Giáo trình Quản trị văn phòng - Trường Cao đẳng Nghề An Giang

Giáo trình Quản trị văn phòng cung cấp kiến thức tổng quát về văn phòng, các nghiệp vụ chủ yếu của văn phòng như biết tổ chức nơi làm việc;soạn thảo, ban hành văn bản và tổ chức các buổi họp chiêu đãi, công tác lễ tân. Mời các bạn cùng tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Quản trị văn phòng - Trường Cao đẳng Nghề An Giang LỜI GIỚI THIỆU Giáo trình này nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức về quản trị hành chính văn phòng cơ bản nhất, làm nền tảng để sinh viên khi tham gia công việc ở các doanh nghiệp. Cho dù là cơ quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân hay công ty đa quốc gia cũng không thể thiếu dược bộ phận văn phòng, bộ phận này đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan cũng như doanh nghiệp. Quản trị văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong cơ quan doanh nghiệp. Quản trị văn phòng là một lĩnh vực quản trị có nội dung phong phú phức tạp. Không phải nhà quản lý nào, thủ trưởng nào cũng được trang bị đầy đủ kiến thức về quản trị văn phòng, vì vậy đó có lẽ là hạn chế và làm giảm hiệu quả công việc của họ. Đối với sinh viên khoa Kinh tế sau khi tốt nghiệp công việc họ thường gắn với công tác văn phòng nên việc trang bị kiến thức quản trị văn phòng là hết sức cần thiết. Để đáp ứng nhu cầu đó khoa Kinh tế - trường Cao đẳng Nghề An Giang đã đưa Quản trị văn phòng vào là môn học đối với sinh viên của khoa. An Giang, ngày 2 tháng 3 năm 2018 Tham gia biên soạn Nguyễn Minh Trí 1 MỤC LỤC ĐỀ MỤC TRANG A. Lời giới thiệu 1 B. Mục lục 2 C. Chương trình môn học 4 Chương 1: Văn phòng 5 I. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 5 1. Khái niệm văn phòng 5 2. Chức năng của văn phòng 6 3. Nhiệm vụ của văn phòng 6 II. Cơ cấu tổ chức văn phòng 7 1. Khái niệm cơ cấu tổ chức văn phòng 7 2. Các bộ phận trong cơ cấu tổ chức văn phòng 8 III. Bố trí, trang bị, hiện đại hóa văn phòng 9 1. Bố trí văn phòng 10 2. Trang bị văn phòng 11 3. Hiện đại hóa công tác văn phòng 11 Chương 2: Tổ chức các cuộc họp, hội thảo, hội nghị 12 I. Những vấn đề chung về hội họp, hội nghị 12 1. Khái niệm hội nghị 12 2. Ý nghĩa của hội họp, hội nghị 12 II. Phân loại hội họp 12 1. Phân loại căn cứ các khâu của quá trình quản lý 12 2. Phân loại căn cứ mục đích hội họp 12 3. Phân loại căn cứ hình thức hội họp 12 III. Quy trình tổ chức hội họp 12 1. Chuẩn bị hội họp 12 2. Tiến hành cuộc họp 13 3. Công việc sau cuộc họp 13 Chương 3: Tổ chức công tác lễ tân 14 I. Một số vấn đề chung về hoạt động lễ tân 14 1. Lễ tân và vai trò công tác lễ tân 14 2. Những nguyên tắc cơ bản của hoạt động lễ tân 14 II. Hoạt động đón tiếp khách 15 1. Hoạt động đón tiếp khách tại cơ quan 15 2. Tiếp khách qua điện thoại 17 III. Đãi khách 19 1. Giải khát trong đãi khách 19 2. Tiệc chiêu đãi 19 Chương 4: Soạn thảo văn bản quản lý 25 I. Những quy định chung về thủ tục soạn thảo văn bản 25 1. Nguyên tắc ra văn bản 25 2. Thủ tục ban hành văn bản 26 3. Thể thức văn bản 26 II. Soạn thảo văn bản pháp quy 27 2 III. Soạn thảo văn bản hành chính 28 1. Những yêu cầu của soạn thảo văn bản hành chính 28 2. Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính 29 D. Điều kiện thực hiện môn học 30 E. Nội dung phương pháp đánh giá 30 F. Hướng dẫn thực hiện môn học 30 3 CHƢƠNG TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Mã môn học: MH18 Thời gian thực hiện môn học: 45 giờ (Lý thuyết: 15 giờ, thực hành: 28 giờ, kiểm tra: 2 giờ). I. VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA MÔN HỌC 1. Vị trí: Quản trị văn phòng là một môn học thuộc khối kiến thức chuyên ngành của nghề kế toán. Môn học này được bố trí giảng dạy sau các môn cơ sở của nghề, song song với các môn chuyên môn khác của nghề 2. Tính chất: Môn học này cung cấp kiến thức tổng quát về văn phòng, các nghiệp vụ chủ yếu của văn phòng như biết tổ chức nơi làm việc;soạn thảo, ban hành văn bản và tổ chức các buổi họp chiêu đãi, công tác lễ tân, ,… II. MỤC TIÊU CỦA MÔN HỌC 1. Về kiến thức: Trình bày được những nội dung liên quan đến công tác tổ chức văn phòng, các nghiệp vụ thư ký, lễ tân, giải quyết văn bản đến, văn bản đi, kỹ thuật soạn thảo văn bản. 2. Về kỹ năng: - Vận dụng thành thạo các nghiệp vụ văn phòng nhưsoạn thảo văn bản; quản lý hồ sơ, giấy tờ, con dấu; - Bố trí, trang bị, hiện đại hóa văn phòng văn phòng một cách hợp lý. - Tổ chức được các hoạt động hội thảo, hội nghị, họp. - Tổ chức tốt công tác lễ tân. 3. Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Chủ động, tích cực học tập và nghiên cứu môn học. ...