Giao phó trách nhiệm để vận dụng tri thức tập thể

Ở cương vị giám đốc, một trong những nhiệm vụ quan trọng của bạn là giúp đỡ nhân viên phát triển kỹ năng chuyên môn - trong đó có việc chuyển giao cho họ quyền giải quyết vấn đề và ra quyết định.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giao phó trách nhiệm để vận dụng tri thức tập thểGiao phó trách nhiệm để vận dụng trithức tập thểỞ cương vị giám đốc, một trong những nhiệm vụ quan trọng củabạn là giúp đỡ nhân viên phát triển kỹ năng chuyên môn - trongđó có việc chuyển giao cho họ quyền giải quyết vấn đề và raquyết định.Tuy nhiên, để làm được điều đó, bạn phải nhận thức được tất cảnhững rắc rối, hậu quả mà họ có thể gây ra nếu để họ tự giảiquyết mọi việc. Vấn đề càng khó khăn hơn khi bạn đang phải chịuáp lực về thời gian. Khi đó, bạn có thể suy nghĩ rằng thà chấpnhận những sai lầm do cấp dưới gây ra và khắc phục nó, cònhơn là mất thời gian để huấn luyện họ tự giải quyết vấn đề. Suynghĩ này khiến bạn không muốn giao phó hết quyền lực cho cấpdưới. Những giám đốc trẻ, vốn được thăng chức do có thành tíchcá nhân nổi bật, lại càng dễ nghi ngờ vào khả năng của cấp dưới(vì họ luôn lấy bản thân ra làm chuẩn), vì thế có khuynh hướngôm việc nhiều hơn.Theo các nhà nghiên cứu, nếu như trước đây tri thức chỉ chiếm30% giá trị sản phẩm và dịch vụ thì hiện nay tỉ lệ này đã lên đến80%. Trong bối cảnh đó, các nhà quản trị học cho rằng, để tăngtính cạnh tranh và tồn tại các công ty phải tăng cường vận dụngtri thức của tập thể. Nói cách khác, các giám đốc cần phải chonhân viên nhiều quyền lực hơn, cho phép họ tự suy nghĩ, hànhđộng và tự chịu trách nhiệm, dựa trên kinh nghiệm và kiến thứccủa bản thân. Theo các chuyên gia về quản trị, để việc giao phótrách nhiệm trở nên dễ dàng hơn, bạn cần phải tuân thủ nhữngnguyên tắc sau.1. Xem mình là một nhà lãnh đạo hơn là một giám đốcCon đường đi đến việc giao phó công việc cho nhân viên bắt đầubằng việc xem xét lại hai giả định cơ bản về vai trò của ngườigiám đốc. Thứ nhất, nhiều vị cho rằng nếu họ đứng ra giải quyếtvấn đề do cấp dưới gây ra thì sẽ có hiệu quả hơn việc phải đi dạynhân viên tự giải quyết vấn đề. Thứ hai, rất nhiều vị tin rằng mìnhhiểu biết hơn nhân viên nhiều!Các chuyên gia cho rằng, cả hai giả định trên đều dẫn đến tìnhtrạng các giám đốc cứ khư khư thẩm quyền giải quyết vấn đềvà ra quyết định thay vì ủy thác cho cấp dưới. Để hạn chế điềunày, bạn nên nghĩ rằng mình là một nhà lãnh đạo hơn là mộtgiám đốc. Giám đốc có khuynh hướng chỉ quản lý các công việcchi tiết, còn nhà lãnh đạo quản lý con người bằng cách khuyếnkhích họ tự làm chủ và tự chịu trách nhiệm. Khi xem mình nhưnhững nhà lãnh đạo, các giám đốc sẽ cảm thấy thoải mái hơn vàsẵn sàng giao phó nhiệm vụ cho nhân viên ngay từ đầu và để chohọ tự chịu trách nhiệm về kết quả công việc.2. Đặt câu hỏi, đừng ra lệnhCách thức giao phó công việc cũng quan trọng không kém giaophó công việc. Những giám đốc có kỹ năng giao phó công việc tốtlà những người biết cách đặt câu hỏi hơn là ra lệnh cho cấp dưới.Chẳng hạn, khi đặt câu hỏi: Anh/chị nghĩ rằng nên làm điều gì?cho cấp dưới, bạn sẽ giúp họ hình thành thói quen phải tự nghĩ ravà đề xuất một số giải pháp khi họ báo cáo với bạn một vấn đềnào đó. Những câu hỏi gợi mở như Anh/chị nghĩ rằng nguyênnhân nào đã làm phát sinh vấn đề này?, Chúng ta nên xem xétđiều gì nếu thực hiện theo giải pháp mà anh/chị đề xuất? hoặcChúng ta đã xử lý tình huống với khách hàng A như thế nào?...sẽ giúp bạn hiểu được các nhân viên đã suy nghĩ ở mức độ nàovề những vấn đề của họ. Tuy nhiên, bạn cũng nên lưu ý rằngkhông nên phản ứng ngay sau khi nghe câu trả lời. Hãy để chonhân viên có đủ thời gian để giải thích, đồng thời cũng để bạn cóđủ thời gian đánh giá ý kiến đề xuất giải quyết vấn đề của họ.3. Tuân thủ nguyên tắc đúng người, đúng việcĐể tránh những sai sót, rắc rối do nhân viên gây ra sau khi bạngiao phó công việc cho họ, bạn phải tuân thủ nguyên tắc này. Cónghĩa là giao phó công việc phải dựa trên sự đánh giá năng lực,nguyện vọng và mục tiêu phát triển nghề nghiệp của nhân viên.Nếu làm được điều này, bạn sẽ giúp cho nhân viên phát huy tốiđa điểm mạnh của họ và họ sẽ làm việc một cách tích cực, chủđộng (điều đó cũng có nghĩa là bạn sẽ không phải mất nhiều thờigian để giám sát họ). Các chuyên gia tư vấn quản trị cũng khuyênrằng, bạn hãy xem những sai lầm của nhân viên là những cơ hộigiúp họ phát triển. Bạn cũng nên giải thích cho nhân viên biết vềđánh giá của bạn đối với năng lực của họ để họ hiểu tại sao bạnlại giao phó cho họ một số nhiệm vụ nào đó.4. Khuyến khích suy nghĩ độc lậpKhi nhân viên càng suy nghĩ độc lập và càng có ý thức làm chủcông việc, họ sẽ càng ít quấy rầy cấp trên. Trong việc giải quyếtvấn đề và ra quyết định, thường có bốn mức độ: l. giám đốc phảigiải quyết vấn đề; 2. giám đốc hướng dẫn nhân viên cách giảiquyết vấn đề và nhân viên là người trực tiếp làm điều này; 3.nhân viên đề xuất một giải pháp cho vấn đề và yêu cầu giám đốcthông qua; 4. nhân viên tự giải quyết vấn đề và báo cáo kết quảcho giám đốc. Để tạo cho nhân viên ý thức tự làm chủ công việc,bạn phải khuyến khích họ hành động theo mức độ (4) càng nhiềucàng tốt. Để làm điều này, bạn phải trả lời được ba câu hỏi:những nhiệm vụ thực tế của nhân viên là gì, bạn mong muốn họcó những kiến thức nào và họ có được thẩm quyền ở mức độnào. Bạn không thể mong đợi một nhân viên có thể tự giải quyếtmột vấn đề nếu anh ta/cô ta không biết rõ rằng mình có thẩmquyền để làm điều đó hay không.5. Trang bị đủ các nguồn lực cần thiết cho nhân viênViệc làm này sẽ giúp bạn hạn chế những hậu quả, rắc rối mà cácnhân viên có thể đem lại cho bạn khi họ thực hiện những côngviệc đã được bạn giao phó. Những nguồn lực mà bạn cần trangbị cho nhân viên để họ tự giải quyết vấn đề có thể là con người,các công cụ, thông tin và các cơ hội phát triển. Chẳng hạn, bạncó thể chỉ cho họ biết khi cần một thông tin nào đó thì liên hệ vớiai, ở bộ phận nào. Một số công ty còn tổ chức một bộ phận tưvấn, đào tạo để giúp đỡ các giám đốc trẻ rèn luyện ...