Giáo trình môn học/mô đun: Tổ chức sự kiện (Trình độ: Trung cấp): Phần 2

(NB) Nối tiếp nội dung phần 1, phần 2 của giáo trình gồm có các chương: Chương 4: các hoạt động cơ bản giai đoạn diễn ra sự kiện; chương 5: công tác tổ chức giai đoạn kết thúc sự kiện. Mời các bạn cùng tham khảo để biết thêm các nội dung chi tiết.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình môn học/mô đun: Tổ chức sự kiện (Trình độ: Trung cấp): Phần 2 CHƢƠNG 4 KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mã chƣơng: MH 24 – 04 Giới thiệu: Trong quá trình tổ chức sự kiện ngoài việc tiến hành các nội dung chính liên quan đến việc thực hiện chủ đề của sự kiện, còn có nhiều công việc khác có liên quan nhƣ: - Cung ứng các dịch vụ vận chuyển và tổ chức đƣa đón khách - Cung ứng các dịch vụ lƣu trú - Cung ứng các dịch vụ ăn uống - Quan hệ với cơ quan truyền thông và quản trị mạng lƣới thông tin, liên lạc trong sự kiện. - Cung ứng các dịch vụ khác theo nhu cầu của khách mời và các thành phần tham gia sự kiện. Mục tiêu: - Trình bày đƣợc một số kiến thức về các hoạt động cơ bản giai đoạn diễn ra sự kiện, đón tiếp, phục vụ, đảm bảo an toàn - an ninh Nội dung chính: 1. Đón tiếp Các nội dung cơ bản trong việc tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện bao gồm: * Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách (các thành viên ban tổ chức, nhân viên tổ chức sự kiện) - Phân công nhóm đón tiếp khách - Đối với khách VIP cần có các thành viên quan trọng của ban tổ chức sự kiện - Chuẩn bị đội ngũ lễ tân/ PG… (nếu cần thiết trong việc đón khách) * Chuẩn bị khu vực đón tiếp và các trang thiết bị hỗ trợ đón tiếp khách * Đón tiếp khách với sự kiện. - Lịch sự, trang trọng đón tiếp khách phù hợp với các quy tắc xã giao - Với các khách đặc biệt (theo kế hoạch) phân công ngƣời đi kèm hƣớng dẫn. Mời, hƣớng dẫn khách vào khu vực tổ chức sự kiện Làm các thủ tục đăng ký ban đầu cho khách - Hƣớng dẫn khách đăng ký thông tin - Phát tài liệu, quà cho khách - Hƣớng dẫn khách vào khu vực chính của sự kiện 1.1 Các hình thức đón 1.1.1 Đón tại sân bay, nhà ga - Liên hệ với sân bay, nhà ga hoặc các đồng chí có trách nhiệm trong đoàn khách xác định ngày, giờ khách đến để thông báo cho các cơ quan, các đồng chí có trách nhiệm ở địa phƣơng chuẩn bị đón khách. - Liên hệ trƣớc với các cơ quan chức năng ở sân bay, ga tàu (Ban giám đốc sân bay, Công an cửa khẩu, Hải quan…) để tranh thủ giúp đỡ giải quyết các thủ tục xuất nhập cảnh, hộ chiếu, hành lý nhanh chóng thuận lợi cho khách. * Nếu là Nguyên thủ quốc gia thì: - Sân bay treo cờ hai nƣớc, trang trí cờ, khẩu hiệu chào mừng đoàn. - Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố, Tỉnh, Giám đốc Sở Ngoại vụ… đón tại cầu thang máy bay, cửa toa (nếu đi tàu hỏa), cửa xe (nếu đi xe hơi), giới thiệu những ngƣời ra đón (xếp hàng theo vị trí từ cao xuống thấp) rồi đƣa khách lên xe. - Xe trƣởng đoàn cắm cờ hai nƣớc. - Xe cảnh sát dẫn đƣờng lúc đón, tiễn và các hoạt động khác. - Tặng hoa Trƣởng đoàn và phu nhân (nếu có). 1.1.2 Đón tiếp tại cơ sở lƣu trú - Bandroll, hoa - Cán bộ đón tiếp - Thủ tục và hƣớng dẫn 1.1.3 Đón tiếp tại phòng Hội nghị - Lễ tân, đội ngũ hƣớng dẫn - Cán bộ đón tiếp 1.1.4 Đón tiếp tại nơi diễn ra sự kiện - Nhân viên hƣớng dẫn - Thành phần đón tiếp 1.2 Các nghi thức đón 1.2.1 Đón theo nghi lễ - Nguyên tắc chung - Hình thức đón tiếp - Nghi lễ đón tiếp của một số nƣớc trên thế giới - Nghi lễ đón tiếp phổ biến tại Việt Nam 1.2.2 Đón thông thƣờng - Một số lƣu ý trong quá trình đón tiếp - Nội dung đón tiếp Các nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển Các nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển ở Việt Nam bao gồm các nhóm cơ bản sau: - Các hãng (tổng công ty/ công ty) hàng không - Tổng công ty đƣờng sắt - Các doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển (đƣờng bộ) - Các công ty lữ hành, du lịch, đại lý vận chuyển - Các đối tƣợng khác có khả năng cung ứng dịch vụ vận chuyển Các phương tiện vận chuyển Sử dụng các phương tiện vận chuyển công cộng Đối với vận chuyển bằng đƣờng không và đƣờng sắt, và ô tô công cộng các dịch vụ đi kèm thƣờng có tính cứng nhắc (nhà tổ chức sự kiện khó có thể can thiệp hay kiểm soát), nếu nhà tổ chức sự kiện phải chịu việc cung ứng các dịch vụ liên quan đến hai loại phƣơng tiện này thì công việc chủ yếu của họ bao gồm: - Lựa chọn nhà cung ứng thích hợp, lựa chọn chất lƣợng của dịch vụ (ví dụ hạng vé máy bay; loại vé đƣờng sắt nhƣ: vé ngồi mềm, ngồi cứng, vé nằm, toa riêng…; lựa chọn công ty vận tải hành khách đƣờng bộ phù hợp). - Đặt chỗ, mua vé cho khách - Tổ chức gửi vé, gửi thƣ, hƣớng dẫn - Tổ chức đón khách (nếu có) Trong trƣờng hợp, khách phải tự lo việc đi lại và đƣợc ngân sách sự kiện chi trả cho chi phí vận chuyển. Nhà tổ chức sự kiện cần chú ý - Khi gửi giấy mời cho khách, nhà tổ chức sự kiện cần gửi thêm các lƣu ý để đảm bảo yêu cầu thanh toán (nhƣ khách mời phải có cuống vé/ hóa đơn vận chuyển hợp lệ…) - Khi khách đến tham gia sự kiện, phải có các nhân viên phụ trách nội dung này; thông báo, hƣớng dẫn khách làm các thủ tục thanh toán (ví dụ các mẫu kê khai, nộp vé, ký nhận…) - Nên thanh toán ngay cho khách, không nên để khi sự kiện kết thúc (khách đã trở về nơi ở) mới tiến hành thanh toán và gửi tiền cho họ. - Dự tính các trƣờng hợp phát sinh trong thanh toán phí vận chuyển (nhƣ đi taxi hóa đơn không hợp lệ/ không có vé ô tô… ) để xin hƣớng giải quyết trƣớc. Ngay cả trong quá trình triển khai thực tế nếu gặp các tình huống phát sinh, không nên từ chối khách ngay mà cần xin ý kiến của ngƣời có trách nhiệm chi trả các khoản phí này cho khách. Thuê dịch vụ vận chuyển bằng ô tô Ở Việt Nam hiện nay việc thuê phƣơng tiện để đƣa đón khách mời tham gia sự kiện (hay trong quá trình diễn ra sự kiện) thƣờng liên quan đến các phƣơng tiện vận chuyển đƣờng bộ trong đó chủ yếu là ô tô. - Xe 4 chỗ: Đây là loại xe có đặc tính an toàn, sang trọng, lịch sự thể hiện sự tôn trọng khách mời và qua đó nâng cao những ấn tƣợng của sự kiện đối với khác ...