Giáo trình Thực hành kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp (Nghề Kế toán doanh nghiệp - Trình độ Cao đẳng): Phần 2 - CĐ GTVT Trung ương I

Giáo trình Thực hành kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp (Nghề Kế toán doanh nghiệp - Trình độ Cao đẳng): Phần 2 trang bị cho người học những kiến thức về lập báo cáo tài chính và ứng dụng kế toán doanh nghiệp trên phần mềm kế toán. Mời các bạn tham khảo!
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Thực hành kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp (Nghề Kế toán doanh nghiệp - Trình độ Cao đẳng): Phần 2 - CĐ GTVT Trung ương I BÀI 5: ỨNG DỤNG KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1. Tạo cơ sở d liệu Thông thƣờng đối với một đơn vị hành chính sự nghiệp để bắt đầu một năm tài chính mới thƣờng phải tiến hành mở sổ kế toán mới tƣơng ứng với năm tài chính đó. Trong các phần mềm kế toán việc mở sổ kế toán (hay còn gọi là tạo dữ liệu kế toán) đƣợc thực hiện ngay lần đầu tiên khi ngƣời sử dụng bắt đầu sử dụng phần mềm. Quá trình mở sổ đƣợc thực hiện qua một số bƣớc trong đó cho phép ngƣời sử dụng đặt tên cho sổ kế toán, chọn nơi lƣu sổ kế toán vừa mở trên máy tính, chọn phƣơng pháp tính giá, chọn ngày bắt đầu hạch toán, chọn phƣơng pháp tính giá... Đối với mỗi phần mềm thì việc tạo dữ liệu kế toán sẽ theo những quy trình và thao tác khác nhau. 2. Thiết lập hệ thống tài khoản Trong quá trình mở sổ, kế toán sẽ tiến hành khai báo một số thông tin về hệ thống nhƣ: cách tạo dữ liệu kế toán, nơi lƣu dữ liệu kế toán, thông tin đơn vị, thông tin ngầm định, tuỳ chọn của đơn vị, ngày hạch toán. Sau khi tạo xong dữ liệu kế toán và thiết lập các thông tin hệ thống, ngƣời sử dụng sẽ đăng nhập vào dữ liệu để thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mỗi một phần mềm sẽ có một màn hình giao diện khác nhau. Ví dụ: 105 3. Khai báo các danh mục Sau khi tiến hành mở sổ kế toán, để có thể hạch toán đƣợc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên phần mềm kế toán thì ngƣời sử dụng phải tiến hành khai báo một số danh mục ban đầu trƣớc khi nhập số dƣ ban đầu cho các tài khoản. 3.1. Danh mục Hệ thống tài khoản Danh mục Hệ thống tài khoản đƣợc sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản. Thông thƣờng các phần mềm kế toán đã thiết lập sẵn hệ thống tài khoản chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính. Tuy nhiên, để phản ánh đƣợc các hoạt động kinh tế phát sinh của từng đơn vị hành chính sự nghiệp, các phần mềm vẫn cho phép ngƣời sử dụng mở thêm các tiết khoản trên cơ sở hệ thống tài khoản chuẩn. Hệ thống tài khoản này sẽ đƣợc sử dụng trong các bút toán hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. 3.2. Danh mục Mục lục ngân sách Trong các phần mềm kế toán danh mục này đƣợc sử dụng nhƣ một hệ thống để thống kê tình hình thu, chi NSNN theo các chỉ tiêu khác nhau nhƣ: Các cấp ngân sách, các ngành, các hoạt động. Danh mục Mục lục ngân sách baogồm: Nguồn kinh phí, Chƣơng, Loại khoản, Mục/Tiểu mục. Thông thƣờng các phần mềm kế toán đã đƣợc thiết lập sẵn theo danh mục Mục lục ngân sách chuẩn của Bộ tài chính. Tuy nhiên để phản ánh đƣợc tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị, phần mềm cho phép ngƣời sử dụng mở thêm các mục lục ngân sách nhỏ từ danh mục mục lục ngân sách chuẩn. Danh mục Mục lục ngân sách này sẽ đƣợc sử dụng trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị trong kỳ. - Danh mục Nguồn kinh phí Danh mục Nguồn kinh phí đƣợc sử dụng nhằm mục đích thống kê nguồn gốc các nguồn 106 kinh phí đƣợc sử dụng tại các đơn vị hành chính sự nghiệp. VD: Ngân sách Trung ƣơng, Ngân sách Tỉnh, Ngân sách Huyện,… - Danh mục Chương Danh mục Chƣơng thể hiện đặc thù riêng của từng đơn vị hành chính sự nghiệp. Ví dụ: Bộ Y tế, Sở Y tế, Bộ Giáo dục, Sở Giáo dục,… - Danh mục Loại khoản Danh mục Loại khoản cho phép thống kê các loại hình hoạt động trong lĩnh vực kinh tế, chính trị xã hội. Các lĩnh vực hoạt động nhƣ: Nông nghiệp - Lâm nghiệp - Thủy sản, Công nghiệp khai khoáng, Công nghiệp chế biến, chế tạo,… - Danh mục Mục/Tiểu mục Danh mục Mục/Tiểu mục dùng để thống kê các khoản thu, chi chi tiết theo các hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội của Ngân sách nhà nƣớc. Các khoản thu NSNN bao gồm: các khoản thu từ thuế, phí, lệ phí; các khoản thu từ hoạt động kinh tế của Nhà nƣớc; các khoản đóng góp của tổ chức và cá nhân; các khoản viện trợ; các khoản thu khác theo quy định của pháp luật. Các khoản chi NSNN bao gồm: các khoản chi phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng, an ninh, bảo đảm hoạt động của bộ máy nhà nƣớc; chi trả nợ của Nhà nƣớc; chi viện 107 trợ và các khoản chi khác theo quy định của pháp luật. 3.3. Danh mục Chương trình mục tiêu Danh mục chƣơng trình mục tiêu dùng để thống kê các khoản thu, chi cho các chƣơng trình, mục tiêu, dự án quốc gia và các nhiệm vụ cần theo dõi riêng. 3.4. Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp Trong các phần mềm kế toán danh mục khách hàng, nhà cung cấp đƣợc ngƣời sử dụng khai báo nhằm lập các báo cáo thống kê mua, bán hàng hóa và theo dõi công nợ chi tiết đến từng khách hàng, nhà cung cấp. Mỗi khách hàng, nhà cung cấp sẽ đƣợc nhận diện bằng mã hiệu khác nhau gọi là mã khách hàng, nhà cung cấp. Mã hiệu này thông thƣờng sẽ do ngƣời sử dụng đặt sao cho phù hợp với mô hình hoạt động và quản lý của đơn vị hành chính sự nghiệp. Có rất nhiều phƣơng pháp đặt mã hiệu khác nhau, các phƣơng pháp này phụ thuộc vào yêu cầu tổ chức quản lý đối tƣợng và phụ thuộc vào tính chất của từng đối tƣợng cụ thể. Ví dụ: - Dùng phƣơng pháp đặt mã theo tên viết tắt hoặc ghép các chữ cái đầu trong tên khách hàng, nhà cung cấp. Cách mã hóa này mang tính gợi nhớ cao. - Dùng phƣơng pháp đánh số lần lƣợt tăng dần theo phát sinh của đối tƣợng khách hàng, nhà cung cấp mới bắt đầu từ 1, 2, 3,…. Tuy nhiên cách đặt này không mang ý nghĩa gợi ý nào. Một số điểm lƣu ý khi thiết lập mã khách hàng, nhà cung cấp trong các phần mềm kế toán: - Mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp phải đƣợc đặt một mã khác nhau. - Không nên đƣa ra một mã mà thành phần thông tin trong mã đó lại là của một mã khác. 108 3.5. Danh mục Vật tư hàng hóa, công cụ dụng cụ Danh mục Vật tƣ hàng hóa, công cụ dụng cụ dùng để theo dõi các vật tƣ, hàng hóa, công cụ dụng cụ đƣợc sử dụng khi thực hi ...