'Dọn dẹp' Outlook 2010 với AutoArchive

Chăm sóc và dọn dẹp Outlook thường xuyên giúp ứng dụng hoạt động nhanh hơn, đáp ứng tốt hơn yêu cầu công việc của bạn đồng thời tránh lãng phí dung lượng ổ cứng. Không đơn giản như tiện ích quản lý thư điện tử Outlook Express (O.E), Microsoft Outlook (MS. Outlook) là công cụ quản lý thư điện tử, địa chỉ liên lạc, lịch làm việc, các tác vụ cần thực hiện và cả thông tin cá nhân của bạn. ...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
“Dọn dẹp” Outlook 2010 với AutoArchive“Dọn dẹp” Outlook 2010 với AutoArchiveChăm sóc và dọn dẹp Outlook thường xuyên giúp ứng dụng hoạt động nhanhhơn, đáp ứng tốt hơn yêu cầu công việc của bạn đồng thời tránh lãng phí dunglượng ổ cứng.Không đơn giản như tiện ích quản lý thư điện tử Outlook Express (O.E),Microsoft Outlook (MS. Outlook) là công cụ quản lý thư điện tử, địa chỉ liênlạc, lịch làm việc, các tác vụ cần thực hiện và cả thông tin cá nhân của bạn.Điểm khác biệt với Outlook Express là MS. Outlook lưu trữ tất cả những thứtrên trong tập tin có phần mở rộng là .pst (chẳng hạn outlook.pst) tại thưmục C:Users enbanAppDataLocalMicrosoftOutlook với tenban là têntài khoản người dùng.Dung lượng tập tin .pst này có thể lên đến vài gigabyte (GB) hoặc thậm chíhàng chục GB ổ cứng tùy tính chất công việc của người dùng. Ngoài việclãng phí dung lượng ổ cứng, chúng còn làm MS. Outlook hoạt động ì ạch vànhất là tính năng tìm kiếm (search) sẽ mất nhiều thời gian hơn (Hình 1). Hình 1Để giữ MS. Outlook gọn gàng, tính năng AutoArchive sẽ giúp bạn dọn dẹphộp thư (mailbox) bằng cách chuyển email cũ vào những thư mục nén nhằmgiảm bớt dung lượng lưu trữ.1. Dọn dẹp MS. Outlook- Khởi chạy MS. Outlook, chọn tab File và nhấn chọn mục Options.- Trong cửa sổ Outlook Options, chọn mục Advanced và nhấnchọn AutoArchive Settings ở khung phải (Hình 2). Hình 2- Kế tiếp, trong hộp thoại AutoArchive mới xuất hiện, đánh dấu tùy chọnmục Run AutoArchive every để kích hoạt tính năng AutoArchive.- Khai báo các thông số cần thiết như thời gian thực hiện, những email sẽđược lưu trữ sau quãng thời gian cụ thể, hiển thị thông báo trước khi thựchiện, thư mục lưu trữ, v..v… và nhấn OK để xác nhận (Hình 3). Hình 3- Sau khi thiết lập, mặc định AutoArchive sẽ áp dụng các thông số cấu hìnhbạn đọc đã khai báo như trên với tất cả thư mục trong mailbox.Bạn cũng có thể cấu hình riêng cho từng thư mục cụ thể bằng cách nhấn phảichuột trên thư mục; chẳng hạn thư mục Personal, chọn Properties. Trongtab AutoArchive, nhấn chọn mục Archive this folder using thesesettings và khai báo các thông số cần thiết hoặc chọn mục Do not archiveitems in this folder trong trường hợp không cần dọn dẹp thư mục này.Nhấn OK để kết thúc việc thiết lập (Hình 4). Hình 4Cuối cùng, bạn cần thực hiện việc dọn dẹp mailbox và chuyển email cũ thànhtập tin lưu trữ để Outlook gọn gàng hơn. Trong giao diện chính MS. Outlook,chọn tab File, nhấn chọn mục Cleanup Tools và chọn Archive trong danhsách liệt kê.Trong hộp thoại Archive, đánh dấu tùy chọn Archive all folder according totheir AutoArchive settings để áp dụng cho tất cả thư mục trong mailboxhoặc tùy chọn Archive this folder and all subfolders, chọn thư mục cần dọndẹp, xác định nơi lưu trữ và nhấn OK với thư mục cụ thể (Hình 5). Hình 52. Tìm kiếm nội dung lưu trữNếu cần tìm lại thông tin cũ trong email lưu trữ, trong MS. Outlook, chọntab File. Open và nhấn chọn mục Open Outlook Data File trong khung phải(Hình 6). Tìm đến nơi lưu trữ và nhấn chọn tập tin cần sử dụng. MS. Outlooksẽ hiển thị nội dung tập tin bạn chọn dưới dạng cấu trúc cây thư mục tương tựcác thành phần khác trong Outlook. Hình 6Bạn có thể sử dụng tính năng search (tìm kiếm) để tìm nhanh nội dung cần tracứu trong hàng đống email lưu trữ. Nhấn phải chuột trên thư mục này vàchọn Close khi kết thúc việc tìm kiếm.