Hoàn thiện công tác giao nhận hàng Cà phê xuất khẩu đường biển tai Cty INTIMEX - 8

Công ty cũng cần phải lưu giữ bộ chứng từ đó cẩn thận cả trong hồ sơ lưu và trong máy vi tính để làm tài liệu tham khảo khi cần thiết và làm bằng chứng về hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu của Công ty. 3.2.5.3. Tổ chức phối hợp trong khâu lập chứng từ: Để có thể giao hàng đúng tiến độ và nhận được tiền hàng xuất khẩu nhanh chóng góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác giao nhận hàng, Công ty cần phải coi trọng khâu lập chứng từ. Thực tế hiện nay...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Hoàn thiện công tác giao nhận hàng Cà phê xuất khẩu đường biển tai Cty INTIMEX - 8Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com xuất trình nó cho ngân hàng và gửi trực tiếp cho người mua, Công ty cũng cần phải lưu giữ bộ chứng từ đó cẩn thận cả trong hồ sơ lưu và trong máy vi tính để làm tài liệu tham khảo khi cần thiết và làm bằng chứng về hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu của Công ty. 3.2.5.3. Tổ chức phối hợp trong khâu lập chứng từ: Để có thể giao hàng đúng tiến độ và nhận đ ược tiền hàng xuất khẩu nhanh chóng góp ph ần nâng cao hiệu quả trong công tác giao nhận hàng, Công ty cần phải coi trọng khâu lập chứng từ. Thực tế hiện nay tại Công ty việc lập các chứng từ chỉ do một nhân viên thuộc phòng Vật tư – xu ất nhập khẩu đảm nhận. Hơn nữa, do Công ty mới bắt đầu tham gia xuất khẩu n ên nhân viên này không chỉ chịu trách nhiệm mỗi khâu lập chứng từ m à còn ph ụ trách cả mảng kinh doanh xuất khẩu của Công ty, tức là phải tìm kiếm khách hàng, giao dịch ký kết hợp đồng và thực hiện các công việc liên quan đến nghiệp vụ giao nhận hàng. Với khối lượng công việc nhiều như vậy sẽ là điều khó khăn cho nhân viên lập chứng từ của Công ty bởi vì thời gian d ành cho việc lập các chứng từ và kiểm tra lại xem nó có phù hợp với nội dung của hợp đồng hoặc L/C hay chưa không nhiều. Do đó việc mắc phải các sai sót thường gặp trong khi lập chứng từ điều khó tránh khỏi. Vì th ế để hạn chế được rủi ro n ày cần phải giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên phụ trách ho ạt động kinh doanh xuất khẩu của Công ty. Muốn vậy Công ty có thể phân chia bớt công việc trong khâu lập chứng từ cho các nhân viên khác trong Công ty hoặc tuyển thêm nhân viên mới. Tuy nhiên, việc phân chia bớt công việc trong khâu lập chứng từ cho nhân viên khác trong Công ty là điều hợp lý hơn. Bởi vì hiện nay phòng Vật tư – XNK đang có đến hai kế toán viên, trong đó có một người đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành ngo ạiSimpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com thương. Vì vậy nếu công việc đư ợc phân bớt cho nhân viên này thì Công ty không cần phải mất thời gian và công sức đào tạo do đã có sẵn chuyên môn nghiệp vụ này, hơn nữa nhân viên này đ ã có vài năm làm việc tại Công ty n ên biết rõ các m ặt h àng kinh doanh của Công ty. Như vậy, với cách phân chia nêu trên sẽ san sẻ được phần nào gánh nặng công việc cho nhân viên phụ trách mảng kinh doanh xuất khẩu. Khi đó nhân viên này sẽ có nhiều thời gian hơn đ ể truyền đạt kinh nghiệm trong việc lập các chứng từ của mình cho nhân viên kế toán để cùng phối hợp nhịp nh àng, ăn ý trong quá trình lập và kiểm tra các chứng từ nhằm thúc đẩy công tác lập chứng từ hoàn thành nhanh hơn và tạo ra được bộ chứng từ ho àn ch ỉnh, góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động giao nhận. 3.2.6.Chủ động lựa chọn điều kiện cơ sở giao hàng cho công ty Hiện nay hầu hết các th ương vụ xuất khẩu Công ty đều chọn điều kiện cơ sở giao hàng l FOB v CFR, chỉ riêng có lô hàng cà phê xuất khẩu sang thị trường Ý vừa qua Công ty đ ã thành công trong việc đàm phán giành quyền vận tải và mua bảo hiểm cho hàng hóa xu ất khẩu. Thành công bước đầu n ày đã mang lại nhiều lợi ích cho Công ty vì vậy Công ty nên duy trì mối quan hệ làm ăn tốt với khách hàng ở thị trường Ý để có thể xuất khẩu những lô hàng tiếp theo theo điều kiện cơ sở giao hàng CFR. Ngoài ra, Công ty cần nổ lực hơn nữa trong đàm phán để có thể chuyển đổi điều kiện cơ sở giao hàng xuất khẩu theo điều kiện FOB đối với những khách h àng quen thuộc ở thị trường Malaysia, Singapore, Argentina sang giao hàng xu ất khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng CFR. Bởi vì với việc chuyển đổi này nếu th ành công sẽ mang đến cho Công ty những ích lợi như : + Giúp cho Công ty giành được quyền thu ê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hóa, nhờ đó m à chủ động h ơn trong kinh doanh : giảm chi phí bảo quản bốcSimpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com dỡ hàng hóa do ph ải bị động chờ phương tiện vận tải; giảm chi phí bị phạt do bắt phương tiện vận tải “chờ” h àng hóa khi việc đóng hàng vào Container bị chậm trễ, … + Công ty có thể chủ động thu ê tàu của các hãng vận tải có trụ sở đóng tại Việt Nam giúp lấy vận đơn nhanh hơn khi xuất khẩu, nhờ đó mà giảm được chi phí kinh doanh do giảm được chi phí do vận đơn chậm cấp. + Việc chuyển đổi điều kiện thương mại này giúp Công ty có th ể xuất khẩu sản phẩm ...