Giáo trình Microsoft Office Professional 2007: Bài 5

Bài 5 Làm việc với Report thuộc giáo trình "Microsoft Office Professional 2007" trong bài này trình bày các nội dung sau: lựa chọn bản ghi nguồn, tạo báo cáo, tìm hiểu về report section, tìm hiểu về các control, tinh chỉnh báo cáo, thêm control vào báo cáo, xem báo cáo, in báo cáo.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Microsoft Office Professional 2007: Bài 5Bài 5. Làm việc với Report Với Microsoft Office Access 2007 bạn có thể tạo ra nhiều loại báo cáo khác nhau, từ đơn giản đến phức tạp. Đầu tiên hãy ghĩ về báo cáo dùng để hiển thị những bản ghi từ nguồn dữ liệu. Cho dù là báo cáo với một danh sách đơn giản, hoặc báo cáo nhóm chỉ tiêu doanh thu theo vùng miền, thì việc đầu tiên bạn nên quan tâm là những trường chứa dữ liệu nào cần hiển thị lên báo cáo, và những bảng hay Query nào chứa chúng. Sau khi bạn chọn được những bản ghi cần thiết, bạn có thể dễ dàng tạo ra một báo cáo bằng công cụ Report Wizard. Report Wizard là một chức năng trong Access, chức năng này sẽ hướng dẫn bạn thông qua các câu hỏi, báo cáo được tạo ra dựa trên những câu trả lời của bạn cho những câu hỏi đó. 5.1. Lựa chọn bản ghi nguồn. Một báo cáo bao gồm những thông tin được đưa vào từ các bản ghi trong một bảng hoặc một Query. cũng như các thông tin đã được lưu giữ cùng với lúc báo cáo được thiết kế thiết kế, chẳng hạn như nhãn, đề mục, và các hình ảnh. Các bảng hoặc truy vấn cung cấp các dữ liệu này còn được biết đến như là nguồn bản ghi của báo cáo. Nếu những trường mà bạn muốn sử dụng đều nằm trong một bảng thì bạn có thể sử dụng bảng đó như nguồn bản ghi. Nếu những trường sử dụng nằm ở nhiều bảng khác nhau bạn cần bạn sẽ phải sử dụng một hoặc hiều Query như là nguồn bản ghi. Những Query này có thể đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu của bạn, hoặc nếu cần bạn có thể tạo mới những Query để có thể chưa được những dữ liệu mà bạn muốn hiển thị lên báo cáo. 5.2. Tạo báo cáo Sử dụng công cụ Report http://www.ebook.edu.vnCác công cụ Report cung cấp con đường nhanh nhất để tạo ra một báo cáo. Bởi vì nó tự động tạo ra báo cáo mà không cần lấy thông tin hỏi đáp từ người thiết kế. Báo cáo hiển thị tất cả các trường từ nguồn dữ liệu của một bảng hoặc Query. Tuy các báo cáo sử dụng công cụ Report không hoàn hảo và không thể tạo ra những sản phẩm cuối cùng. Nhưng nó thật sự hữu dụng khi để hiển thị nhanh dữ liệu. Bạn có thể lưu lại báo cáo và chỉnh sửa nó ở chế độ hiển thị Layout View hoặc Design View sao cho có thể phục vụ tốt nhất mục đích của bạn. Bước 1: Trong pane Navigation, nhấp chọn Table hoặc Query mà bạn muốn tạo báo cáo.http://www.ebook.edu.vnBước 2: Trên Tab Create, trong nhóm Reports nhấp chọn . ReportAccess sẽ tạo ra một báo cáo và hiển thị nó trên Layout View.Sau khi xem các báo cáo, bạn có thể lưu và sau đó đóng cả báo cáo và các bảng hoặc Query mà bạn đã sử dụng làm các bản ghi nguồn. Tại một thời điểm nào đó cần mở lại báo cáo, khi đó Access sẽ hiển thị những dữ liệu mới nhất từ nguồn dữ liệu của báo cáo. Sử dụng công cụ Report Wizard. http://www.ebook.edu.vnBạn sử dụng ReportWizard để có nhiều chọn lựa hơn về những trường sẽ xuất hiện trên báo cáo. Và cũng có thể chỉ ra các trường được nhóm hoặc sắp xếp, ngoài ra có thể sử dụng nhiều hơn một bảng hoặc Query làm dữ liệu nguồn cho báo cáo. Bước 2: Trên Tab Create, trong nhóm Reports nhấp chọn Report Wizard.Bước 3: Chức năng Wizard sẽ hướng dẫn bạn từng bước tạo ra báo cáo:Hộp thoại này cho phép bạn lựa chọn các trường hiển thị trên báo cáo. Nhấp Next để chuyển bước tiếp theo. http://www.ebook.edu.vnTrong cửa sổ này cho phép cho phép bạn chọn trường cần nhóm. Nhấp Next để chuyển bước tiếp theo.Chọn trường sắp xếp cho báo cáo. Nhấp Next để chuyển bước tiếp theo. http://www.ebook.edu.vn