Giữ hoà khí bằng các câu hỏi thông minh

Người quản lý gặp phải sự phản đối hàng ngày. Và cách họ giải quyết vấn đề thường không thực sự hiệu quả.Sự phản ứng có thể đến từ một vị sếp khi ông ta không chấp thuận một dự án, một người quản lý ngang hàng từ chối cung cấp nguồn lực, một khách hàng thẳng thừng từ chối lời đề nghị - và bất cứ ai ngăn cản bạn đạt được mục tiêu.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Giữ hoà khí bằng các câu hỏi thông minhGiữ hoà khí bằng câu hỏi thông minhNgười quản lý gặp phải sự phản đối hàng ngày. Và cách họ giảiquyết vấn đề thường không thực sự hiệu quả.Sự phản ứng có thể đến từ một vị sếp khi ông ta không chấpthuận một dự án, một người quản lý ngang hàng từ chối cung cấpnguồn lực, một khách hàng thẳng thừng từ chối lời đề nghị - vàbất cứ ai ngăn cản bạn đạt được mục tiêu.Những nhà quản lý thông thường luôn giữ phản ứng mặc định khiai đó nói không là vẫn tiếp tục nhắc lại ý tưởng đó. Nhà quản lýđưa ra thêm nhiều bằng chứng để hỗ trợ cho ý tưởng và chỉ ra sốtiền phải chi trả. Và họ vẫn tiếp tục nói không.Dưới đây là một phương pháp tốt hơn.Hỏi một loại những câu hỏi dễ trả lời sẽ giúp người phản đối suynghĩ lại về quyết định của mình và mở ra khả năng chấp thuận. Ýtưởng này được đề xuất lần đầu tiên bởi Socrates ở Athen cổ đạicách đây 2400 năm. Phương pháp của Socratic đã giúp cho cácphe phái đối lập có được sự đồng thuận, và trong một thế giớingày càng có nhiều sự đối đầu như ngày nay, nó càng trở nênhữu dụng.Đặt ra câu hỏi Vì sao bạn lại nói thế sẽ giúp bạn tìm ra nguyênnhân vì sao mọi người lại tỏ ra bất hợp tác. Nguyên nhân có thểkhiến bạn ngạc nhiên.Thử lấy ví dụ rằng các nhân viên kế toán cho rằng ngân sách chodự án của bạn quá cao. Hãy bỏ qua việc đưa ra một bảng các lýdo chứng minh rằng lợi nhuận sẽ cao hơn chi phí đầu tư. Tồi tệhơn, đừng nghĩ tới việc đưa ra cách để hạ bớt chi phí xuống. Nếuthay vào đó, bạn hỏi kế toán rằng tại sao anh ta lại cho rằng ngânsách quá lớn, bạn có thể nhận ra rằng ngân sách quá lớn trongquý này nhưng nó có thể được xem xét trong quý tiếp theo.Hoặc hãy thử lấy ví dụ về một vị sếp thiếu kiên nhẫn nói rằngcuộc họp của bạn chẳng đưa tới bất cứ điều gì. Hãy thử hỏi cô taý nghĩa của câu nói đó, thay vì nói với cô ta về những gì cuộc họpnày đã đạt được. Có thể cô ta muốn cuộc họp này giải quyết mộtvấn đề - đang được quan tâm nhất trong tâm trí của cô ta - mà đãkhông được nhắc đến trong cuộc họp.Bạn có thể tự hại mình nếu bạn đưa ra một phản ứng quá đơnthuần cho một vấn đề mà bạn vẫn chưa thực sự hiểu rõ ý nghĩcủa người khác. Một khách hàng tiềm năng hỏi một nhân viênbán hàng liệu công ty của họ có cung cấp các sản phẩm theo yêucầu. người bán hàng bắt đầu miêu tả chi tiết về các tùy chọn chokhách hàng mà công ty họ cung cấp. Và khách hàng chỉ có thểngồi nghe, mặc dù ông ta đang tìm kiếm cách để có một sảnphẩm với chi phí thấp hơn bình thường. Các nhân viên bán hàngcủa công ty có thể dễ dàng đưa ra các giải pháp, nhưng bài diễnthuyết quá dài dòng đã đi chệch hướng và không bao giờ đượcghi nhớ.Socrates quan tâm đến việc sử dụng những câu hỏi thay vìnhanh chóng đưa ra các câu nói ngắn gọn: Tự nhiên cho chúngta đôi tai, đôi mắt, nhưng chỉ một cái lưỡi - như vậy chúng ta cóthể nhìn và nghe nhiều hơn là nói, ông nói. Đó cũng là lý do vìsao chúng tôi khuyên các nhà quản lý để cho những người khácđược nói trong phần lớn thời gian khi một cuộc thảo luận lâm vàobế tắc.Hãy cụ thể hơn: Bạn nên hỏi những câu hỏi nào?Bạn sẽ cần những loại câu hỏi khác nhau trong các giai đoạnkhác nhau của cuộc thảo luận. Dưới đây là danh sách 6 loại câuhỏi của Socrates, được biên soạn bởi Richard Paul thuộc trungtâm nghiên cứu phê bình:  Các câu hỏi giúp làm rõ ý nghĩ của người phản đối  Các câu hỏi thăm dò các nghi vấn  Các câu hỏi để nhìn vào cơ sở, nguyên nhân và bằng chứng mà người phản đối sử dụng.  Câu hỏi thăm dò ý nghĩa và hậu quả  Câu hỏi tìm ra nguyên nhân sâu xa của người phản đốiTuy nhiên, đưa ra câu hỏi hợp lý mới là bước khởi đầu của quátrình. Bạn cũng cần lắng nghe thật chăm chú để đưa ra các câutrả lời. Theo Socrates, bạn phải lắng nghe bằng đôi mắt cũng nhưđôi tai bởi mọi người có thể nói rất nhiều thông qua ngôn ngữ cơthể. Tư thế và chuyển động của họ là những tín hiệu đáng quantâm, cởi mở hoặc đang gặp rắc rối - hoặc khuyết điểm của họ.Nếu có sự ngắt quãng giữa những điều bạn đang nghe thấy vànhìn thấy, những cử chỉ của ngôn ngữ cơ thể có thể chứa đựngnhiều ý nghĩa hơn những điều đang được nói ra.Hãy để ngôn ngữ cơ thể của bạn cho thấy bạn đang hoàn toànlắng nghe. Sẽ không đủ nếu chỉ đưa ra câu hỏi; bạn cần lắngnghe câu trả lời. Nghiêng về phía trước, nhìn chăm chú vàongười nói, gật đầu đồng tình khi thích hợp. Diễn giải những gìbạn đang nghe, để cho họ thấy bạn đang lắng nghe - và để chắcrằng bạn đang nghe đúng.Cuối cùng, giống như mọi cuộc đối thoại, bạn phải lôi cuốn cả tríóc và tâm trạng của người phản đối. Nó không chỉ là sự đúng đắntrong lý lẽ của bạn mà còn quyết định kết quả của cuộc đối thoại.Trừ khi bạn có khả năng đọc được cảm xúc, bạn sẽ không thểchắc chắn rằng mình có đạt được những thỏa thuận hay không. ...