Giới thiệu về dự án và quản lý dự án

Mỗi dự án đều có một thời hạn nhất định (thường
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giới thiệu về dự án và quản lý dự ánGiới thiệu về dự án và quản lý dự án1. GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN.1. Một số khái niệm về dự ánDự án là gì ? Là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiệnnhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách.Mỗi dự án gồm các đặc điểm như sau :a. Mỗi dự án phải có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng. Thông thường người ta cố gắng lượng hoámục tiêu thành ra các chỉ tiêu cụ thể. Mỗi dự án là một quá trình tạo ra một kết quả cụ thể. Nếu chỉ cókết quả cuối cùng mà kết quả đó không phải là kết quả của một tiến trình thì kết quả đó không đượcgọi là dự án.b. Mỗi dự án đều có một thời hạn nhất định (thường < 3năm), nghĩa là phải có thời điểm bắt đầu vàthời điểm kết thúc. Dự án được xem là một chuỗi các hoạt động nhất thời. Tổ chức của dự ánmang tính chất tạm thời, được tạo dựng lên trong một thời hạn nhất định để đạt được mục tiêu đề ra,sau đó tổ chức này sẽ giải tán hay thay đổi cơ cấu tổ chức cho phù hợp với mục tiêu mới.Nghĩa làmỗi dự án đều có một chu kỳ hoạt động. Chu kỳ hoạt động của dự án gồm nhiều giai đoạn khác nhau:+ Khởi đầu dự án+ Triển khai dự án+ Kết thúc dự án Giai đoạn khởi đầu (Initiation phase)+ Khái niệm (Conception):+ Định nghĩa dự án là gì ? (Definition)+ Thiết kế (Design)+ Thẩm định (Appraisal)+ Lựa chọn (Selection)+ Bắt đầu triển khai Triển khai (Implementation phase)+ Hoạch định (Planning)+ Lập tiến độ (Scheduling)+ Tổ chức công việc (Organizing)+ Giám sát (Monitoring)+ Kiểm soát (Controlling) Kết thúc (Termination phase)+ Chuyển giao (Handover)+ Đánh giá (Evaluation) Chu kỳ hoạt động dự án xảy ra theo tiến trình chậm - nhanh – chậm Nỗ lựcthực hiện dự án trong các giai đoạn cũng khác nhau Có những dự án không tồn tại qua giai đoạnkhái niệm và định nghĩa. Có những dự án khi gần kết thúc sẽ chuyển sang dự án mới nên nỗ lực củadự án ở giai đoạn cuối sẽ không bằng không.Chi phí của dự án (Cost of project)Ở giai đoạn khởi đầu —> chi phí thấpỞ giai đoạn triển khai —> chi phí tăngCàng về sau thì chiphí càng tăng+ Việc rút ngắn tiến độ làm chi phí tăng lên rất nhiều.+ Theo thời gian tính chất bất địnhcủa chi phí sẽ tăng dần lênc. Mỗi dự án đều sử dụng nguồn lực và nguồn lực này bị hạn chế. Nguồn lực gồm: nhân lực, nguyênvật liệu, ngân sách. Thế giới của dự án là thế giới của các mâu thuẫn. Bất kỳ một dự án nào cũng tồntại trong một thế giới đầy mâu thuẫn (The World of Conflicts) Mâu thuẫn ở đâu ra?+ Giữa các bộ phận trong dự án+ Giữa các dự án trong tổ chức mẹ+ Giữa dự án và khách hàng d. Mỗi dự án đều mang tính độc đáo (Unique) đối với mục tiêu và việcphương thức thực hiện dự án. Không có sự lặp lại hoàn toàn giữa các dự án.1.2 Sự khác biệt giữa chương trình, dự án và nhiệm vụChương trình (Program) là một kế hoạch dài hạn bao gồm nhiều dự án. Đôi khi về mặt thuật ngữ,chương trình được dùng đồng nghĩa với dự án.Dự án (Project) là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiệnnhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách.Nhiệm vụ (Task) là nỗ lực ngắn hạn trong vài tuần hoặc vài tháng được thực hiện bởi một tổ chứcnào đó, đồng thời tổ chức này có thể kết hợp với các nhiệm vụ khác để thực hiện dự án.1.3 Sự khác biệt giữa dự án và phòng ban chức năngDự án Phòng ban chức năng Có chu kỳ hoạt động rõ ràng Tồn tại lâu dài, từ năm này1. 1. sang năm khác Thời điểm bắt đầu và kết thúc Không có đặc điểm cụ thể liên2. 2.theo ngày lịch quan đến ngày lịch (ngoại trừ ngân sách tài chính hàng năm) Dự án có thể kết thúc đột ngột Tồn tại liên tục3. 3.khi không đạt mục tiêu Do tính độc đáo của dự án, Thực hiện các công việc và4. 4.công việc không bị lặp lại chức năng đã biết Nỗ lực tổng hợp được hoàn Công việc tối đa được thực hiện5. 5.thành trong ràng buộc về thời gian và với ngân sách sàn / trần hàng nămnguồn lực (ceiling budget) Việc dự báo thời gian hoàn Tương đối đơn giản6. 6.thành và chi phí gặp khó khăn Liên quan đến nhiều kỹ năng Chỉ liên quan đến một vài kỹ7. 7.và kỷ luật trong nhiều tổ chức và thay năng và kỷ luật trong một tổ chứcđổi theo giai đoạn dự án Tỷ lệ và loại chi phí thay đổi liên Tương đối ổn định8. 8.tục Bản chất năng động Bản chất ổn định9. 9.1.4 Các loại dự ána. Dự án hợp đồng (Contractual project)- Sản xuất sản phẩm - Dịch vụb. Dự án nghiên cứu và phát triển (R & D Project)c. Dự án xây dựng (Contruction Project)d. Dự án hệ thống thông tin (Information System Project)e. Dự án đào tạo và quản lý (Management& Trainning Project)f. Dự án bảo dưỡng lớn (Major Maintenance Project)g. Dự án viện trợ phát triển /phúc lợi công cộng (Public / Welfare / Development Project)2. GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN2.1. Quản lý dự án (Project Management)Quản lý dự án là một quá trình hoạch định (Planning), tổchức (Organizing), lãnh đạo (Leading/Directing) và kiểm tra (Controlling) các công việc và nguồn lựcđể hoàn thành các mục tiêu đã định.2.2. Các tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án Một dự án thành công có các đặc điểm sau ...