Hướng dẫn cách chia sẻ liên lạc hay nhất trong Microsoft Outlook

Microsoft Outlook có tính năng cho phép xuất ra danh sách liên lạc của bạn dưới dạng một file PST để có thể nhập vào các tài khoản Outlook khác. Tất nhiên là, khi lưu thêm liên lạc mới hay thực hiện một số thay đổi trên danh sách liên lạc của mình thì những thay đổi này sẽ không ngay lập tức được áp dụng cho danh sách liên lạc được xuất cho một tài khoản khác trước đó. Lúc này, bạn sẽ phải xuất ra một file PST mới (sau khi chỉnh sửa) sau đó thực hiện...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Hướng dẫn cách chia sẻ liên lạc hay nhất trong Microsoft OutlookHướng dẫn cách chia sẻliên lạc trong Microsoft OutlookQuản Trị Mạng - Microsoft Outlook có tính năng cho phép xuấtra danh sách liên lạc của bạn dưới dạng một file PST để có thểnhập vào các tài khoản Outlook khác. Tất nhiên là, khi lưu thêmliên lạc mới hay thực hiện một số thay đổi trên danh sách liên lạc củamình thì những thay đổi này sẽ không ngay lập tức được áp dụng chodanh sách liên lạc được xuất cho một tài khoản khác trước đó. Lúcnày, bạn sẽ phải xuất ra một file PST mới (sau khi chỉnh sửa) sau đóthực hiện nhập lại lần nữa vào các tài khoản kia.Tuy nhiên, ngoài giải pháp xuất/nhập liên lạc thủ công này, ngườidùng có thể sử dụng một số add-on cho Outlook, giúp đồng bộ tựđộng danh sách liên lạc giữa nhiều tài khoản người dùng mà khôngcần Exchange Server. Bài viết sẽ từng bước hướng dẫn các bạn thựchiện hai phương pháp này để có thể chia sẻ liên lạc trên MS Outlook.ShareO do 4Team phát triển, là một addon cho phép người dùng chiasẻ và đồng bộ bất cứ thư mục Outlook nào mà không cần sử dụngExchange Server. Chương trình tương thích với mọi phiên bảnOutlook từ năm 2000 đến 2010 nhưng chỉ trên các PC chạy Windows.4Team cũng cung cấp chương trình gọi là ShareContacts cho phép chỉđồng bộ các liên lạc Outlook.Xuất/nhập liên lạc trong OutlookĐể xuất danh sách liên lạc từ Outlook 2003 và 2007, kích vào File >Import and Export. Với Outlook 2010, nhấn vào File > Open >Import. Ở cả ba phiên bản, trong phần Select a folder to export from,tích hoặc bỏ dấu tích mục Include subfolders nếu cần vàchọn Next lần nữa.Đặt tên cho file, kích vào Browse và chọn một vị trí lưu file liên lạcxuất ra (hoặc chấp nhận vị trí mặc định của Outlook). Tùy chọnreplace duplicates with items exported được chọn mặc định. Bạn cóthể chọn Allow duplicate items to be created hoặc Do not exportduplicate items để tạo hay loại bỏ danh mục trùng lặp. NhấnFinish đểhoàn tất.Để nhập liên lạc vào tài khoản Outlook khác, đăng nhập tài khoản vàchọn File > Import and Export (Outlook 2003 và 2007) hoặc File >Open > Import (Outlook 2010). Chọn Import from anotherprogram or file ở phần Choose an Action to Perform và nhấn Next.Kích vào Personal Folder File (.pst) hoặc Outlook Data File (.pst),tùy vào phiên bản Outlook sau đó nhấn Next.Trên cửa sổ File to import, kích vào Browse và tìm đến file PST đãxuất ra ở bước trước. Chọn thư mục Contacts, tích vào Includesubfolders nếu cần, chọn Import items into the current folder vànhấn Finish.Đồng bộ danh sách liên lạc bằng add-onPhương pháp xuất/nhập liên lạc thủ công sẽ đáp ứng được nhu cầucho người dùng mà chỉ muốn truy cập cùng một danh sách liên lạctrên nhiều tài khoản Outlook, nhưng nó sẽ không đáp ứng được nhucầu của hai hay nhiều người muốn gắn kết cơ sở dữ liệu liên lạc riêngbiệt của họ vào một kho dữ liệu chung mà không cần ExchangeServer.Add-on ShareO cho phép đồng bộ nhiều thư mục Contacts (và các thưmục Outlook khác) giữa một nhóm người dùng. Chương trình cũng đểbạn chia sẻ và đồng bộ email, lịch biểu, tác vụ và các thư mụcOutlook khác.Sau khi tải và cài đặt add-on, tùy chọn ShareO sẽ xuất hiện trên thựcđơn chính của Outlook 2003 và ở ribbon của Outlook 2007 và 2010.Để xuất liên lạc đến một tài khoản Outlook khác, chọn thư mụcContacts (hoặc bất cứ thư mục nào khác bạn muốn chia sẻ) vàkích Share trên thực đơn ShareO để mở trình chia sẻ. Nhấn vào biểutượng dấu + và nhập tên người nhận cùng địa chỉ email.Ở màn hình kế tiếp, tích vào các danh mục muốn chia sẻ rồi nhấnNext (lưu ý rằng các bộ lọc danh mục chia sẻ của ShareO không hoạtđộng trên bản dùng thử). Chọn tùy chọn chia sẻ nâng cao (advanced-sharing) để thấy nhiều điều chỉnh chia sẻ hơn. Sau khi đã làm theo cácbước trong trình chia sẻ, nhấn Finish để bắt đầu xuất thư mục.Tùy vào kích thước thư mục mà thời gian đóng gói và phân phốithông tin có thể khác nhau. Khi bên nhận nhận được thư mục, ngườinhận được hướng dẫn để chọn một đích đến cho nó hoặc có thể từchối thư mục.Phía nhận cũng được cảnh báo về sự xuất hiện của các mục trùng lặpvà được cung cấp tùy chọn xem và giải quyết xung đột. Để đồng bộmột thư mục chia sẻ, chỉ cần kích vào tùy chọn Sync trên thực đơnShareO. ShareO cho phép tạo các thư mục chung mà có thể đượcquan sát được bởi những người không cài đặt ShareO.Add-on này cũng cho phép chặn các item riêng tư không chia sẻ rahoặc tùy biến thông tin được chia sẻ cho người dùng khác. Chẳng hạnnhư khi chia sẻ lịch, ta có thể chỉ thị thời gian rảnh hay thời gian bậnmà không cần đưa ra thông tin chi tiết. Add-on cung cấp thêm cáctính năng như chia sẻ file và thư mục qua các thư mục chung côngkhai hoặc riêng tư, mã hóa bảo mật dữ liệu chia sẻ và chặn truy cậpdữ liệu.4Team cũng phát triển chương trình Sync2 cho phép đồng bộ dữ liệugiữa Outlook và Google Calendars and Contact ...