Giải pháp cho vấn đề lưu trữ các tài liệu khổ lớn

Mary Todd Glaser - Giám đốc phụ trách bảo quản tài liệu giấy Trung tâm bảo quản tài liệu Đông Bắc Nhiều viện nghiên cứu thường xuyên gặp rắc rối trong việc lưu trữ bản đồ, áp phích, các bản in có khổ lớn… Những tài liệu này rất cồng kềnh và dễ bị hư hỏng, nhất là khi không được đóng khung hay bọc lót phía sau để bảo quản. Cách tốt nhất không phải là cuộn tròn chúng lại mà là cất chúng trong những ngăn kéo phẳng hoặc các chiếc hộp lưu trữ có đáy bằng. ...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giải pháp cho vấn đề lưu trữ các tài liệu khổ lớnGiải pháp cho vấn đề lưu trữ các tài liệu khổ lớnMary Todd Glaser - Giám đốc phụ trách bảo quản tài liệu giấy Trung tâmbảo quản tài liệu Đông BắcNhiều viện nghiên cứu thường xuyên gặp rắc rối trong việc lưu trữ bản đồ, ápphích, các bản in có khổ lớn… Những tài liệu này rất cồng kềnh và dễ bị hưhỏng, nhất là khi không được đóng khung hay bọc lót phía sau để bảo quản.Cách tốt nhất không phải là cuộn tròn chúng lại mà là cất chúng trong nhữngngăn kéo phẳng hoặc các chiếc hộp lưu trữ có đáy bằng. Tuy nhiên, bên tronghộp hay ngăn kéo vẫn cần dùng thêm một số vật dụng khác để tăng cườngbảo quản các tài liệu này như cặp tài liệu hoặc bao bì phù hợp. Nhưng khi cónhững tài liệu có kích thước lớn hơn các ngăn kéo sẵn có thì người ta cầnphải tìm ra những giải pháp khác. Một vài giải pháp như vậy được đề cập đếnở phần cuối của bài này.Dụng cụ lưu trữTủ lưu trữ bản đồ (Hộp phẳng)Các tủ đựng bản đồ bao gồm nhiều ngăn kéo rộng nhưng không sâu này rấtcần thiết đối với các kho tài liệu ngoại cỡ. Cũng giống như các tủ lưu trữ tácphẩm nghệ thuật hay tài liệu khác, cần phải lựa chọn chúng một cách kỹcàng. Cúng không những phải bảo vệ tài liệu về hình thức mà còn phải đượcchế tạo từ nhiều vật liệu bền vững về mặt hoá học mà không gây hại chogiấy. Tủ bằng kim loại sẽ tốt hơn tủ bằng gỗ, nhưng không phải tất cả các tủbằng kim loại là an toàn 100%. Chúng ta biết rằng tủ bằng thép có tráng menlà loại được ưa thích hơn cũng có thể sẽ gây ra nhiều vấn đề rắc rối . Nếumen không được nung đủ lâu hoặc đủ nhiệt độ, nó có thể toả ra những chất dễbay hơi như fomatđêhyt gây nguy hại cho giấy in. Đã có một cuộc thửnghiệm xem dụng cụ bằng thép tráng men có an toàn hay không. Nhưng cuộcthử nghiệm này đòi hỏi nhiều thiết bị phân tích phức tạp. Có một cuộc thửnghiệm khác giản đơn hơn dù ít chính xác hơn, như được đề cập đến trongBài chỉ dẫn của NEDCC “ Storage furniture: A Brief Review of CurrentOptions”Những chiếc tủ lưu trữ bằng kim loại hiện đang được nói đến được phủ mộtlớp bột polymer tinh khiết không tan. Những chiếc tủ này rất kín. Các dụngcụ làm bằng nhôm đã ion hoá cũng là một sự lựa chọn tuyệt vời. Thứ kimloại nhẹ này rất bền, và vì chúng không toả ra các khí độc nên không gây raphản ứng. Để biết nguồn cung cấp các sản phẩm này, hãy tham khảo tài liệucủa NEDCC đã được đề cập đến ở phần trên.Tủ bằng gỗ với các ngăn kéo dẹt vốn được sử dụng rất phổ biến, thế nhưnggỗ còn toả ra một lượng khí có hại với khối lượng lớn hơn rất nhiều so với tủđược tráng men. Ngay cả các tủ gỗ cũ cũng có thể hỏng, nhất là tủ bằng gỗsồi. Nếu bạn có tủ bằng gỗ và chưa có đủ khả năng để thay thế chúng thì hãyngăn các ngăn kéo bằng một số vật liệu dưới đây, và nếu có thể, gắn kín lạiđể giảm thiểu sự bốc hơi.Những vật liệu thích hợp để ngăn các ngăn kéo bên trong các tủ gỗ bao gồmphim nhựa polyester (Mylar), tấm ván 4 lớp làm từ 100% vải vụn, hoặcMarvelseal – làm từ nhôm cán mỏng, và nhựa cứng. Trong đó, Marvelsealđược khuyến khích sử dụng hơn cả, vì khác với Mylar hay ván làm từ vảivụn, các loại khí hoàn toàn không thể xâm nhập qua nó được.Những loại kể trên đều là các tấm ngăn có tính thụ động. Ngoài ra còn cónhiều loại sản phẩm làm vách ngăn khác có khả năng bảo vệ tốt hơn. Đó lànhững loại vật liệu giấy có chưa cácbon đã hoạt hoá và hợp chất zeolite.Chúng giống như một chiếc sàng phân tử có thể tách những chất khí có hại rakhỏi môi trường. Vì những sản phẩm này tương đối mới nên người ta ít biếtđến tác dụng lâu dài của chúng. Nếu có thể, những cái sàng này sẽ được tậndụng đúng lúc. Tuy nhiên, các sản phẩm như vậy có nhiều công dụng và rấtđáng xem xét.Trước khi ngăn các ngăn kéo của tủ gỗ ra bằng các vách ngăn, việc gắn cáckhe gỗ lại cũng có thể có tác dụng bảo vệ. Mặc dù không có chất phủ hoặcchất kết dính nào có thể hoàn toàn ngăn cản sự thoát hơi, nhưng polyurethane(loại nhựa tổng hợp dùng để chế tạo sơn) có thể gắn rất tốt. Điều quan trọnglà cần phải mua được loại polyurethane chứa nước chứ không phải là loạichứa dầu vốn phổ biến hơn (cần tránh dùng sơn dầu hoặc các sản phẩm dầukhác trong kho lưu trữ ). Không phải mọi polyurethane chứa nước đều antoàn. Hãy cùng các chuyên gia bảo quản kiểm tra xem chúng có đúng là loạicó nhãn hiệu kể trên hay không, hoặc tốt hơn hết, hãy tự kiểm trapolyurethane. Xem chỉ dẫn của NEDCC về dụng cụ lưu trữ.Sau khi gắn các khe gỗ lại, hãy để chúng ra ngoài trời ít nhất ba tuần.Các ngăn kéo có đáy phẳng chỉ nên có chiều sâu khoảng 2 inches và khôngnên đựng quá đầy. Những cặp tài liệu ở ngăn cuối cùng cũng cần phải đượclấy ra một cách dễ dàng. Các ngăn kéo nên được che bọc hoặc có mui trùmlên để ngăn chặn việc tài liệu sẽ bị hỏng do tác động từ phía sau. Các ngănkéo nên có các vòng bi để có thể kéo đẩy dễ dàng và ngăn không cho chúngbị trượt ra khỏi tủ. Điều quan trọng là phải có một mặt bàn sạch sát ngăn kéođể có thể trải các tài liệu khổ lớn ra kiểm tra. Một ...