp hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếu nhập hàng và nhận hàng đưa về kho. Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố - Mỗi lần nhập hàng đều phải làm một phiếu nhập bao gồm: Thông tin đầy đủ về nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng, số lượng, ngày nhập, đơn giá, ngày hẹn trả tiền theo mẫu đã được in sẵn. - Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập hàng và phiếu thanh tốn tới bộ phận kế tốn để thanh tốn tiền hàng cho tổng công ty. - Cách tính tổng giá trị hàng nhập: Tổng giá trị = ∑ số lượng nhập * đơn giá nhập - Mỗi lần nhập hàng về thì phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng hố như là thêm mặt hàng (nếu đó là mặt hàng mới), cập nhật lại số lượng, tính lại đơn giá (bằng phương pháp tính đơn giá bình quân gia quyền). Tgtondk + Tgnhaptk dgbqck = Sltondk + S ln haptk Trong đó: Dgbqck: đơn giá bình quân cuối kỳ. Tgtondk: tổng giá tồn đầu kỳ. Tgnhaptk: tổng giá nhập trong kỳ. Sltondk: số lượng tồn đầu kỳ. Slnhaptk: số lượng nhập trong kỳ. b. Quy trình quản lý xuất hàng - Khi một khách hàng ...