Giáo trình tin học quản lý phần 8

Như đã nói ở trên, report wizard là một công cụ rất hữu hiệu để người dùng có thể nhanh chóng tạo ra một báo cáo đơn giản. Tuy nhiên trong thực tế, nhu cầu của người dùng là mong muốn có được một báo cáo phức tạp hơn.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình tin học quản lý phần 8 Phần 2: Sử dụng Access trong quản lý4.5.2 Report design view. Như đã nói ở trên, report wizard là một công cụ rất hữu hiệu để người dùng có thể nhanhchóng tạo ra một báo cáo đơn giản. Tuy nhiên trong thực tế, nhu cầu của người dùng là mongmuốn có được một báo cáo phức tạp hơn. Để làm được điều này, có thể sử dụng công cụ ReportDesign view của Access. Chúng ta sẽ xem xét việc sử dụng report design view để tạo một báo cáo về tình hình nhânsự như ở phần trước. Các bước tiến hành các bước sau: Bước 1: Từ cửa sổ chính của Access, chọn Report trong cửa sổ chọn đối tượng. Tiếp theo,chọn New, sau đó chọn Design view hoặc chọn “Create report by using design view” trong vùngbên phải. Access sẽ mở một cửa sổ cho phép người dùng thiết kế báo cáo cho mình. Cũng giốngnhư trong môi trường thiết kế form, cửa sổ thiết kế báo cáo cũng gồm 3 thành phần chính là: (1) Vùng soạn thảo báo cáo. (2) Hộp thoại công cụ - chứa các đối tượng được sử dụng trong báo cáo. (3) Hộp thoại thuộc tính - cho phép người dùng thiết lập các thuộc tính cho báo cáo và các đối tượng trên báo cáo. 129Phần 2: Sử dụng Access trong quản lý Bước 2: Thiết lập nguồn dữ liệu cho báo cáo: Như đã trình bày ở trên, báo cáo là một côngcụ lấy dữ liệu từ các bảng, các truy vấn để hiển thị cho người dùng xem, in ấn. Do đó ta phải thiếtlập nguồn dữ liệu cho báo cáo (lựa chọn bảng, truy vấn để báo cáo lấy dữ liệu ra). Để làm đượcđiều này, trên cửa sổ thuộc tính, chọn Report trong danh sách đẩy xuống và chọn tab “Data”. Trên dòng thuộc tính Record Source, ta có thể chọn nguồn dữ liệu từ danh sách các đốitượng có sẵn của Access (các bảng, các truy vấn) bằng cách click chuột vào nút mũi tên để130 Phần 2: Sử dụng Access trong quản lýAccess liệt kê các đối tượng hoặc click chuột vào biểu tượng để xây dựng một truy vấn mớilàm nguồn dữ liệu cho báo cáo. Thông thường, người dùng hay chọn phương án thứ 2 để có thểxây dựng 1 nguồn dữ liệu như mong muốn. Khi đó Access sẽ mở một môi trường để người dùngxây dựng một truy vấn mới cho báo cáo. Cũng giống như qui trình tạo truy vấn đã đề cập đến ởphần trên, chúng ta sẽ chọn các bảng có liên quan để lấy dữ liệu ra cho báo cáo. Giả sử ta có truyvấn như sau: Sau khi tạo xong truy vấn, đóng cửa sổ soạn thảo truy vấn lại. Khi đó, Access sẽ hỏi có ghilại sự thay đổi không. Bấm Yes để xác nhận sự thay đổi: Đến đây, thuộc tính Record source của báo cáo đã được Access xây dựng. Nếu ta để ý thìđó chính là một câu lệnh SQL. Bước 3: Trình bày dữ liệu lên báo cáo. Đây là bước người dùng tự định nghĩa khuôn dạngvà kiểu dáng của báo cáo mà mình mong muốn. Có một số lưu ý sau: - Report header là phần chứa tiêu đề của cả Report. Ví dụ chúng ta đặt tên cho báo cáo là “Danh sách nhân viên” thì tiêu đề này được đặt trong report header. - Page header là phần chứa tiêu đề của các cột trong báo cáo. Tiêu đề này được lặp lại nếu độ dài của report dài quá 1 trang. Sử dụng các đối tượng trên thanh công cụ Toolbox để xây dựng báo cáo (giả sử ta muốn tạomột báo cáo có khuôn dạng như sau): 131Phần 2: Sử dụng Access trong quản lý Ở đây chúng ta có một số lưu ý sau: - Ở phần Page header, ta sử dụng tất cả các nhãn (Label) để đặt tên cho các cột dữ liệu. Ở đây ta muốn có một báo cáo gồm các cột: STT, Họ và tên nhân viên, Phòng mà nhân viên làm việc và Giới tính của nhân viên. Các nhãn này sẽ được hiển thị ở đầu của tất cả các trang. - Ở phần Detail, cột STT ta đưa vào một textbox và thiết lập các thuộc tính Control Source = 1, Running sum là Over group (Đánh số thư tự). Các cột còn lại ta đưa vào các textbox và thiết lập các thuộc tính Control source của từng textbox là các tên trường tương ứng trong truy vấn vừa tạo ra ở trên. - Ở dưới phần Report footer ta thêm vào một dòng để đếm tổng số nhân viên trong công ty. Để làm được điều này ta thêm vào một nhãn để ghi dòng chữ “Tổng cộng” và một textbox để tính tổng số nhân viên. Ta thiết lập thuộc tính Control source cho textbox bằng biểu thức =Sum(TenNhanvien).132 Phần 2: Sử dụng Access trong quản lý Đến đây ta đã tạo được một báo cáo đơn giản về tình hình nhân sự của công ty bằng côngcụ report design view. Bước cuối cùng là ghi lại báo cáo đã tạo. Báo cáo khi chạy sẽ như sau: Trên đây chỉ là một ví dụ đơn giản để minh họa cho bạn đọc về cách tạo một báo cáo. Trongthực tế, Access còn cho p ...