Doanh nghiệp cần những kỹ năng gì ở người thư ký văn phòng?

Đối với hoạt động của bất kỳ một tổ chức nào thì công tác hành chính văn phòng luôn có một vai trò quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu, đặc biệt là công tác quản lý. Cùng với xu thế hội nhập và mở cửa của Việt Nam, các doanh nghiệp được hình thành ngày càng nhiều đã đặt ra những yêu cầu cấp thiết đối với nền hành chính cũng như hoạt động quản lý ở mỗi doanh nghiệp....
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Doanh nghiệp cần những kỹ năng gì ở người thư ký văn phòng? Doanh nghiệp cần những kỹ năng gì ở người thư ký văn phòng? Ths Nguyễn Hồng Duy Sđt: 0983021011 Email: duy_gv@yahoo.com Đối với hoạt động của bất kỳ một tổ chức nào thì công tác hành chính văn phòng luôn có một vai trò quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu, đặc biệt là công tác quản lý. Cùng với xu thế hội nhập và mở cửa của Việt Nam, các doanh nghiệp được hình thành ngày càng nhiều đã đặt ra những yêu cầu cấp thiết đối với nền hành chính cũng như hoạt động quản lý ở mỗi doanh nghiệp. Với vai trò là tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng và cơ quan thì việc đổi mới và nâng cao chất lượng của thư ký văn phòng có ý nghĩa tích cực trong việc cải thiện hiệu suất lao động. Để làm được điều này thì việc hoàn thiện các kỹ năng cho người thư ký là hết sức quan trọng. Một điểm có thể nhận thấy nữa là các doanh nghiệp của Việt Nam chủ yếu có quy mô vừa và nhỏ, tính chất tự chủ về tài chính cũng khiến cho cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp hết sức gọn nhẹ mà ở đó tính hiệu quả được đặt lên hang đầu. Vì vậy, người thư ký văn phòng cần phải được trang bị nhiều kỹ năng đa dạng để có thể đáp ứng được các yêu cầu đặt ra và chịu được những áp lực công việc cũng như biến động của tổ chức. Hiện nay việc đào tạo thư ký văn phòng của chúng ta đã có những thay đổi để phù hợp hơn với điều kiện thực tế, tuy nhiên vẫn có một khoảng cách nhất định giữa nhu cầu của các doanh nghiệp và chất lượng đào tạo. Ở nhiều nơi, sinh viên ra trường chỉ được làm những công việc đơn giản, sự vụ, mang tính phục vụ là chủ yếu chứ chưa nhiều các công việc đòi hỏi về tư duy.Việc đào tạo lại hoặc sử dụng thư ký văn phòng có trình độ chuyên môn ở những lĩnh vực khác là điều không hiếm trong các doanh ngiệp. Đây là điều cần được nghiên cứu một cách kỹ lưỡng bởi trong nền kinh tế hiện nay thì doanh nghiệp chính là thị trường đầu ra quan trọng của các cơ sở đào tạo. Việc sinh viên, học sinh ngành này sau khi tốt nghiệp còn khó khăn trong quá trình xin việc ở các doanh nghiệp là điều đáng tiếc. Qua khảo sát và thực tiễn giảng dạy, tôi cho rằng đào tạo thư ký văn phòng hiện nay bên cạnh những kỹ năng cơ bản về hành chính thì cần phải được tập trung trang bị cho họ một số kỹ năng sau đây: 1. Kỹ năng soạn thảo văn bản: Đây là một kỹ năng cơ bản của thư ký văn phòng mà trong chương trình đào tạo cũng đã được trang bị cho người học. Tuy nhiên, chúng ta hiện nay vẫn chủ yếu hướng dẫn cho học sinh, sinh viên soạn thảo văn bản của các cơ quan Nhà nước. Trong khi đó, tính độc lập của doanh nghiệp đã tạo ra sự đa dạng và tính khác biệt nhất định trong thể thức và nội dung văn bản của doanh nghiệp. Điều này đã khiến người học cảm thấy khá lúng túng khi thi tuyển và làm việc ở nhiều doanh nghiệp. Mặt khác, thời gian thực hành của sinh viên ở trường không nhiều nên chỉ được thực hành soạn thảo những văn bản hành chính thông thường như: công văn, quyết định, báo cáo, thông báo…còn những văn bản phức tạp hơn và mang tính đặc thù của doanh nghiệp như: hợp đồng kinh tế, điều lệ, nghị quyết của Hội đồng quản trị… hầu như không được nhắc tới. Ngoài ra, trình độ ngoại ngữ của sinh viên, học sinh ngành này còn yếu cho nên việc soạn thảo văn bản bằng tiếng nước ngoài là một trở ngại rất lớn với họ khi xin việc vào doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có vốn nước ngoài. 2.Kỹ năng xử lý thông tin: Xử lý thông tin là hoạt động thường xuyên mà thư ký văn phòng cần phải làm để phục vụ cho hoạt động quản lý.Có thể nói,thông tin là một nguồn lực rất quan trọng của các doanh nghiệp. Việc thu thập,xử lý và chuẩn bị, cung cấp thông tin cho lãnh đạo có ý nghĩa rất lớn tới chất lượng của các quyết định. Việc hướng dẫn các kỹ năng xử lý thông tin cho sinh viên vẫn chủ yếu là lý thuyết và tập trung nhiều vào kỹ năng xử lý văn bản. Trên thực tế, hoạt động của các doanh nghiệp có tính đa dạng theo lĩnh vực ngành nghề mà doanh nghiệp đăng ký. Mặt khác, sự nhạy cảm của thị trường, những biến động về thời cơ, thách thức luôn đòi hỏi doanh nghiệp phải có thông tin đầy đủ để đối phó kịp thời. Điều này cho thấy, thư ký với vai trò của mình cần tìm kiếm và thiết lập nhiều kênh thông tin khác nhau để có thể nắm bắt và xử lý thông tin tốt. Ngoài ra, tôi cho rằng thông tin chỉ thực sự hữu ích đối với cơ quan và lãnh đạo khi người thư ký có khả năng tham mưu và tư vấn tốt không chỉ trong lĩnh vực của mình. Chính vì vậy, sự chủ động là hết sức cần thiết. Tuy nhiên, qua khảo sát tôi cho rằng một bộ phận không nhỏ sinh viên, học sinh hiện nay còn rất thụ động trong tư duy cũng như việc làm. Trên thực tế, thư ký văn phòng thường chỉ quan tâm tới những thông tin thường xuyên phục vụ hoạt động hành chính, ...