Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước: Phần 2

Hành chính văn phòng là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước, hành chính văn phòng vừa là phương tiện, vừa là sản phẩm của quá trình đó, được dùng để ghi chép và truyền đạt các quyết định quản lý, các thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý và ngược lại. mời các bạn cùng tìm hiểu về một số công việc hành chính văn phòng qua phần 2 cuốn giáo trình "Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước".
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước: Phần 2 Chuơng II CÔNG TÁC VĂN THƯ I- TỔNG QUAN V Ề CÔNG TÁC VÃN TH Ư 1. Khái niệm về công tác văn thư Trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế xã hội, các đơn vị vũ trang (gọi chung là cơ quan) luôn cần đến một công cụ, đó là văn bản, một công cụ không thể thiếu để giúp cho hoạt động có hiệu quả. V iệc làm công văn, giấy tờ và quản lý chúng là hai công tác không thể thiếu được trong hoạt động đó. Những hoạt động đó cần được tiến hành tuân thủ chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật về công tác văn thư, tức là các quy định về toàn bộ các công việc của cơ quan quản lý hành chính nhà nước về xây dựng văn bản và quản lý, giải quyết các văn bản đó trong hoạt động quản lý của mình. Tuy nhiên, hiện nay vẫn có nhiều quan điểm khác nhau về công tác văn thư. Mỗi quan điểm có đặc trưng riêng. Song có hai quan điểm đáng chú ý là: - Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quả lý công văn, giấy tờ trong các cơ quan, tức là công tác này gồm hai nội dung chủ yếu sau: tổ chức giải quyết văn bản và quản lý văn bản trong quá trình trước khi lưu, bảo quản. 106 - Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng vãn bản (soạn thảo và ban hành vãn bản) trong các cơ quan và việc tổ chức quán lý và giải quyết vãn bản trong các cơ quan đó. Quan điểm sau về công tác vãn thư là theo nghĩa rộng (tức là bao gồm xây dựng và quán lý vãn bản) chính xác hơn, có phạm vi sử dụng rộng hơn. Cách hiểu này đã được khẳng định tại Công văn của Cục lưu trữ Nhà nước số 55 - CV/TCCB ngày 01-3-1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định sô' 24-C T cùa Chú tịch Hội đồng Bộ trưởng, theo đó: 'Công tác văn thư là toàn bộ quá trìnlt quán lý văn bán phục vụ cho yêu cầu quản lý cùa các cơ quan. Mục đích chính của công tác văn thư là báo đám thông tin cho quàn lý. Nliữtig tài liệu, văn kiện được soạn tliáo, quản lý và sử dụng tlieo các nguyên tắc của công tác văn thư lờ phương tiện thiết yếu bảo đảm cho lioạt động của các cơ quan có hiệu quả'. 2. Vai trò, ý nghĩa của công tác vản thư Công tác vãn thư là hoạt động không thể thiếu được ở bất cứ cơ quan nào và công việc này phần lớn được thực hiện bởi hoạt động văn phòng. Làm tốt công tác vãn thư sẽ đảm bảo cho nó có những ý nghĩa sau đày: a) Giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng và chính xác, có nãng suất và chất lượng dưng dường lói, chính sách, uguyốii tắc và chế độ, đồng thời đảm bào quản lý công việc của cơ quan được chặt chẽ và chính xác. b) Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ 107 hoạt động của các cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời chính xác, đồng thời giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà niớc, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính phục vụ cho công việc đổi mới hiện nay. c) Góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên vật liệu chế tác và trang thiết bị dùng trong quá trình xây dựng 'à ban hành văn bản. d) Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng Vĩ hoạt động của các cơ quan (của cá nhân, của tập thể) phục ’ụ cho hoạt động kiểm tra, thanh tra, đánh giá hoạt động của các cơ quan. đ) Góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về nọi lĩnh vực để phục vụ cho việc tra cứu thông tin quá khứ, lì tiền đề của công tác lưu trữ. 3. Những yêu cầu đối với công tác vân thư Công tác vãn thư được thực hiện tốt, phải đảrn bảo các yêu cầu sau: 3.1. Nhanh chóng Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây dựng, ban hành vãn bản, vào việc tổ chức giải quyết và quản lý văn bản. Nội dung của mỏi 'ăn bản chứa đựng một sự việc nhất định, thông tin nhất định. Níu giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết côní việc chung, làm giảm ý nghĩa của những sự viẹc, ahững hơạiđộng nêu ra trong văn bản. Do đó, xây dựng và ban hành vãi bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần gíii quyết mọi công việc của mỗi cơ quan... 108 3.2. Chính xác - Về nội dung, văn bản phải đảm bảo tính pháp lý chính xác tuyệt đối. Các trích dẫn, dẫn chứng nêu ra cũng phải chính xác, các số liệu phải đầy đủ, các luận cứ phải rõ ràng. - Về hình thức, văn bản phải có đầy đủ các yếu tố thể thức theo quy định của pháp luật. - Về quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ, tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của công tác văn thư phải được đảm bảo chính xác, từ việc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đều phải được đảm bảo theo đúng quy định. 3.3. B í mật Trong nội dung của văn bản chứa đựng rất nhiều bí mật của Đảng và Nhà nước, do đó trong quá trình thực hiện, công tác văn thư phải đảm bảo giữ gìn bí mật theo đúng quy định của Nhà nước về chế độ bảo mật. Giữ gìn những thông tin bí mật khi nhận được vãn bản, khi ban hành vãn bản là một đòi hỏi bắt buộc đối với những người làm công tác văn thư. 4. Nội dung của công tác vân thư Công tác văn thư bao gồm nhóm công việc chủ yếu sau đây: 4.1. Xây dưng và ban hành các vãn bản với các .cóng đoạn sau đáy: - Soạn thảo văn bản; - Duyệt văn bản; 109 - Đánh máy, nhân bản; - Ký, ban hành văn bản. 4.2. T ổ chức quản lý và giải quyết ván bản troig h o ạ t động của c ơ quan - Tổ chức và giải quyết văn bản đến; - Tổ chức chuyển giao văn bản đi; - Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ; - Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật; - Tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ. 4.3. T ổ chức quản lý và sử dụng con dấu - Đóng dấu văn bản; - Quản lý và bảo quản con dấu. 5. Tổ chức công tác văn thư Để nghiên cứu tổ chức hoạt độn ...