Hai mươi quy tắc viết thư điện tử thương mại một cách hiệu quả

Việc soạn thảo các bức thư điện tử marketing loại B2B (doanh nghiệp tới doanh nghiệp) một cách hiệu quả khác xa so với soạn thảo những bức thư điện tử loại B2C (doanh nghiệp tới người tiêu dùng). Dưới đây là 20 quy tắc để viết những bức thư điện tử thương mại một cách hiệu quả Việc soạn thảo các bức thư điện tử marketing loại B2B (doanh nghiệp tới doanh nghiệp) một cách hiệu quả khác xa so với soạn thảo những bức thư điện tử loại B2C (doanh nghiệp tới người tiêu dùng). ...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Hai mươi quy tắc viết thư điện tử thương mại một cách hiệu quả 20 quy tắc viết thư điện tử thương mại một cách hiệu quảViệc soạn thảo các bức thư điện tử marketing loại B2B (doanh nghiệp tới doanh nghiệp) một cách hiệu quả khác xa so với soạn thảo những bức thư điện tử loại B2C (doanh nghiệp tới người tiêu dùng). Dưới đây là 20 quy tắc để viết nhữngbức thư điện tử thương mại một cách hiệu quảViệc soạn thảo các bức thư điện tử marketing loại B2B (doanh nghiệp tớidoanh nghiệp) một cách hiệu quả khác xa so với soạn thảo những bức thưđiện tử loại B2C (doanh nghiệp tới người tiêu dùng). Chắc chắn là theokinh nghiệm của bản thân mình, b ạn cũng hiểu là tất cả những người làmcông việc kinh doanh khi nhận một bức thư điện tử đều muốn biết ngayvấn đề một cách nhanh nhất. Họ không có thời gian để đọc qua tất cả cácbức thư trừ phi có một điều gì đó ngay lập tức thu hút sự quan tâm củahọ. Họ không thích sự dài dòng và lan man mà muốn biết ngay những lợiích và thực tế. Dưới đây là 20 quy tắc để viết những bức thư điện tửthương mại một cách hiệu quả:1. Chính xác. Bất cứ yêu cầu nào mà bạn đưa ra, lợi ích nào mà bạn đềnghị, hay số liệu thống kê nào mà bạn trích dẫn, hãy chắc chắn rằngchúng là đúng đắn và không cường điệu quá mức. Không gì tồi tệ hơn làkhởi đầu một mối quan hệ với những thông tin phóng đại hoặc thậm chígiả tạo.2. Ngắn gọn. Vì mục đích của các bức thư điện tử B2B của bạn là thu hútsự quan tâm, bạn cần phải xác định rõ lợi ích quan trọng nhất mà ngườinhận thư có thể có được và tổng kết trong một đoạn ngắn. Tuy nhiên, b ạncũng cần cung cấp thêm thông tin nếu được yêu cầu.3.Rõ ràng. Hầu hết những người kinh doanh sẽ rất bực mình với nhữngthư điện tử sai chính tả, sai ngữ pháp và có nội dung khó hiểu.4. Chân thật. Đừng sử dụng sự cường điệu đã áp dụng với những ngườitiêu dùng trong các thư điện tử B2C. Q uan hệ B2B đ ược xây dựng dựatrên niềm tin. Hãy chắc chắn rằng mọi điều mà bạn nói đều cho thấy bạnlà người thẳng thắn và trung thực, đang thực hiện một công việc kinhdoanh nghiêm túc và có uy tín.5. Sử dụng ngôn ngữ của họ. Cho dù bạn định nói bất cứ đ iều gì, hãydùng những ngôn từ mà những người nhận hiểu và thấy thoải mái. Đừngviết quá đơn giản hoặc quá khó hiểu đối với họ. Mọi người đều có xuhướng hiểu và phản ứng tốt hơn đối với những ngôn từ mà họ thường sửdụng trong đàm thoại hàng ngày.6. Hiểu về công việc của họ. Cố gắng hình dung ra chuỗi công việcthường làm hàng ngày của những người mà bạn đang liên lạc và phản ánhvào bức thư của bạn: Tôi biết anh rất bận, vì vậy tôi sẽ đi thẳng vào vấnđề.7. Chú ý đến khoảng cách về tri thức. Đừng cho rằng những ngườinhận thư cũng có được những hiểu biết như b ạn về sản phẩm hoặc dịchvụ của bạn. Sau khi bạn đã thu hút được sự quan tâm của họ và đã chuyểnsang giai đoạn thông tin thêm, hãy cố gắng cung cấp một b ước tiếp cậntừng bước về bất cứ thứ gì bạn đang marketing để giúp họ hiểu bạn đangđịnh nói cái gì.8. Viết thư điện tử thương mại như những lá thư thực thụ, khôngphải những quảng cáo. Trong thế giới B2B, liên lạc trực tiếp dưới dạngthư tín thì hiệu quả hơn nhiều so với một bức thư điện tử trông như mộtquảng cáo.9. Không nên vội vàng. Giống với thư điện tử B2C (và bất cứ loại giaotiếp nào khác), sau khi viết xong, đừng gửi ngay bức thư đó mà hãy đợimột hoặc hai ngày. Đưa nó cho các bạn đồng nghiệp và những doanhnhân khác và tham khảo ý kiến đóng góp của họ. Trong hầu hết cáctrường hợp, quãng thời gian đó và ý kiến đóng góp của những người khácsẽ giúp bạn cải thiện việc viết lách của bạn.10. Nên nhớ rằng thư điện tử của bạn có thể được chuyển tiếp chonhiều ng ười nữa. Bởi vì thư điện tử có thể được gửi chuyển tiếp mộtcách dễ dàng, hãy giả định rằng bức thư của bạn sẽ được gửi đến nhữngngười khác nữa nếu người đầu tiên nhận nó thấy quan tâm. Bạn có thểđưa vào những liên kết tới thông tin liên quan đến những thứ khác, baogồm những chi tiết kỹ thuật, thông tin về hoạt động và dữ liệu về tàichính.11. Bắt chước cách trình bày bằng lời nói của bạn. Mặc dù rất nhiềuđiều mà bạn sẽ trình bày khi gặp trực tiếp có thể không cần thiết hoặckhông thích hợp cho một bức thư điện tử được gửi lần đầu tiên, bạn vẫncần phải xem xét xem bạn sẽ trình bày bằng lời về sản phẩm hoặc dịch vụcủa bạn như thế nào, bằng điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp. Hãy nghĩ vềnhững điểm quan trọng mà b ạn sẽ nhấn mạnh vào (những điểm này cóthể đ ược gạch chân hoặc in đậm trong thư điện tử của bạn) và nhữngngôn từ m à bạn sử dụng (gắn với những giải thích bằng lời mà mọi ngườiđều hiểu).12. Kiểm tra mục chữ ký của bạn. Chắc chắn rằng b ạn đ ã ký rõ ràng vàghi tên đầy đủ, chức vụ, công ty, địa chỉ, số điện thoại, fax, địa chỉ e-mail, và các liên kết Web site. H ãy để cho người nhận có thể lựa chọncách liên lạc với bạn để biết thêm thông tin.13. Chọn th ...