Hướng dẫn chi tiết Word 2007

Thật vậy bộ Office 2007 la một sự lột xác cả hình thức lẫn nội dungTuy nhiên khi đã làm chủ được bộ phần mềm này rồi thì bạn sẽ cảm thấy công việc văn phòng của mình trở nênnhẹ nhàng hơn trước nhiều vì bố cục chương trình được sắp xếp lại hợp lý, các công cụ hỗ trợ tự động sẵn sàng giúp đỡ bạn,những tính năng mới đáp ứng tốt hơn nhu cầu của bạn...
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Hướng dẫn chi tiết Word 2007Thật vậy, bộ Office 2007 là một sự “lột xác” cả về hình thức lẫn nội dung mà ch ắc ch ắn b ạn s ẽ ph ải t ốn khá nhi ều th ời gian tìmhiểu về nó. Tuy nhiên khi đã làm chủ được bộ phần mềm này rồi thì b ạn s ẽ cảm th ấy công vi ệc văn phòng c ủa mình tr ở nênnhẹ nhàng hơn trước nhiều vì bố cục chương trình được sắp xếp lại hợp lý, các công cụ h ỗ trợ t ự động s ẵn sàng giúp đ ỡ b ạn,những tính năng mới đáp ứng tốt hơn nhu cầu của bạn...Làm quen với giao diện mớiTrong Word 2007, bạn sẽ không còn thấy các menu lệnh như phiên bản trước mà thay vào đó là h ệ th ống “ribbon” v ới 3 thànhphần chính: thẻ (Tab), nhóm (Group) và các nút lệnh (Command button). Các nút l ệnh có liên quan đ ến nhau đ ược gom vàomột nhóm, ví dụ như các nút chọn font, cỡ chữ, in đậm, nghiêng, g ạch chân... đ ược gom vào nhóm Font. Nhi ều nhóm có chungmột tác vụ lại được gom vào trong một thẻ.Bạn hãy để ý, ở góc trên bên tay trái có một nút hình tròn , nó có tên là Microsoft Office Button. Nh ấn nút này s ẽ xu ất hi ện m ộtbảng lệnh tương tự như menu File của phiên bản Word trước, bao g ồm các l ệnh: New, Open, Save, Print...Quick Access Toolbar là thanh công cụ nằm cạnh nút Microsoft Office Button, giúp truy c ập nhanh đ ến nh ững nút l ệnh th ườngdùng. Bạn có thể nhấn chuột vào nút mũi tên ở cuối thanh và b ổ sung thêm nh ững nút l ệnh b ạn hay dùng khác vào thanh côngcụ này bằng cách đánh dấu chọn vào nó.Sử dụng phím tắt để mở các thẻ, nút lệnhNgoài phương pháp nhấn chuột, bạn có thể sử dụng phím tắt đ ể truy cập đ ến các th ẻ, nút l ệnh m ột cách nhanh chóng. R ấtđơn giản, hãy giữ phím Alt trong 2 giây, lập t ức xuất hiện các ch ữ cái trên các thẻ, b ạn nh ấn ti ếp ch ữ cái trên th ẻ nào mìnhmuốn mở, thẻ đó sẽ được kích hoạt. Bây giờ trên các nút l ệnh lại xuất hi ện m ột loạt ch ữ cái đ ể b ạn kích ho ạt nó v ới cách t ươngtự.Tạo một tài liệu mớiTương tự như Word 2003, phím tắt để tạo một tài liệu mới trong Word 2007 là Ctrl+N. Cách khác: Nh ấn chu ột vào MicrosoftOffice Button , chọn New, nhấn đúp chuột vô mục Blank document.Tạo một tài liệu mới từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button , ch ọn New. Nh ấn Installed Templates, sau đó ch ọn m ột m ẫuđã cài vào máy hay chọn một mẫu từ Microsoft Office Online (yêu cầu có k ết nối Internet đ ể t ải v ề). Nh ấn nút Create đ ể t ạomột tài liệu mới từ mẫu đã chọn.Mở tài liệu có sẵn trên máyTương tự như Word 2003, phím tắt mở tài liệu có sẵn là Ctrl+O. B ạn cũng có th ể vào Microsoft Office Button , ch ọn Open.Lưu tài liệuPhím tắt để lưu tài liệu là Ctrl+S (giống Word 2003). Cách khác: Nh ấn Microsoft Office Button , ch ọn Save.Nếu file tài liệu này trước đó chưa được lưu lần nào, bạn s ẽ được yêu cầu đ ặt tên file và ch ọn nơi l ưu.Để lưu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), bạn nhấn Microsoft Office Button , ch ọn Save As (phím t ắt F12, t ương t ự nh ưWord 2003).Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở về trướcMặc định, tài liệu của Word 2007 được lưu với định dạng là *.DOCX, khác v ới *.DOC mà b ạn đã quen thu ộc. V ới đ ịnh d ạng này,bạn sẽ không thể nào mở được trên Word 2003 trở về trước nếu không cài thêm bộ chuy ển đ ổi. Để t ương thích khi m ở trênWord 2003 mà không cài thêm chương trình, Word 2007 cho phép b ạn l ưu l ại v ới định d ạng Word 2003 (trong danh sách Save 1as type của hộp thoại Save As, bạn chọn Word 97-2003 Document).Muốn Word 2007 mặc định lưu với định dạng của Word 2003, bạn nhấn Microsoft Office Button , ch ọn Word Options đ ể m ởhộp thoại Word Options. Trong khung bên trái, chọn Save. Tại mục Save files in this format, b ạn ch ọn Word 97-2003 Document(*.doc). Nhấn OK.Trong Word 2003 cũng có tính năng mặc định lưu theo một định d ạng nào đó (dĩ nhiên không có đ ịnh d ạng c ủa Word 2007). Đ ểtruy cập tính năng tương ứng trên Word 2003, bạn vào menu Tools > Options > th ẻ Save > ch ọn đ ịnh d ạng trong m ục SaveWord files as > OK.Giảm thiểu khả năng mất dữ liệu khi chương trình bị đóng bất ngờĐể đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm mất dữ liệu, bạn nên b ật tính năng sao l ưu t ự đ ộng theo chu kỳ. Cũng tronghộp thoại Word Options, chọn mục Save ở bên trái, đánh dấu check vào Save AutoRecover information every, sau đó nh ập s ốphút tự động lưu vào ô bên cạnh. Nhấn OK.Lưu tài liệu với định dạng PDF/XPSMột tính năng mới có trong Word 2007 là khả năng l ưu tài liệu với d ạng file *.PDF và *.XPS. Có l ẽ b ạn đã khá quen thu ộc v ớiđịnh dạng PDF. Còn XPS? Tương tự PDF, XPS (XML Paper Specification) là lo ại file đi ện t ử có b ố c ục c ố đ ịnh, đ ảm b ảo khi fileđược xem trên mạng hay đem in nó vẫn giữ lại chính xác các ph ần định d ạng bạn c ần, d ữ li ệu trong file không d ễ thay đ ổi.Để lưu hoặc xuất sang định dạng PDF/XPS, trước hết bạn cần cài đặt thêm ph ần hỗ trợ Microsoft Save as PDF or XPS cho h ệthống Office 2007: truy cập vào http://r ...