Giáo trình Nguyên lý kế toán - CHƯƠNG 4: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ

Mục tiêu:  Trình bày khái niệm, ý nghĩa và cách phân loại của chứng từ kế toán qua đó biết được phương pháp lập và ghi chứng từ, số lượng các biểu mẫu chứng từ đã được Nhà nước quy định  Trình bày nguyên tắc luân chuyển, bảo quản lưu trữ của các loại chứng từ kế toán  Trình bày mục đích và các phương pháp kiểm kê trong Doanh nghiệp; vai trò của kế toán trong kiểm kê...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Nguyên lý kế toán - CHƯƠNG 4: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ Giáo trình Nguyên lý kế toán CHƯƠNG 4: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ Mục tiêu: Trình bày khái niệm, ý nghĩa và cách phân loại của chứng từ kế toán qua đó − biết được phương pháp lập và ghi chứng từ, số lượng các biểu mẫu chứng từ đã được Nhà nước quy định Trình bày nguyên tắc luân chuyển, bảo quản lưu trữ của các loại chứng từ kế − toán Trình bày mục đích và các phương pháp kiểm kê trong Doanh nghiệp; vai trò − của kế toán trong kiểm kê 4.1. Chứng từ kế toán 4.1.1. Khái niệm chứng từ kế toán Theo Luật kế toán 03/2003/QH11, Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Lập chứng từ là phương pháp của kế toán dùng để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, theo địa điểm phát sinh nghiệp vụ bằng giấy tờ hoặc vật mang tin theo qui định của pháp luật. Ví dụ: Phiếu thu dùng để ghi nhận nghiệp vụ thu tiền mặt − Phiếu chi dùng để ghi nhận nghiệp vụ chi tiền mặt − Hóa đơn bán hàng dùng để ghi nhận nghiệp vụ bán hàng − Lập chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của qui trình kế toán. Do đó, chứng từ kế toán có ý nghĩa rất quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán, kiểm soát nội bộ, chứng nhận tính chất pháp lý của nghiệp vụ và của số liệu ghi chép trên sổ kế toán. 4.1.2. Phân loại chứng từ kế toán Chứng từ kế toán có nhiều loại và tùy theo tiêu thức phân loại mà được phân thành các nhóm khác nhau: 4.1.2.1. Căn cứ hình thức biểu hiện Chứng từ kế toán bao gồm chứng từ bằng giấy và chứng từ điện tử − 69 Giáo trình Nguyên lý kế toán + Chứng từ bằng giấy: Chứng từ bằng giấy được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định của pháp luật về kế toán và được thể hiện giấy tờ theo những mẫu biểu quy định bắt buộc hoặc hướng dẫn. Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi − Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho − Hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng,… − + Chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có đầy đủ các nội dung qui định tại điều 17 của Luật kế toán (phải có các nội dung: tên và số hiệu của chứng từ kế toán, ngày tháng năm lập chứng từ kế toán, tên địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán, tên địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán…) và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Ví dụ: Thẻ Visa Card, Master Card − Tập tin dưới dạng một Email được các ngân hàng sử dụng như: City Bank, − ngân hàng Hồng Kông Thượng Hải (HSBC),… 4.1.2.2. Căn cứ theo nội dung kinh tế: Chứng từ kế toán bao gồm 5 loại. + Chứng từ về lao động tiền lương Ví dụ: Bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, Bảng thanh toán lương, Bảng kê trích nộp các khoản theo lương,… + Chứng từ về hàng tồn kho Ví dụ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kê mua hàng, biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa + Chứng từ về bán hàng Ví dụ: Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi, thẻ quầy hàng + Chứng từ về tiền tệ Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, bảng kiểm kê quỹ, bảng kê chi tiền, … + Chứng từ về tài sản cố định 70 Giáo trình Nguyên lý kế toán Ví dụ: Biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố đ ịnh, biên bản kiểm kê tài sản cố định, Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định,… 4.1.2.3. Căn cứ theo tính chất pháp lý: Chứng từ kế toán bao gồm chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn. + Chứng từ bắt buộc: Những chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đ ối với loại chứng từ này Nhà nước tiêu chuẩn hóa về qui cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ảnh, mục đích và phương pháp lập. Các chứng từ này được áp dụng thống nhất cho các lĩnh vực và các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế. (Ví dụ: hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, phiếu chi…) + Chứng từ hướng dẫn: Những chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp (ví dụ: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bảng thanh lý tài sản cố định, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương…). 4.1.2.4. Căn cứ vào công dụng của chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán bao gồm chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ + Chứng từ gốc: Những chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ gốc gồm 2 loại: - Chứng từ mệnh lệnh: Là chứng từ dùng để truyền đạt các lệnh sản xuất kinh doanh hoặc công tác nhất định như lệnh chi tiền, lệnh xuất kho… Chứng từ mệnh lệnh không ...