Hoàn thiện pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0

Dưới tác động của Cách mạng công nghiệp lần thứ tư (CMCN 4.0), tài liệu lưu trữ (TLLT) điện tử đang hình thành phổ biến và khẳng định tầm quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Trong phạm vi bài viết này, các tác giả phân tích tác động của CMCN 4.0 đến hoạt động lưu trữ, đánh giá thực trạng pháp luật về quản lý TLLT điện tử và đề xuất kiến nghị hoàn thiện.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Hoàn thiện pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0 THỰC TIỄN PHÁP LUẬT HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TRONG BỐI CẢNH CÁCH MẠNG CÔNG NGHIỆP 4.0 Phan Hải Hồ* Nguyễn Duy Vĩnh** *TS. Học viện Cán bộ Tp. Hồ Chí Minh **ThS. Học viện Cán bộ Tp. Hồ Chí Minh Thông tin bài viết: Tóm tắt: Từ khóa: Tài liệu lưu trữ điện tử, Dưới tác động của Cách mạng công nghiệp lần thứ tư (CMCN 4.0), tài liệu quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, lưu trữ (TLLT) điện tử đang hình thành phổ biến và khẳng định tầm quan Cách mạng công nghiệp lần thứ trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tuy tư. nhiên, quy định của pháp luật hiện hành đã bộc lộ nhiều hạn chế và chưa tạo cơ sở pháp lý đầy đủ về quản lý tài liệu điện tử. Trong phạm vi bài viết này, Lịch sử bài viết: các tác giả phân tích tác động của CMCN 4.0 đến hoạt động lưu trữ, đánh giá Nhận bài : 01/08/2021 thực trạng pháp luật về quản lý TLLT điện tử và đề xuất kiến nghị hoàn thiện. Biên tập : 14/09/2021 Duyệt bài : 16/09/2021 Article Infomation: Abstract: Keywords: Electronic archives; In the context of the impact of the Fourth Industrial Revolution (Industry electronic records; electronic 4.0), electronic archives are forming popularity and have affirmed their archive management; electronic importance in the management and administration of the agencies, data. organizations and individuals. However, the current legal provisions have revealed many restrictions and have not created the entire legal basis for Article History: electronic management. In this article, the author focuses on analyzing Received : 01 Aug. 2021 the impact of Industrial Revolution 4.0 on archival activities; assesses the Edited : 14 Sep. 2021 current situation and proposes solutions to improve the law on electronic Approved : 16 Sep. 2021 archive management. 1. Tác động của Cách mạng công nghiệp lần bản, tài liệu giấy. Tuy nhiên, trong CMCN 4.0, thứ tư đến hoạt động lưu trữ với sự ứng dụng mạnh mẽ thành tựu của công Cách mạng công nghiệp lần thứ tư với nghệ thông tin, kỹ thuật số… nhiều thông tin những công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI), của văn bản không được thể hiện bằng ký tự Internet kết nối vạn vật (IoT), mạng xã hội, ngôn ngữ, số, chữ cái, hình ảnh trên nền giấy điện toán đám mây, di động, phân tích dữ liệu như truyền thống mà được mã hóa trên các lớn, v.v.. phát triển mạnh mẽ đang làm thay đổi phương tiện điện tử. Hiện nay, văn bản, tài sâu sắc nhiều mặt của đời sống kinh tế - xã hội. liệu giấy và văn bản, tài liệu điện tử cùng tồn Trong lĩnh vực lưu trữ, CMCN 4.0 có những tại và có thể chuyển đổi cho nhau. Điều đó có tác động cơ bản sau: nghĩa là văn bản, tài liệu điện tử có thể được (1) Mở rộng loại hình tài liệu lưu trữ tạo ra từ văn bản, tài liệu giấy và ngược lại. Đối tượng của công tác lưu trữ là văn bản, Trong nhiều trường hợp, để đáp ứng yêu cầu tài liệu. Trong môi trường truyền thống, thông giải quyết công việc, một văn bản, tài liệu ngay tin chủ yếu được ghi chép, truyền đạt bằng văn từ khi hình thành đã tồn tại ở cả dạng giấy và Số 02+03 (450+451) - T1+2/2022 95 THỰC TIỄN PHÁP LUẬT điện tử. Do vậy, để ứng dụng những thành tựu trên mạng Internet, các thông tin trong văn bản, của CMCN 4.0 trong quản lý, lưu trữ tài liệu tài liệu điện tử thường phải đối mặt với nguy cơ thì việc số hóa tài liệu giấy là xu hướng và là bị mất an toàn như: bị truy cập bất hợp pháp, nhiệm vụ ưu tiên của các cơ quan lưu trữ. sao chép, lưu trữ hoặc chuyển đến cho những (2) Thay đổi phương thức thực hiện nghiệp người không được phép, hoặc bị thay đổi nội vụ lưu trữ dung trước khi chuyển đến cho người nhận. Như đã nêu ở trên, dưới tác động của Bên cạnh đó, thông qua mạng Internet, các tội CMCN 4.0, nhiều dạng thức TLLT mới sẽ hình phạm công nghệ có thể truy cập vào các máy thành. Với dạng thức TLLT mới, các phương tính của cơ quan, tổ chức để đánh cắp các dữ pháp, cách thức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ đối liệu quan trọng như mật khẩu, thẻ tín dụng, tài với tài liệu sẽ phải thay đổi cho phù hợp trên cơ liệu, hoặc phá hoại, gây trục trặc hệ thống, gây sở tuân thủ các nguyên tắc, yêu cầu chung về ra những tổn thất về thời gian và tài chính cho nghiệp vụ lưu trữ. Mặt khác, với sự hỗ trợ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. các sản phẩm, thành tựu từ CMCN 4.0, nhiều 2. Quy định của pháp luật về quản lý tài liệu công đoạn của nghiệp vụ lưu trữ sẽ được hỗ trợ lưu trữ điện tử bởi các máy móc, công nghệ mới. Trí tuệ nhân Trước những tác động của cuộc CMCN 4.0, tạo, phần mềm thông minh sẽ giúp các cơ sở Chính phủ xác định xây dựng Chính phủ điện lưu trữ thu thập, tìm kiếm, quản lý hồ sơ, tài tử, hướng tới Chính phủ số và nền kinh tế số liệu một cách tự động và nhanh chóng. với nhiệm vụ “phát triển Chính phủ điện tử dựa (3) Thay đổi phương thức chia sẻ thông tin trên dữ liệu và dữ liệu mở hướng tới Chính phủ tài liệu lưu trữ số, nền kinh tế số và xã hội số...”1. Theo đó, số Trong điều kiệ ...