Giáo trình tin học quản lý phần 1

Ngày nay, tin học đang được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống, trong đó công tác quản lý là một trong những lĩnh vực được thừa hưởng thành quả của sự phát triển CNTT nhiều nhất.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình tin học quản lý phần 1HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG ------- ------- BÀI GIẢNGTIN HỌC QUẢN LÝ Biên soạn : Ths. DƯƠNG TRẦN ĐỨC Ks. PHẠM HÙNG THẾ Lưu hành nội bộ HÀ NỘI - 2006 LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, tin học đang được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống, trongđó công tác quản lý là một trong những lĩnh vực được thừa hưởng thành quả của sự pháttriển CNTT nhiều nhất. Hầu hết các công việc trước đây được thực hiện bằng tay, thực hiệntrên giấy, được tính toán thủ công, thì nay đã có thể được thực hiện dễ dàng, tiện lợi vàchính xác hơn nhờ các ứng dụng tin học. Đối với các hệ thống quản lý phức tạp thì cần phảicó các chương trình ứng dụng riêng biệt, được xây dựng dành riêng cho các hệ thống này,ví dụ như các chương trình kế toán, hệ thống quản lý đào tạo của 1 trường đại học, quản lýngân hàng, kho bạc v.v. Đối với các hệ thống không quá phức tạp (ví dụ bảng lương, chấmcông .v.v), người ta thường sử dụng các chương trình ứng dụng được xây dựng sẵn để quảnlý, như Word, Excel, Foxpro, Access, v.v. Cuốn giáo trình “Tin học quản lý” giới thiệu với bạn đọc các chức năng nâng cao củahai ứng dụng tin học được dùng phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay cho công tác quản lý,đó là ứng dụng bảng tính Microsoft Excel và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access.Đây là hai ứng dụng cốt lõi và được ưu chuộng của bộ chương trình ứng dụng tin học vănphòng (Office) do Microsoft phát triển. Trải quan nhiều phiên bản (hiện nay là phiên bảnchạy trên Windows XP), Excel và Access đã có rất nhiều cải tiến, được tăng cường thêmcác chức năng, và ngày càng tiện lợi, hiệu quả, được cài đặt trên hầu hết các máy sử dụnghệ điều hành Windows. Phần 1 trình bày về Excel nâng cao, bao gồm việc sử dụng các chức năng nâng cao,các hàm nâng cao, các công cụ phân tích dữ liệu v.v. Excel tương đối dễ sử dụng, các ứngdụng của Excel cũng rất rộng rãi, từ đơn giản đến phức tạp, tuy nhiên không đáp ứng đượcđối với các bài toán cần phải quản lý nhiều dữ liệu và cần các tính toán linh hoạt. Trong khi lớp các ứng dụng của Excel rộng và không quản lý nhiều dữ liệu thì Accesscó tầm ứng dụng hẹp hơn, nhưng có thể đáp ứng cho các ứng dụng phức tạp hơn, quản lý dữliệu nhiều hơn và tính toán linh hoạt hơn. Thực chất, Access là một hệ quản trị CSDL quymô vừa, vì vậy việc sử dụng Access thiên về lập trình và yêu cầu người sử dụng phải cómột số kỹ năng cơ bản cũng như các khái niệm về lập trình và CSDL. Phần 2 nhắc lại cáckhái niệm cơ bản của Access và trình bày về phương pháp xây dựng một số ứng điển hìnhtrên Access. Cuối mỗi phần là các bài tập và gợi ý hoặc hướng dẫn giải. Mặc dù đã rất cố gắng trong quá trình biên soạn, song không tránh khỏi các thiểu sót,nhóm tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp của bạn đọc để tài liệu được hoàn thiệnhơn. Cuối cùng xin gửi lời cảm ơn tới các đồng nghiệp đã giúp đỡ nhóm biên soạn hoànthành cuốn tài liệu này. Nhóm tác giả Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý PHẦN 1 SỬ DỤNG EXCEL TRONG QUẢN LÝGIỚI THIỆU Như đã biết, Excel là ứng dụng bảng tính rất thông dụng chạy trên môi trường Windows.Rất nhiều người đang sử dụng Excel, nhưng hầu hết chỉ sử dụng các tính năng cơ bản như tạo cácbảng tính đơn giản có trình bày theo hàng, cột, với các phép tính cơ sở như cộng tổng, tính trừ,nhân, chia, trung bình v.v. Tuy nhiên, Excel là một ứng dụng rất đa năng, không những dễ dàngcho phép người dùng thể hiện các bài toán đơn giản 1 cách nhanh chóng mà còn cho phép ngườidùng sử dụng các chức năng tính toán và phân tích rất mạnh nhằm quản lý các hệ thống tính toántương đối phức tạp. Phần này giới thiệu cho bạn đọc những chức năng nâng cao của Excel như tạo tệp mẫu,macro, bảo mật v.v., các hàm nâng cao dùng trong các bài toán phức tạp như hàm if, hàm countif,lookup v.v., các hàm lồng nhau, và cách sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu trong Excel nhưGoal seek, Solver v.v. Việc sử dụng các hàm nâng cao cho phép thực hiện các phép tính phức tạp,tạo các lệnh điều kiện, rẽ nhánh, tham chiếu dữ liệu v.v., tạo ra các kết quả dưới các định dạngmong muốn. Đặc biệt, việc cho phép sử dụng các hàm lồng nhau (kết quả của hàm này là tham sốcho hàm kia) tạo cho Excel một khả năng lập trình khá mạnh và tiện lợi. Tuy nhiên, dù được hỗtrợ khả năng lập trình và các hàm khá mạnh, Excel vẫn chỉ là 1 chương trình ứng dụng, do vậykhả năng quản lý dữ liệu rất hạn chế, không quản lý được các hệ thống có lượng dữ liệu lớn vàcần đến khả năng lập trình mạnh. Phần 2 sẽ giới thiệu với bạn đọc 1 công cụ quản trị dữ liệu mạnhhơn nhiều, chuyên sử dụng cho các ứng dụng quản lý dữ liệu, đó là ...