Giáo trình Ứng dụng CNTT - Cơ bản: Phần 2

Nối tiếp nội dung phần 1, phần 2 cuốn giáo trình "Ứng dụng CNTT - Cơ bản" sẽ trình bày các nội dung nhằm giúp bạn đọc biết cách sử dụng bảng tính cơ bản, làm quen với một số hàm trong excel; biết cách sử dụng trình chiếu cơ bản và biết cách dùng Internet hiệu quả và tận dụng được hết tính năng của nó. Mời các bạn cùng tham khảo.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giáo trình Ứng dụng CNTT - Cơ bản: Phần 2 MODULE 4: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN CHƯƠNG 10: KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ BẢNG TÍNH CHƯƠNG 11: BIỂU THỨC VÀ HÀM CHƯƠNG 12: BIỂU ĐỒ CHƯƠNG 13: ĐỊNH DẠNG VÀ IN ẤN TRONG EXCEL Giáo trình ứng dụng CNTT – Cơ bản Trang 141 Giáo trình ứng dụng CNTT – Cơ bản Trang 142 Chương 10: Kiến thức cơ bản về bảng tính CHƯƠNG 10: KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ BẢNG TÍNH 10.1 Khái niệm bảng tính 10.1.1 Khái niệm Một bảng tính là một tờ giấy hiển thị số liệu và sự tính toán trong các hàng và cột. - Trong kế toán: một bảng tính là một bảng giá trị được tổ chức trong hàng và cột để phân tích và trình bày dữ liệu tài chính. - Trong máy tính: là phần mềm cho phép nhập dữ liệu trong các ô (giao giữa hàng và cột) để tạo điều kiện phân tích và thao tác với các công thức toán học, và trình bày như là biểu đồ và đồ thị. VisiCalc là phần mềm bảng tính đầu tiền được công bố cuối thập niên 1970 chạy trên nền Apple II. Trong một bảng tính, các hàng (rows) thường được gán nhãn bằng các chữ số (1, 2, 3, …), các cột được gán nhãn bằng các kí tự (A, B, C, …), giao giữa hàng và cột được gọi là ô (cell). Các ô (cells) được gán một nhãn địa chỉ như A5, C9, …, và có thể tham chiếu tới các ô khác. 10.1.2 Phần mềm bảng tính Phần mềm bảng tính được sử dụng cho tính toán, phân tích, tổng hợp số liệu và tạo ra các đồ thị và biểu đồ. Một trong đặc điểm cơ bản của phầm mềm bảng tính là khả năng tính toán lại nhanh chóng, dễ dàng mà không cần người dùng can thiệp khi bất kỳ phần tử trong bảng tính thay đổi. Khi dữ liệu được sử dụng trong một phép tính hoặc công thức được thay đổi, thì các kết quả phân tích trong bảng tính được cập nhật tự động Ngày nay, có nhiều phần mềm bảng tính khác nhau. Một trong những phần mềm được sử dụng rộng rãi nhất là Excel, là một phần của Microsoft Office. Một phần mềm được sử dụng rộng rãi khác là Quattro Pro của Corel. Ấn phẩm kế tiếp là Calc, là một phần của OpenOffice của Apache và LibreOffice Writer do The Document Foundation phát triển. Hai phần mềm đầu tiên là phần mềm thương mại, OpenOffice, LibreOffice là mã nguồn mở và có thể được tải về và sử dụng miễn phí. Cuối cùng, phần mềm Numbers, là một phần của iWork của Apple. 10.2 Giới thiệu Microsoft Excel 10.2.1 Giới thiệu 10.2.1.1 Các chức năng của MicroSoft Excel Microsoft Excel (gọi tắt: Excel) là một loại bảng tính điện tử được dùng để tổ chức, tính toán bằng những công thức (Formulas), dùng để phân tích và tổng hợp số liệu. Các nhiệm vụ mà bạn có thể thực hiện với Excel gồm những việc đơn giản như việc viết một hóa đơn tới những việc phức tạp hơn như tạo biểu đồ 3- D, quản lý sổ kế toán cho doanh nghiệp. Chương mở đầu này sẽ hướng dẫn bạn lướt nhanh qua không gian làm việc của Excel, các kiểu dữ liệu và cách tạo một bảng tính đơn giản. 10.2.1.2 Các khái niệm cơ bản Khởi động và thoát khỏi Excel được thực hiện giống như các chương trình khác chạy trong môi trường Windows. 10.2.1.2.1 Khởi động Excel Có thể thực hiện bằng một trong các cách sau: - Double_Click trên biểu tượng của chương trình Excel trên màn hình nền - Double_Click trên tên tập tin văn bản do Excel tạo ra. - Vào màn hình Start chọn Microsoft Excel. 10.2.1.2.2 Thoát khỏi Excel Cách 1: Click vào nút Close ở góc trên bên phải cửa sổ Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 Cách 3: Chọn lệnh File/ Close Giáo trình ứng dụng CNTT – Cơ bản Trang 143 Chương 10: Kiến thức cơ bản về bảng tính 10.2.1.2.3 Giao diện của Microsoft Excel Cửa sổ chương trình Excel 2013 dễ dàng điều khiển và sử dụng đơn giản (hình 10.1) Thanh công thức Thanh Quick Access Nhóm lệnh Fill handle Vùng làm việc Hình 10.1: Giao diện Excel 2013 Menu lệnh của Excel nằm trong các tab Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review và View. Home: Tạo, định dạng, chỉnh sửa Sheet. Gồm có các nhóm Clipboard, Font, Alignment, Number, Styles, Cells và Editing Insert: Thêm đối tượng vào Sheet (đồ họa, bảng pivot, đồ thị, liên kết, headers và footers). Gồm có các nhóm Tables, Illustrations, Apps, Charts, Reports, Sparklines, Filter, Links, Text và Symbol Page Layout: chuẩn bị cho giai đoạn in ấn hoặc sắp xếp lại các đối tượng đồ họa trên Sheet. Gồm có các nhóm Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options và Arrange Formulas: thêm hàm và công thức vào Sheet hoặc kiểm tra công thức trên Sheet. Gồm các nhóm Function Library, Defined Names, Formula Auditing và Calculation Data: nhập dữ liệu từ bên ngoài vào, truy vấn, tính tổng nhóm (subtotal). Gồm có Get External Data, Connections, Sort and Filter, Data Tools và Outline Review: bảo vệ và đánh dấu bảng tính. Gồm có Proofing, Language, Comments và Changes View: thay đổi giao diện của workbook và dữ liệu. Gồm có các nhóm Workbook Views, Show, Zoom, Window và Macros Ngoài các thanh công cụ tương tự như của Word, Excel còn có thêm thanh công thức (Formula Bar) dùng để nhập dữ liệu, công thức vào ô hiện hành. Thanh công thức gồm có 3 phần (hình 10.2) Name box: hiển thị địa chỉ của ô hiện hành, gõ vào địa chỉ ô/vùng để di chuyển đến ô/vùng Name box Nút thanh công thức Nội dung Hình 10.2: Thanh công thức Nút thanh công thức: gồm có fx (Insert Function-thêm hàm), X (Cancel) và (Enter) Giáo trình ứng dụng CNTT – Cơ bản Trang 144 Chương 10: Kiến thức cơ bản về bảng tính Thanh nội dung: thanh trắng dài, chứa nội dung công thức. Nếu công thức dài quá thì click chuột vào nút để mở rộng ...