Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán: Phần 2 - Trường ĐH Kinh tế

Tiếp nội dung phần 1, Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán: Phần 2 được biên soạn gồm các nội dung chính sau: Tổ chức thông tin trong chu trình doanh thu; Tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng; Tổ chức thông tin trong chu trình chuyển đổi; Tổ chức thông tin trong chu trình tài chính. Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán: Phần 2 - Trường ĐH Kinh tế Chương 5 TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU Chu trình doanh thu ghi nhận những nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc bán hàng và thanh toán tiền của khách hàng. Một doanh nghiệp thiết kế tốt chu trình doanh thu thì sẽ đảm bảo cho việc bán hàng và thanh toán của khách hàng được thực hiện nhanh chóng, chính xác và luôn được kiểm soát. Với mục đích giúp người đọc hiểu rõ được việc tổ chức thông tin trong chu trình doanh thu, chương này sẽ trình bày cụ thể các nội dung: - Mục tiêu và các chức năng chính của chu trình doanh thu. - Tổ chức thông tin cho các hệ thống chức năng trong chu trình doanh thu là hệ thống bán hàng, hệ thống giao hàng, hệ thống lập hóa đơn và hệ thống theo dõi công nợ và thu tiền. - Mô hình quan hệ cấu trúc dữ liệu trong chu trình doanh thu. - Các hoạt động kiểm soát đối với chu trình doanh thu 1. Giới thiệu chu trình doanh thu Doanh thu không phải là mục đích cuối cùng của doanh nghiệp nhưng nó lại là điều kiện quan trọng hàng đầu đảm bảo cho doanh nghiệp tiếp tục tồn tại và phát triển trong môi trường kinh doanh cạnh tranh. Muốn vậy doanh nghiệp phải xác định đúng nhu cầu của khách hàng và tìm cách đáp ứng tốt nhất các nhu cầu đó. Doanh thu của một doanh nghiệp có thể từ hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc bán hàng và thu tiền khách hàng. Các công việc ghi nhận, xử lí những nghiệp vụ liên quan đến bán hàng diễn ra liên tục và lặp lại đối với từng lần bán hàng và chỉ dừng lại khi doanh nghiệp ngừng hoạt động. Nếu như doanh nghiệp thiết kế chu trình doanh thu một cách hữu hiệu với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin hiện đại thì sẽ đảm bảo những nghiệp vụ bán hàng và thanh toán của khách hàng được thực hiện nhanh chóng, chính xác và được kiểm soát tốt. 107 Phân hệ Nhận đơn hàng/ Bán hàng Phân hệ Phân hệ Phát hành hóa đơn/ CHU TRÌNH Quản lý Theo dõi DOANH THU kho hàng/ thanh toán/ Giao hàng/ Nhận tiền Vận chuyển Phân hệ Tổng hợp Hình 5.1: Các phân hệ chức năng liên quan đến chu trình doanh thu Chu trình doanh thu thường tương tự nhau giữa các loại hình doanh nghiệp, bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc bán hàng và thu tiền. Ghi nhận đúng yêu cầu đặt hàng, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng và thu được tiền thanh toán của khách hàng đúng thời hạn là mục tiêu chủ yếu của chu trình doanh thu. Hai hệ thống chức năng cơ bản tạo nên chu trình doanh thu: (1) hệ thống xử lí bán hàng và (2) hệ thống xử lí thu tiền. Để thực hiện hai chức năng cơ bản trên, trong doanh nghiệp thông thường có hai bộ phận trực tiếp tham gia thực hiện chu trình này là phòng kinh doanh và phòng kế toán. Trao đổi thông tin đóng vai trò rất quan trọng để thực hiện phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả giữa các cá nhân trong từng bộ phận cũng như giữa hai bộ phận với nhau. 1.1. Mục tiêu của chu trình doanh thu Mục tiêu chủ yếu của chu trình doanh thu là phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả giữa các bộ phận trong việc bán hàng, theo dõi thanh toán và thu tiền của khách hàng. Các nội dung công việc chủ yếu của chu trình doanh thu bao gồm: - Ghi nhận đặt hàng nhanh chóng và chính xác. 108 - Kiểm tra hạn mức tín dụng của khách hàng và lượng hàng sẵn có. - Giao hàng hay cung cấp dịch vụ đúng thời hạn. - Xuất hóa đơn cho khách hàng chính xác và kịp thời. - Ghi nhận doanh thu một cách chính xác. - Theo dõi tình hình công nợ và thanh toán của khách hàng. - Thu tiền (tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng). 1.2. Chức năng của chu trình doanh thu Các chức năng chính của chu trình doanh thu được thể hiện như ở Hình 5.2. Hình 5.2: Các chức năng chính của chu trình doanh thu 1.2.1. Nhận đơn đặt hàng Đây là khâu đầu tiên của chu trình doanh thu, thường được thực hiện ở bộ phận bán hàng thuộc phòng kinh doanh. Đặt hàng của khách hàng có thể được ghi nhận bằng nhiều cách khác nhau, có thể do khách hàng điền vào một mẫu đơn đặt hàng in sẵn hoặc khách hàng có thể gửi các yêu cầu đặt hàng qua email, gọi điện thoại, điền vào các mẫu đơn đặt hàng trên trang web của công ti… Ngoài ra, nhân viên bán hàng có thể đến gặp trực tiếp khách hàng để nhận được các đơn đặt hàng. Yêu cầu của khách hàng phải được ghi nhận một cách cụ thể và chính xác về chủng loại hàng hóa, số lượng từng mặt hàng, thời gian, địa điểm giao hàng cũng 109 như các điều kiện thanh toán, vận chuyển hàng hóa… Đây chính là các thông tin làm cơ sở để thực hiện các bước công việc tiếp theo của chu trình. 1.2.2. Kiểm tra tín dụng và tồn kho Thông thường mỗi khách hàng chỉ được phép mua chịu đến một giới hạn nhất định. Do vậy, trước tiên nhân viên bán hàng cần phải kiểm tra số dư công nợ của khách hàng hoặc sự đảm bảo tài chính của khách hàng trước khi quyết định chấp nhận đơn đặt hàng thanh toán sau. Nếu một đơn đặt hàng được nhận từ khách hàng thường xuyên thì thông tin tín dụng liên quan đến khách hàng ...