Hãy biết sợ “những cuộc họp đã diễn ra tốt đẹp”

Hãy biết sợ “những cuộc họp đã diễn ra tốt đẹp” Doanh nghiệp cần dũng cảm chấp nhận những cuộc họp “xấu” nhưng đem lại nhiều kết quả tốt.Tác giả bài viết, Dan Burrier là giám đốc sáng tạo của công ty truyền thông Ogilvy & Mather. Tuy nghe có vẻ trái khoáy nhưng quả thực, tôi cứ cảm thấy lo lắng mỗi khi nghe ai đó nói: "Cuộc họp đã diễn ra tốt đẹp". Tại sao lại vậy? Bởi vì mục đích của cuộc họp không phải là tổ chức ra cuộc họp đó. ...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Hãy biết sợ “những cuộc họp đã diễn ra tốt đẹp”Hãy biết sợ “những cuộc họp đã diễn ra tốt đẹp”Doanh nghiệp cần dũng cảm chấp nhận những cuộc họp“xấu” nhưng đem lại nhiều kết quả tốt.Tác giả bài viết, Dan Burrier là giám đốc sáng tạo củacông ty truyền thông Ogilvy & Mather.Tuy nghe có vẻ trái khoáy nhưng quả thực, tôi cứcảm thấy lo lắng mỗi khi nghe ai đó nói: Cuộc họp đãdiễn ra tốt đẹp.Tại sao lại vậy? Bởi vì mục đích của cuộc họp khôngphải là tổ chức ra cuộc họp đó. Và thường thì việcngười ta cứ sốt sắng làm cho nó trở nên tốt đẹp cókhi lại đem đến những kết quả không hay.Thế nào là tốt đẹp? Nếu tốt đẹp có nghĩa là cuộchọp đó đã thực sự góp phần đưa công ty tới gần hơncác mục tiêu kinh doanh chung và chủ đạo của họ, thìđó là một cuộc họp tốt đẹp. Xin chúc mừng.ộc họpkhông phải là tổ chức ra cuộc họp đó. Và thường thìviệc người ta cứ sốt sắng làm cho nó trở nên tốtđẹp có khi lại đem đến những kết quả không hay.Thế nào là tốt đẹp? Nếu tốt đẹp có nghĩa là cuộchọp đó đã thực sự góp phần đưa công ty tới gần hơncác mục tiêu kinh doanh chung và chủ đạo của họ, thìđó là một cuộc họp tốt đẹp. Xin chúc mừng.Nhưng theo quan sát của tôi, khi đề cập tới hai từ tốtđẹp, chúng ta lại thường hàm ý rằng họ đã nhất trí,chúng tôi đã khiến họ phải đồng ý, chúng tôi đãthuyết phục được họ, chúng tôi chật vật lắm mớihoàn thành mục tiêu, chúng tôi đã làm được theo ýmình, hoặc tôi cho rằng họ thích chúng ta.Trong khi đó, thường thì chính sự bất đồng ý kiến,tâm lý không thoải mái, những lời nói không, vàcách làm việc trung thực, không vận dụng mánh khóeđể lôi kéo, dụ dỗ người khác mới chính là các độnglực phát triển cuộc họp.Tôi vẫn thường nhắc nhở cấp dưới của mình rằng:Khách hàng không bỏ ra hàng triệu đô cho chúng tađể chúng ta tổ chức một cuộc họp. Nhiệm vụ củachúng ta là giúp họ xây dựng thương hiệu, vạch racác chiến lược thị trường, đẩy mạnh doanh số, và tạora những xu hướng thị trường thực thụ.Chúng ta phải tạo ra được thị trường mới cho kháchhàng, xây dựng những thói quen kinh doanh và tiêudùng mới, phân biệt rõ ràng giữa nhu cầu và mongmuốn, củng cố các mối quan hệ của họ với các kháchhàng, thị trường, quốc gia và vùng lãnh thổ khácnhau.Đó là một nhiệm vụ khó khăn, và không phải lúc nàocũng thú vị. Nó không liên quan gì tới bản thân cuộchọp, mà thường thì cũng chẳng dính dáng gì tới việchoàn thành nhiệm vụ của bạn.Nếu chỉ chăm chăm làm cho xong việc, có thể bạn sẽtạo ra ảnh hưởng xấu tới mối quan hệ giữa mình vàkhách hàng. Hãy đặt lợi ích của mối quan hệ này vàmục tiêu kinh doanh lên trước nhất; hãy tham gia vàocuộc họp với thái độ sẵn sàng lắng nghe, chấp nhậnsai lầm, điều chỉnh, và thay đổi cho phù hợp - có nhưvậy bạn mới có thể đem lại thành công, hạnh phúc vàcủa cải cho tất cả mọi người liên quan.Dĩ nhiên, phía đối tác cũng phải sẵn sàng tuân thủnhững luật chơi đó. Các khách hàng tốt nhất củachúng tôi thường đề cao mối quan hệ mang đậm dấuấn cá nhân giữa họ với chúng tôi (và giữa chúng tôivới họ): họ chia sẻ về các mục tiêu của mình mộtcách chân thực và rõ ràng, họ không ngần ngại bày tỏthái độ không đồng tình và cũng rất cởi mở trướcnhững ý kiến phản đối của chúng tôi; và họ hiểu rằngđôi khi chính sự không thoải mái lại là con đường dẫntới thành công.Những công ty tuyệt vời nhất - tức những công ty cóvị trí đứng đầu thị trường, khởi xướng những trào lưumới, hoặc có thương hiệu nổi bật - không chỉ hiểu rõđiều này mà họ còn tạo điều kiện để sự không thoảimái đó xuất hiện.Cả hai bên đối tác đều cần phải dũng cảm chấp nhậnnhững cuộc họp xấu nhưng đem lại nhiều kết quảtốt đẹp.Sau đây là những yếu tố bạn nên làm và cần phải lưuý đến chúng:1. Hãy cứ ca ngợi những cuộc họp trong đó mọingười đều có những ý kiến đồng thuận, các giao dịchđược thực hiện, và nụ cười luôn thường trực trên môinhững người tham dự - nhưng với điều kiện là khi vàchỉ khi mục đích chính của cuộc họp được hoàntất. Vui vẻ chẳng có gì sai cả, miễn là bạn phải bảođảm hoàn thành nhiệm vụ.2. Bên cạnh đó, bạn cũng nên ca ngợi những cuộchọp xấu hoặc căng thẳng do có nhiều ý kiến tráichiều, các giao dịch không được thực hiện, có nhiềuvấn đề phải bận tâm, và kết quả là cuộc họp đặt ranhiều công việc phải làm hơn. Làm đúng việc là mộtnhiệm vụ khó khăn. Đôi khi bạn phải cố gắng nhiềulần mới thành công.3. Đừng mời những ai thực sự muốn tham dựcuộc họp chỉ bởi vì họ cho rằng tôi xứng đáng cómặt ở đó, tôi muốn mọi người lắng nghe ý kiến CỦATÔI, hay đó là cuộc họp của tôi. Nếu tham gia cuộchọp với mục tiêu giành sự ủng hộ cho cá nhân, tìm cơhội thăng tiến, hoặc vì quyền lợi riêng thì sẽ khôngthể hoàn thành được mục tiêu kinh doanh.4. Nêu rõ mục đích của cuộc họp-một mục tiêu cuốicùng cụ thể; và đừng đợi tới khi khai mạc cuộc họpmới đề cập tới nó, hãy nêu rõ ý định của cuộc họpngay từ khi bạn gửi lời mời tham dự. Những mẫu mờihọp trực tuyến, qua email đã và đang làm hại chúngta. Đừng đặt tên gọi quá trừu tượng cho cuộc họp.Hãy dùng ngôn ngữ rõ ràng, súc tích, và có mục đích.Nhờ vậy, bạn sẽ có thể thu hút được sự tham gia củanhững đối tượng phù hợp, và loại bỏ được những vịkhách nhầm chỗ.5. Hãy thoải mái với những công việc phải làm đilàm lại, những thay đổi, và quy tắc tốt quá thìkhông thể có thật. Bất cứ khi nào bạn cũng có thểphải tổ chức thêm các cuộc họp hoặc xử lý nhữngthay đổi do phía đối tác gửi đến. Môi trường kinhdoanh luôn phức tạp, đầy thách thức với những côngviệc lặp đi lặp lại, vì thế hãy học cách yêu nó. ...