Hoàn thiện công tác giao nhận hàng Cà phê xuất khẩu đường biển tai Cty INTIMEX - 7

Vì thế, khi thiết lập chứng từ đặc biệt là bộ chứng từ thanh toán, Công ty cần phải quan tâm đến những yêu cầu sau để hạn chế được những sai sót và được ngân hàng chấp nhận trả tiền hàng nhanh chóng góp phần tạo nên thành công trong hoạt động giao nhận của Công ty: - Việc thiết lập các chứng từ đòi hỏi phải có sự cẩn thận, chính xác và sự am hiểu cặn kẽ về các chứng từ khác nhau của nhân viên phụ trách khâu này. - Đối với những khách hàng...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Hoàn thiện công tác giao nhận hàng Cà phê xuất khẩu đường biển tai Cty INTIMEX - 7Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com toán hoặc thanh toán chậm. Vì thế, khi thiết lập chứng từ đặc biệt là bộ chứng từ thanh toán, Công ty cần phải quan tâm đến những yêu cầu sau để hạn chế được những sai sót và được ngân hàng ch ấp nhận trả tiền h àng nhanh chóng góp phần tạo n ên thành công trong ho ạt động giao nhận của Công ty: - Việc thiết lập các chứng từ đòi hỏi phải có sự cẩn thận, chính xác và sự am hiểu cặn kẽ về các chứng từ khác nhau của nhân viên phụ trách khâu này. - Đối với những khách hàng sử dụng phương thức thanh toán chuyển tiền (như những khách hàng ở thị trường Malaysia và Argentina) thì b ộ chứng tư Công ty lập ra đòi hỏi phải phù hợp với hợp đồng. Do đó Công ty cần có những quy định cụ thể trong nội dung các điều khoản của hợp đồng để tạo thuận lợi hơn cho người lập chứng từ trong việc thể hiện hợp lý các nội dung n ày trên bề mặt các chứng từ gởi hàng. - Đối với những khách hàng sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C (như những khách hàng ở thị trường Singapore, Ý, Cộng Hoà Séc,…) thì bộ chứng từ lập ra phải thể hiện được những yêu cầu sau mới được ngân hàng ch ấp nhận thanh toán: + Bô chứng từ lập ra phải đầy đủ các chứng từ nghĩa là các loại chứng từ và số lượng của từng loại phải theo quy định của L/C. + Bộ chứng từ lập ra phải ho àn ch ỉnh về mặt h ình thức bề ngo ài. Điều này có nghĩa rằng bộ chứng từ này cần phải hoàn toàn đáp ứng các yêu cầu nêu trong L/C : từ mô tả đặc điểm của hàng hóa, đ ến mô tả chất lượng, phương thức vận tải, giao nhận,… + Bộ chứng từ lập ra đòi hỏi phải thể hiện được tính nghiêm ngặt về mặt chứng từ. Bởi vì, ngân hàng chỉ thanh toán tiền hàng cho Công ty dựa vào bộ chứng từ chứ không dựa vào hàng hóa. Vì th ế ngân hàng giám sát rất chặt chẽ từng nội dung của từng loại chứng từ có phù h ợp với quy định của L/C hay không. Thậm chí nếu Công tySimpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com có những sai sót nhỏ thì ngân hàng sẽ gây khó khăn cho việc thanh toán tiền h àng xu ất khẩu. + Bộ chứng từ lập ra đòi hỏi phải không thể hiện sự mâu thuẩn giữa các chứng từ, nghĩa là nội dung của các loại chứng từ không được mâu thuẩn với nhau. Ví dụ mô tả h àng hóa trong hóa đơn phải giống mô tả trong vận đơn phải đúng quy định của L/C; số lượng h àng hóa ghi trong các chứng từ phải thống nhất và đúng quy định của L/C. + Khi lập xong bộ chứng từ đòi hỏi phải xuất trình đúng th ời hạn quy định của L/C. Nếu trong L/C không quy định thời hạn xuất trình bộ chứng từ thì điều 43 UCP- DC quy đ ịnh như sau: “ Các ngân hàng sẽ không chấp nhận các chứng từ xuất trình cho ngân hàng sau 21 ngày kể từ ngày xếp hàng”. Vì vậy trong mọi trường hợp các chứng từ không được xuất trình sau khi hết thời hạn có hiệu lực của L/C. 3.2.5.2. Những sai sót thường gặp và cách thức khắc phục khi thiết lập bộ chứng từ thanh toán : Trong quá trình thiết lập các chứng từ việc mắc phải những sai sót, những lỗi nhỏ là điều khó có thể tránh khỏi. Trên thực tế khi thiết lập các chứng từ trong phương thức thanh toán T/T Công ty có mắc những lỗi nhỏ không đáng kể, nhưng đố i với những khách hàng sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C th ì Công ty d ễ mắc các sai sót hơn. Những sai sót Công ty th ường gặp phải và cách khắc phục nó là: a/ Hoá đơn thương mại (Commercial invoice) : Hoá đơn thương mại là chứng từ quan trọng nhất và cơ bản của các chứng từ hàng hoá cũng như trong khâu thanh toán. Do đó, khi lập hoá đơn thương mại Công ty cần chú ý đến các mục thường sai sót sau để có thể hạn chế được những bất hợp lệ khi lập chứng từ n ày.Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com * Ngày lập hoá đơn : Hóa đơn thương mại do Công ty lập và xuất trình cho ngư ời mua sau khi đã giao hàng. Điều này d ễ dẫn đến sai sót cho Công ty bởi vì sau giao hàng xong nhân viên giao nh ận của Công ty mới bắt đầu ho àn thành bộ chứng từ thanh toán nên có khi không để ý đã ghi nh ầm ngày lập hóa đơn sau ngày giao hàng tức là sau ngày ký B/L. Để tránh sai sót này khi lập hóa đơn Công ty cần phải để ý ngày lập hóa đ ơn phải trước hoặc bằng với ngày ký B/L. * Mô tả hàng hóa : Trong mục này Công ty thường mắc phải các sai sót do mỗi lần đặt hàng khách hàng không chỉ đặt một loại cà phê cụ thể nào đó mà có ...