Giáo trình Quản trị văn phòng: Phần 2

Nối tiếp nội dung của phần 1 cuốn giáo trình "Quản trị văn phòng", phần 2 trình bày các nội dung: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, soạn thảo văn bản quản lý, công tác lưu trữ. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Quản trị văn phòng: Phần 2 GIÁO TRÌNH QUẢN TR| VĂN PHÒNG CHƯƠNG VI Tổ CHÚC GIẢI QUYẾT VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN Chương này sẽ giới thiệu những vấn đề chung về văn bản quản lý và công tác tổ chức giải quyết quản lý văn bản trong các cơ quan doanh nghiệp. IẵMỘT SỐ VẤN ĐỂ CHUNG VỂ VĂN BẢN QUẢN LÝ 1. Khái niệm và phân loại văn bản quản lý a. K hái niệm : Văn bản nói chung là một phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định. Tuỳ theo từng lĩnh vực cụ thể của hoạt động xã hội mà văn bản có những hình thức và nội dung khác nhau, trong đó văn bản quản lý là một dạng của văn bản nói chung. Văn bản quản lý là các văn bản được hình thành, sử dụng trong hoạt động quản lý lãnh đạo. Trong các cơ quan nhà nước, văn bản được sử dụng như một phương tiện để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong quản lý. Văn bản quản lý nhà nưóc là những thông tin quản lý thành văn do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, thủ tục trình tự nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính qua lại giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa các cơ 140 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Chương VI: Tổ chúc giải quyết và quản lý văn bản quan nhà nước với các tổ chức, các cá nhân (các cơ quan Nhà nước có thể là: các cơ quan, đoàn thể các tổ chức kinh tế, xã hội, đơn vị quân đội... do Nhà nước thành lập). Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh mang tính quyền lực nhà nước, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi nhà nước, đồng thời thể hiện kết quả hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức. Như vậy không phải bất cứ loại văn bản tài liệu nào cũng là văn bản quản lý nhà nước. Sự khác biệt của văn bản quản lý so vói các loại văn bản khác thể hiện ở: Hiệu lực pháp lý, quy trình soạn thảo, thể thức văn bản được quy định bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyển. ¿ỗ Phán loại: Văn bản quản lý nhà nước được phân loại theo nhiều cách khác nhau: Theo tác giả, theo tên gọi, theo hiệu lực pháp lý, theo nội dung. Dưới đây là một số cách phân loại cơ bản: b l . Phản ¡oại theo hiệu lực pháp lý: - Văn bản quy phạm pháp luật: Điều 1 của Luật Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 quy định: “Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó có các quy tắc sử sự chung được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa'. Diễn giải khái niệm văn bản quy phạm pháp luật Nghị định số 101/1997/NĐ-CP của Chính phủ đã chỉ rõ: Văn bản quy phạm pháp luật là vănbản có đầy đủ các yếu tố sau đây: Trưòng Đại học Kinh tế Quốc dân 141 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ VÀN PHÒNG 1. Do cơ quan nhà nuớc có thẩm quvền ban hanh với hình thức tươns ứng theo luật định (sẽ đề cập cụ thể ờ phần sau). 2. Chứa đựng các quy tắc xừ sự chung được áp dụng nhiều lần, đối vói mọi đối tượne hoặc một nhóm đối tượng, có hiệu lực ưong phạm vi toàn quốc hoặc từng địa phương. 3. Được Nhà nước bào đàm thi hành bằne các biện pháp: Tuyên truyền, £Ĩáo dục, thu vết phục, các biện pháp tổ chức hành chính, kinh tế, cưỡne chế, các quy định chế tài đối với người có hành vi vi phạm. Vãn bàn quv phạm pháp luật có vai trò hết sức quan ưọns trona quàn lý nhà nước, là cơ sờ để xây dựns và hoàn thiện hệ thốn 2 văn bản quản lý nhà nước. - Vãn bản cá biệt (văn bản áp dụns luật pháp): Đảy là nhữns văn bản chi chứa đựns các quy tắc xử sự riẻns do các Cữ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm vụ của mình. Loại văn bản này thườne để giải quyết một vụ việc cụ thể, đối với nhữns đối tượns cụ thể. Ví dụ: quvết định lẽn Iươns. khen thường, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ... - Văn bản hành chính: Là nhữns văn bản để điều hành thực thi các vãn bàn quv phạm pháp luật hoặc để giải quvết các công việc cụ thể hoặc để phàn ánh tình hình, giao dịch, trao đổi công tác. £hi chép cóng việc của cơ quan nhà nước. V í dụ: công văn. báo cáo. thòns báo. ứìỏns cáo... - Văn bàn chuyên môn. nshiệp vụ: Gổm các vãn bản mans tính chấr chuyên môn kv thuật riêng của từns cơ quan để thực thi 142 Trưởng Đại học Kình tế Quốc dân Chương VI: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nhiệm vụ của mình. Ví dụ: bảng thống kê, hoá đơn, biểu giá, hợp đồng, bản vẽ kỹ thuật... b2. Phán loại theo hình thức văn bản và thẩm quyền ban liành - Các văn bản quy phạm pháp luật: Hiến pháp năm 1992 và Luật Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 quy định các hình thức và thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật như sau: + Quốc hội ban hành các loại văn bản quy phạm pháp luật sau: hiến pháp, luật, bộ luật, nghị quyết. + u ỷ ban thường vụ quốc hội ban hành: pháp lệnh, nghị quyết. + Chủ tịch nước ban hành: lệnh, quyết định. + Chính phủ ban hành: nghị quyết, nghị định. + Thủ tướng Chính phủ ban hành: quyết định, chỉ thị + Các Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ ban hành: quyết định, chỉ thị, thông tư. + Hội đổng thẩm phán toà án nhân dân tối cao ban hành: nghị quyết. + Viện trưởng viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành: quyết định, chỉ thị, thông tư. + Hội đồng nhân dân các cấp ban hành: nghị quyết. Trưòng Đại học Kính tế Quốc dân 143 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _GIÁO _ TRÌNH QUẢN TRI VĂN PHÒNG + u ỷ ban nhân dân các cấp ban hành: quyết định, chỉ thị + Các cơ quan nhà nước phối hợp với các tổ chức chính trị - xã hội ban hành Thông tư liên tịch để giải thích, hướng dẫn thực hiện một văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên. - Văn bản hành chính: Các hình thức văn bản hành ch ...