Hướng dẫn làm một dự án phân tích công việc

GIAI ĐOẠN 1 : XÁC ĐỊNH PHẠM VI PHÂN TÍCH CV :- Cần xác định mục đích phân tích cv :+ ví dụ như: thiết lập thủ tục để lựa chọn nhân sự, đào tạo nhân viên,phát triểncác công cụ để đánh giá thành tích, thiết lập hệ thống trả lương, dự đoán tính chấtcủa công việc trong tương lai….
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Hướng dẫn làm một dự án phân tích công việcHƯỚNG DẪN LÀM MỘT DỰ ÁN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC :Để làm một dự án phân tích cv thì cần phải làm theo thứ tự 4 giai đoạn :GIAI ĐOẠN 1: XÁC ĐỊNH PHẠM VI PHÂN TÍCH CV :- Cần xác định mục đích phân tích cv : + ví dụ như: thiết lập thủ tục để lựa chọn nhân sự, đào tạo nhân viên,phát triểncác công cụ để đánh giá thành tích, thiết lập hệ thống trả lương, dự đoán tính chấtcủa công việc trong tương lai….- Xác định những công việc cần phân tích : tức là trả lời câu hỏi cần phải phântích cv nào ?- Xác định xem ai là người tiến hành phân tích :việc lựa chọn ai là người phântích phụ thuộc vào nhiều yểu tố.Thông thương người ta thường chọn chuyên giaphân tích công việc trong nội bộ tổ chức.- Sử dụng biểu đồ và cơ cấu tổ chức để đạt được một bước tranh hoàn chỉnh vềcơ cấu và các quan hệ trong tổ chức.GIAI ĐOẠN 2 : CHUẨN BỊ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC :- Cần phải xác định loại thông tin cần thu thập: xác định dữ liệu định tính hay dữliệu định lượng. Dữ liệu định lượng cho phép nhà phân tích so sánh các công việckhác nhau.- Xác định nguồn thông tin cần thu thập: nguồn thông tin con người hay là phicon người. Khi sử dụng nguồn thông tin con người nên lựa chọn những chuyên giavấn đề chính(SMEs); có những người này là một điều rất quan trọng và may mắn.- Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin: quan sát, phỏng vấn, bản câu hỏi vànhật ký làm việc.GIAI ĐOẠN 3: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU :- Thu thập thông tin: đầu tiên phải làm cho tổ chức sẵn sàng, thứ 2 phải nhận thứcđược nguồn sai lệch có thể tác động đến tính chính xác của thông tin, thứ 3 phảiđảm bảo rằng các phỏng vấn nếu được sử dụng phải tiến hành theo một cáchthức thành thạo, bản câu hỏi phải thiết lập với đầy đủ thông tin…- Làm cho tổ chức sẵn sàng: trước khi thu thập thông tin phải đảm bảo rằng cácthành viên của tổ chức hiểu và cam kết với dự án. Chúng ta có thể xin giấy giớithiệu, xin ý kiến từ nhà quản trị cấp cao, sử dụng mối quan hệ…Cung cấp cho tấtcả những người liên quan về mục đích và tính chất của dự án phân tích cv để họhợp tác tốt hơn và có những câu trả lời chính xác, chân thực về cv.- Báo cáo và tái kiểm tra dữ liệu công việc: + Bản mô tả cv : dùng làm căn cứ lý luận để đánh giá bản phân tích cv. Cần phải chuẩn bị bản mô tả công việc như thế nào?Bản thảo của bản mô tả công việc có thể tiến hành theo 4 bước: lập kế hoạch, thuthập thông tin, viết lại và phê chuẩn.• Bước 1: Lập kế hoạch:Việc chuẩn bị tốt dẫn tới kết quả tốt. Giai đoạn chuẩn bị cần phải xác định cáctrách nhiệm chính và công tác kiểm tra đánh giá?Công việc đó nhằm đạt được cái gì? (Nhiệm vụ)Người đảm đương công việc đó cần phải nỗ lực như thế nào? (Trách nhiệm)Kết quả công việc được đánh giá như thế nào? (Kiểm tra)• Bước 2: Thu thập thông tin:Điều quan trọng là thu thập thông tin đầy đủ để đặt công việc vào một hoàn cảnhcó liên quan đến các công việc khác trong cơ cấu tổ chức và thông báo về các mốiquan hệ có liên quan. Vị trí công việc được miêu tả rõ nhất bằng sơ đồ.• Điều kiện về kinh tế: Mức lương và những lợi ích khác.• Bước 3: Phác thảo bản mô tả công việc:Điều này nghĩa là chuyển những thông tin đã thu thập thành bản mô tả công việcnhằm mục đích giúp người làm công việc đó và người quản lý có thể hình dungcùng một bức tranh giống nhau và bao quát được phạm vi công việc.Mục đích công việc:Tại sao lại cần công việc này? Mục đích công việc cần được xác định trước khiphác thảo những vấn đề còn lại của một bản mô tả công việc. Tuy vậy có thểquay lại thay đổi mục đích công việc sao cho phù hợp sau khi đã hoàn thành bảnmô tả công việc.• Bước 4: Phê chuẩn bản mô tả công việc:Người làm công việc đó và người quản lý phải cùng nhau thảo luận và nhất trí vềvăn bản mô tả công việc.Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc :Bản tiêu chuẩn cv được rút ra từ bản mô tả cv. Nó trả lời câu hỏi “ những đặcđiểm và công việc nào cần thiết để hoàn tất công việc một cách hiệu quả.Nội dung chính của bảng tiêu chuẩn công việc:Các công việc rất đa dạng nên các yêu cầu của công việc cũng rất đa dạng, phongphú. Những yêu cầu chung của bảng tiêu chuẩn công việc là:- Trình độ văn hoá, chuyên môn và các khoá đào tạo đã qua.- Các môn học chủ yếu của các khoá được đào tạo, kết quả thi các môn học chủyếu và tốt nghiệp.- Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ gì và mức độ về đọc, nghe và viết.- Thâm niên công tác trong nghề và các thành tích đã đạt được.- Tuổi đời- Sức khoẻ- Ngoại hình- Năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc biệt như ghi tốc ký, đánh máy.- Hoàn cảnh gia đình- Tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá nhân.- Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc.GIAI ĐOẠN 4 : ĐÁNH GIÁ:Dựa vào 10 tiêu chuẩn để đánh giá phân tích cv. VÍ DỤ CỤ THỂ : HƯỚNG DẪN CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC GIAO DỊCH VIÊN NGÂN HÀNGI. XÁC ĐỊNH PHẠM VI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC :1. Mục đích: Tìm các thông tin liên quan đến vị t ...