Giáo trình tin học quản lý phần 2

Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Trên cửa sổ này, Excel cho phép người dùng đưa vào mật khẩu để mở khóa bảo vệ sheet. Tiếp theo, người dùng có thể chọn các nội dung cần bảo vệ ở danh sách lựa chọn bên dưới. Mặc định Excel chỉ cho phép chọn (bôi đen) ô dữ liệu, ngoài ra các chức năng khác như định dạng ô dữ liệu, định dạng hàng, cột, thêm cột, hàng v.v. đều bị cấm. Để cho phép các chức năng này, click chọn các lựa chọn tương ứng. 1.3.3.4 Bảo vệ các ô...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình tin học quản lý phần 2 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Trên cửa sổ này, Excel cho phép người dùng đưa vào mật khẩu để mở khóa bảo vệ sheet. Tiếp theo, người dùng có thể chọn các nội dung cần bảo vệ ở danh sách lựa chọn bên dưới. Mặc định Excel chỉ cho phép chọn (bôi đen) ô dữ liệu, ngoài ra các chức năng khác như định dạng ô dữ liệu, định dạng hàng, cột, thêm cột, hàng v.v. đều bị cấm. Để cho phép các chức năng này, click chọn các lựa chọn tương ứng. 1.3.3.4 Bảo vệ các ô dữ liệu Chức năng bảo vệ ô dữ liệu cho phép khóa các ô dữ liệu hoặc ẩn đi, không cho phép hiển thị trên bảng tính. Để thực hiện bảo vệ ô dữ liệu, click chuột phải vào ô dữ liệu tương ứng và chọn Format cells … Tiếp theo, trên cửa sổ hiện ra chọn Protection. 21 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Lựa chọn Locked cho phép khóa nội dung của ô dữ liệu, trong khi lựa chọn Hidden sẽ cho ẩn nội dung của ô. Chú ý rằng các lựa chọn này chỉ có tác dụng khi ta thực hiện việc bảo vệ Sheet (như đã trình bày ở trên). Do vậy, ta thấy các ô dữ liệu của Excel đều có lựa chọn mặc định là Locked, tuy nhiên nội dung của ô vẫn có thể thay đổi vì các sheet chưa được bảo vệ. Ẩn một hàng, một cột, hoặc 1 sheet trong bảng tính Để ẩn 1 hàng, 1 cột, hoặc 1 sheet trong bảng tính, lựa chọn hàng, cột, hoặc sheet tương ứng rồi chọn menu Format > Row (Column, hoặc Sheet) rồi chọn Hide. Để cho hiện ra các hàng, cột, hoặc sheet đã ẩn trước đó, chọn Unhide từ menu tương ứng. 22 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý CHƯƠNG 2: SỬ DỤNG CÁC HÀM NÂNG CAO 2.1 CÁC HÀM LOGIC VÀ THỐNG KÊ THÔNG DỤNG 2.1.1 Sử dụng hàm IF Trong thực tế, khi tính toán số liệu cũng như xử lý các bài toán trong công việc, người dùng cần giải quyết một vấn đề có dạng: “Nếu dữ liệu đầu vào như thế này, thì tôi muốn đầu ra như thế kia. Ngược lại, tôi muốn có một đầu ra khác.” Với những bài toán có dạng như trên, Excel cung cấp một hàm rất hữu ích giúp người dùng xử lý một cách chính xác và hiệu quả. Đó là hàm IF mà chúng ta sẽ xem xét ngay sau đây. Để tiện cho bạn đọc nắm được cách sử dụng hàm, chúng ta xem xét một ví dụ như sau: Ví dụ: Ta có một bảng dữ liệu cuộc gọi (điện thoại) của khách hàng. Công việc cần thực hiện là tính cước cho các cuộc gọi dựa vào độ dài (tính theo giây) và đơn giá cước của cuộc gọi (tính theo hướng gọi). Yêu cầu nghiệp vụ của bài toán là: những cuộc gọi được coi là bình thường nếu nó dài hơn 6 giây, khi đó cước sẽ là độ dài cuộc gọi nhân với giá. Ngược lại, nếu cuộc gọi nhỏ hơn 6 giây thì được coi là cuộc gọi “lỗi” và khách hàng chỉ bị tính cước bằng ½ cước bình thường. Khi đó ta có một bảng tính như sau: Với bài toán như trên, có thể sử dụng hàm IF của Excel để tính toán giá trị của cột “Thành tiền”. Cú pháp của hàm IF như sau: IF(, , ). Lưu ý: Khi áp dụng vào Excel, không sử dụng các dấu >, , = (lớn hơn hoặc bằng), Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Quay trở lại với bài toán trên. Tiến hành áp dụng hàm IF theo cú pháp trên cho từng ô trong cột “Thành tiền”, ta sẽ có cách tính như sau: IF Thời gian liên lạc >= 6, Thành tiền = Thời gian liên lạc * Giá cước , Thành tiền = Thời gian liên lạc * Giá cước/2 Điều này được hiểu như sau: Nếu thời gian liên lạc lớn hơn hay bằng 6s thì “Thành tiền” được tính bằng thời gian liên lạc nhân với giá cước. Ngược lại, nghĩa là thời gian liên lạc nhỏ hơn 6s, thì “Thành tiền” được tính bằng thời gian liên lạc nhân với cước và chia đôi. Từ đó, ta có công thức cho các ô ở cột “Thành tiền” sử dụng hàm IF như sau: Sau khi viết hàm IF cho ô đầu tiên của cột thành tiền (Ở đây là ô F:2), áp dụng công thức tương tự cho toàn bộ các ô khác từ F:3 đến F:6 bằng cách sau: - Chọn ô F:2 (click chuột vào ô này) và di chuyển chuột đến góc dưới bên phải của ô F:2 cho đến khi con trỏ chuột chuyển thành dấu hình chữ thập thì nhấp đúp chuột. Khi đó toàn bộ các ô trong cột “Thành tiền” sẽ được áp dụng công thức giống như ô đầu tiên: Như vậy, Excel đã giúp chúng ta tính toán một cách chính xác theo đúng yêu cầu nghiệp vụ của bài toán được đặt ra. Nhìn vào bảng trên, ta có thể thấy, ở cuộc gọi đến Vinaphone (cuộc gọi thứ 2), mặc dù giá cước cho mỗi giây là 50Đ và thời gian là 4s nhưng thành tiền chỉ có 100Đ vì cuộc gọi này chỉ bị tính một nửa so với giá bình thường. 2.1.2 Hàm IF lồng nhau. Như đã nói ở trên, hàm IF là một công cụ rất hữu ích khi phải xử lý các bài toán mà dữ liệu đầu vào được “rẽ nhánh” làm 2 nhánh (nghĩa là dữ liệu chỉ có thể ở một trong hai trạng thái, cụ thể ở ví dụ trên là lớn hơn 6s hay nhỏ hơn 6s). Tuy nhiên, trong thực tế nhiều khi chúng ta lại gặp phải các bài toán mà dữ liệu đầu vào có thể được “rẽ nhánh” làm nhiều nhánh khác nhau. Một ví dụ đơn giản và phổ thông nhất là bài toán về xếp hạng học sinh. Giả sử có các mức xếp hạng học sinh dựa vào điểm trung bình chung các môn học như sau: - Nếu điểm trung bình nhỏ hơn 4 thì học sinh bị xếp hạng Yếu. - Nếu điểm trung trình từ 4.0 đến 5.0 thì xếp hạng Kém. - Nếu điểm trung bình từ 5.0 đến nhỏ hơn 6.5 thì xếp hạng Trung bình. 24 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý - Từ 6.5 đến nhỏ hơn 8.0 thì xếp hạng Khá. - Từ 8.0 đến nhỏ hơn 9.0 thì xếp hạng Giỏi - Từ 9.0 thì xếp hạng Xuất sắc. Với bài toán như vậy, việc sử dụng hàm IF theo cách ở trên là không thể thực hiện được. Tuy nhiên, Excel cung cấp cho chúng ta một cách dùng các hàm IF lồng nhau để có thể thực hiện được bài toán này. Cụ thể, Excel cho phép chúng ta sử dụng một hay nhiều hàm IF khác trong một hàm IF ban đầu. Để đ ...