GIÁO TRÌNH ACCESS – CHƯƠNG 6 : REPORT _ BÁO BIỂU

Chức năng : Là công cụ dùng kết xuất dữ liệu, để tạo các báo cáo, báo biểu dùng cho in ấn. Report cho phép ta tạo các dạng báo cáo đa dạng, phong phú cùng các chức năng nhóm, sắp xếp. Report lấy dữ liệu nguồn từ các Table hay Query.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
GIÁO TRÌNH ACCESS – CHƯƠNG 6 : REPORT _ BÁO BIỂUGIÁO TRÌNH ACCESS – CHƯƠNG 6: REPORT _ BÁO BIỂUI. GIỚI THIỆU 1) Chức năng : Là công cụ dùng kết xuất dữ liệu, để tạo các báo cáo, báo biểu dùng cho in ấn. Report cho phép ta tạo các dạng báo cáo đa dạng, phong phú c ùng các chức năng nhóm, sắp xếp. Report lấy dữ liệu nguồn từ các Table hay Query. Các report được phân biệt với nhau bởi một tên. 2) Các thành phần trong một Report Report header : tiêu đề đầu của Report (  nội dung của thành phần này sẽ luôn xuất hiện đầu tiên trên màn hình). Page Header : Tiêu đề đầu của trang in. Thường trình bày tiêu đề các cột của báo cáo trong phần này. GroupMuốn tạo một report có phân nhóm thì phảitạo ra các thành phần Group.Group Header : Tiêu đề đầu nhóm, là nộidung được in ở cuối mỗi nhóm. Thường dùngđể trình bày tiêu đề đặt trưng phân nhóm dữliệu.Group footer : Tiêu đề cuối nhóm, là nộidung in ở cuối mỗi nhóm. Thường dùng đểtrình bày các dữ liệu tổng kết, thống kê ở cuốimỗi nhóm. Detail : Phần chi tiết, dùng để in dữ liệu thuộc một record của nguồn dữ liệu. Page Footer : Tiêu đề cuối trang in. Report Footer : Tiêu đề cuối Report, nội  dung ở thành phần này sẽ luôn xuất hiện ở cuối màn hình.II. TẠO REPORT BẰNG CHỨC NĂNG WIZARD Bước 1 : Tạo Query làm nguồn dữ liệu cho Report (nếu cần). Từ cửa sổ Database  Chọn Object là Report  Nhắp nút New, màn hình hiển thị khung đối thoại New Report. Bước 2 : Chọn một trong các cách tạo Report sau :  Design View : Tạo Report thủ công.  Report Wizard : tạo nhờ Form Form Wizard.  Auto Report : Columnar : Tạo Report tự động dưới dạng cột.  Auto Report : Tabular : Tạo Report tự động dưới dạng bảng.  Chart Wizard : Tạo biểu đồ.  LabelReport : tạo report dạng nhãn. Choose the Table or Query where the object ‘s data comes Report : chọn nguồn dữ liệu cho Report. (Bạn bắt buộc phải chọn nếu thực hiện AutoForm). Trong kiến thức dưới đây, chúng ta sẽ chọn ReportWizard. Bước 3 : Chọn Table hay Query chứa các fields cần xuất hiện, sau đó chọn các Field hiện trên Report. (Trả lời câu hỏi : “Which fields do you want on your Report ?”)Chọn xong nhấn nút Next. Bước 4 : Chọn các field làm các cấp phân nhóm (trả lời câu hỏi :”Do you want to add any grouping levels ?”)Lưu ý : ở đây bạn chỉ được phép chọn tối đa 4 cấpphân nhóm mà thôi. Qui định phương thức phânnhóm (chỉ làm khi bạn có chọn chỉ tiêu phânnhóm) cho từng cấpphân nhóm bằng cách nhắpchọn nhóm tại hình ảnh bên trái rồi tại nútGrouping Options… sẽ hiển thị hộp thoại yêu cầutrải lời câu hỏi :”What Grouping intervals do youwant for your level fields?” Qui định phươngTên Field làm chỉ thức cho từng nhóm tiêu phân nhóm Sau đây là qui định phương thức đối với một số dạng Field cơ bản. Đối với Field kiểu Text Normal : lấy toàn bộ giá trị Field làm chỉ tiêu  phân nhóm. 1 st letter : Lấy 1 ký tự đầu của Field làm chỉ  tiêu phân nhóm. 2 st letter : Lấy 2 ký tự đầu của Field làm chỉ  tiêu phân nhóm. 3 st letter : Lấy 3 ký tự đầu của Field làm chỉ  tiêu phân nhóm. 4 st letter : Lấy 4 ký tự đầu của Field làm chỉ  tiêu phân nhóm. 5 st letter : Lấy 5 ký tự đầu của Field làm chỉ  tiêu phân nhóm.Đối với Field kiểu Date/Time Normal : lấy toàn bộ giá trị Field làm chỉ tiêu  phân nhóm. Year : Lấy giá trị năm của Field làm chỉ tiêu  phân nhóm. Quarter : Lấy giá trị theo quý của Field làm chỉ  tiêu phân nhóm. Month : Lấy giá trị theo tháng của Field làm  chỉ tiêu phân nhóm. Week : Lấy giá trị theo tuần của Field làm chỉ  tiêu phân nhóm. Day : Lấy giá trị theo ngày của Field làm chỉ  tiêu phân nhóm. Hour : Lấy giá trị giờ của Field làm chỉ tiêu  phân nhóm. Minute : Lấy giá trị phút của Field làm chỉ tiêu  phân nhóm.Đối với Field kiểu Number Normal : lấy toàn bộ giá trị Field làm chỉ tiêu  phân nhóm. 10s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị  :0 – 9, 10 – 19, 20 – 29,… 50s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị  :0 – 49, 50 – 99, 100 – 149,… 100s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị  :0 – 99, 100 – 199, 20 – 29,… 500s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị  :0 – 499, 500 – 999, 1000 – 1499,… 1000s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá  trị :0 – 999 – 1000 – 1999, 2000 – 2999,… 5000s : Lập nhóm ...