Giao tiếp hiệu quả với mọi công cụ

Gần đây, trong khóa giảng dạy lớp thạc sỹ về phương thức lãnh đạo tại trường Wharton, thày trò tôi đã phải đánh vật với câu hỏi làm thế nào để tìm ra phương thức giao tiếp hữu hiệu và phù hợp với từng đối tượng mình vẫn giao tiếp hàng ngày.Chúng tôi đã liệt kê 17 phương thức giao tiếp phổ biến ngày này đó là gặp mặt (bao gồm hình thức dùng và không dùng lời nói), điện thoại, thư điện tử, thư tay, tin nhắn ký tự và video, blog, diễn đàn trực tuyến, thậm chí cả...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giao tiếp hiệu quả với mọi công cụ Giao tiếp hiệu quả với mọi công cụGần đây, trong khóa giảng dạy lớp thạc sỹ về phương thức lãnh đạo tạitrường Wharton, thày trò tôi đã phải đánh vật với câu hỏi làm thế nào để tìmra phương thức giao tiếp hữu hiệu và phù hợp với từng đối tượng mình vẫngiao tiếp hàng ngày.Chúng tôi đã liệt kê 17 phương thức giao tiếp phổ biến ngày này đó là gặp mặt(bao gồm hình thức dùng và không dùng lời nói), điện thoại, thư điện tử, thư tay,tin nhắn ký tự và video, blog, diễn đàn trực tuyến, thậm chí cả chia sẻ âm nhạc vàtrò chơi trực tuyến...Mười năm trước, một vài trong số những phương thức kể trên thậm chí còn chưara đời. Thực tế này nói lên một điều: xét về nguyên tắc xã hội và tâm lý, với mộtsố phương thức, chúng ta mới chỉ ở bước học cách sử dụng và chính vì thế, chúngta càng cần tận dụng được nguồn sức mạnh vô tận tới kinh ngạc từ những công cụđang có trong tay.Công nghệ kỹ thuật số đem lại sự tiện dụng cho cuộc sống của chúng ta nhưngđồng thời cũng khiến chúng ta đau đầu. Nhờ những công cụ này, chúng ta có thểdễ dàng và nhanh chóng liên lạc với người mà mình đang cần giao tiếp một cáchhiệu quả hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, thay vì khai thác được mọi lợi ích từ chúng,hầu hết mọi người còn cảm thấy mình bị ngập trong hàng núi thông tin cần truyềntải trong suốt 24 tiếng/7 ngày. Hãy thử nghĩ bạn sẽ cảm thấy như thế nào nếu mộtngày, ai đó yêu cầu bạn phải từ bỏ mọi thiết bị kỹ thuật số quen thuộc? Nhẹ nhõmư hay bạn sẽ hốt hoảng? Qua thời gian, chúng ta đã quá lệ thuộc vào các công cụgiao tiếp hiện đại nhưng lại chưa khi nào dành thời gian để tìm ra cách tận dụngtối đa những lợi ích do công nghệ đem lại để phục vụ đời sống và đồng thời giảmbớt tác động tiêu cực của chúng đến cuộc sống của mình.Một số người phàn nàn rằng việc lạm dụng các công nghệ hiện đại đã khiến cácgiao tiếp xã hội và ý thức cộng đồng giảm dần. Trong khi, những người hoạt độngtrong các ngành nghề đòi hỏi sự phản hồi, ứng phó liên tục lại hoan hỉ bởi nhờnhững công nghệ này, họ có thể đáp ứng được yêu cầu công việc trong suốt 24giờ/7 ngày. Dù người ta hứa hẹn công nghệ mới sẽ đem lại tự do, sự lựa chọnphong phú và sự kiểm soát cao thì thực tế vẫn chứng minh con người dường nhưlại đang bị quá tải với những phương tiện đó.Trên quan điểm nhà quản lý, họ băn khoăn liệu nhân viên có thực sự làm việc theođúng nghĩa không khi họ có sẵn quá nhiều phương tiện liên lạc với bên ngoài đếnvậy. Thứ hai, họ lo ngại tình thần làm việc nhóm sẽ bị mai một dần khi các thànhviên hiếm khi gặp mặt nhau. Cuối cùng, đến chừng nào kết quả công việc vẫnđược đánh giá theo phương pháp xưa cũ (dựa trên thời gian ngồi tại văn phòng)thay vì kết quả công việc thực tế (cho dù nhân viên làm việc ở đâu và khi nào) thìnhững công nghệ kỹ thuật số chỉ góp phần làm giảm sút năng suất công việc.Tuy nhiên, mọi việc sẽ thế nào nếu bạn sử dụng các phương thức giao tiếp này đểgây dựng lòng tin và đạt đến sự linh hoạt trong công việc? Điều gì sẽ xảy ra nếubạn đạt được điều này mà không bị những công nghệ kia biến mình thành nô lệ vàkhông bị những Blackberry, ịPhone, laptop vây hãm mãi không thôi? Bạn sẽ thấycuộc sống trọn vẹn hơn và có thể ghép nối mọi mảnh ghép trong cuộc sống muônmàu của mình.Bạn có thể học cách sử dụng các phương thức giao tiếp hiện đại để cân đối khungthời gian và địa điểm dành cho mọi đối tượng bao gồm chính mình. Hãy ghi nhớviệc sử dụng các công cụ giao tiếp có khôn khéo hay không không thể được giảiquyết bằng bằng việc tạo ra các phương thức hiện đại hơn nữa mà nằm ở cách thứcphân bổ thật hợp lý tỷ lệ sử dụng từng phương tiện trong cuộc sống, phù hợp vớitừng đối tượng. Ví dụ, với những người cần sự tin tưởng, bạn nên đặt việc gặp mặttrực tiếp lên hàng đầu và giảm bớt các giao tiếp qua công nghệ. Cách thức phân bổtừng phương tiện ra sao hoàn toàn phụ thuộc vào nhu cầu và lợi ích tối đa màchúng có thể đem lại cho bạn và đối tượng giao tiếp.Nghiên cứu về các phương thức giao tiếp sẽ gợi ý cho bạn về cách thức tận dụngtối đa mọi lợi ích ở mỗi hình thức (ví dụ: gặp mặt trực tiếp là cần thiết khi các bêncần tạo dựng sự tin tưởng ở nhau) và giảm bớt những hạn chế từ chúng (ví dụ: khigiao tiếp qua thư điện tử, bạn không thể nắm bắt được sắc thái tình cảm của ngườikhác như khi gọi điện hay gặp mặt). Việc phân bổ lại cách sử dụng này đồng nghĩavới việc bạn sẽ dành nhiều thời gian hơn cho người này (ví dụ: gia đình hay kháchhàng) và giảm bớt thời gian cho người khác (với sếp hay với nhân viên) để từ đó,bạn sẽ tận dụng được sự linh hoạt của từng hình thức và biến chúng thành phươngtiện kết nối thường xuyên với mọi người.Dưới đây là một trong những gợi ý giúp bạn tìm ra cách sử dụng các hình thứcgiao tiếp khác nhau một cách hữu ích nhất. Trước hết, hãy nghĩ về phương thứcbạn thường dùng để giao tiếp với 5 người quan trong nhất trong các mối quan hệxã hội của bạn tại công sở, ở nhà và ngoài xã hội. Với mỗi đối tượng này, hãy ước ...