HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN PHẦN 2

Như được đề cập ở trên, công tác lập kế hoạch thực hiện dự án bắt đầu từ những giai đoạn đầu tiên của chu trình dự án- lập và thẩm định dự án. Tuy nhiên, kế hoạch trong những giai đoạn tiền phê chuẩn thường chỉ mang tính chất khái quát và sơ bộ
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN PHẦN 2 III. LËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn A. Dù ¸n vµ M«i tr­êng dù ¸n 16. Nh­ ®­îc ®Ò cËp ë trªn, c«ng t¸c lËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn dù ¸n b¾t ®Çu tõ nh÷ng giai ®o¹n ®Çu tiªn cña chu tr×nh dù ¸n - lËp vµ thÈm ®Þnh dù ¸n. Tuy nhiªn, kÕ ho¹ch trong nh÷ng giai ®o¹n tiÒn phª chuÈn th­êng chØ mang tÝnh kh¸i qu¸t vµ s¬ bé vµ Gi¸m ®èc dù ¸n sÏ ph¶i lËp c¸c kÕ ho¹ch chi tiÕt vµ cËp nhËt h¬n ngay khi dù ¸n ®­îc phª chuÈn vµ cã nhiÒu th«ng tin cô thÓ. Ngoµi viÖc x¸c ®Þnh c¸c biÖn ph¸p cô thÓ ®Ó thùc hiÖn dù ¸n, cã thÓ sÏ cÇn cã nh÷ng ®iÒu chØnh vÒ lÞch tr×nh c«ng viÖc vµ nh©n sù chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ ®Çu vµo, ­íc tÝnh chi phÝ, bè trÝ nh©n viªn vµ c¸c phÇn viÖc kh¸c cña dù ¸n. 17. LËp kÕ ho¹ch chi tiÕt lµ ho¹t ®éng then chèt nh»m thùc hiÖn thµnh c«ng mét dù ¸n. Dùa trªn c¸c môc ®Ých vµ môc tiªu cña dù ¸n, kÕ ho¹ch chi tiÕt ®­îc lËp sÏ bao gåm c¸c chiÕn l­îc vµ kÕ ho¹ch c«ng viÖc, tæ chøc vµ bè trÝ nh©n viªn dù ¸n, lÞch tr×nh vµ ng©n s¸ch, hÖ thèng kiÓm so¸t qu¶n lý, kÕ ho¹ch tµi chÝnh, c¸c ph­¬ng ph¸p ®¸nh gi¸, c¸c thñ tôc ñy quyÒn c«ng viÖc, phèi hîp c¸c ho¹t ®éng. Khi lËp kÕ ho¹ch chi tiÕt, Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i hîp t¸c chÆt chÏ víi Ng©n hµng vµ nÕu cÇn sÏ sö dông thªm t­ vÊn. Kinh nghiÖm cña Ng©n hµng ®· cho thÊy nh÷ng sai sãt trong qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch chi tiÕt th­êng g©y ¶nh h­ëng rÊt bÊt lîi ®Õn chi phÝ, lÞch tr×nh thùc hiÖn vµ chÊt l­îng kÜ thuËt cña dù ¸n. 18. Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i n¾m râ vÒ c¸c c¸ nh©n vµ tæ chøc sÏ tham gia vµo thùc hiÖn dù ¸n, còng nh­ h×nh thøc vµ møc ®é tham gia cña hä. C¸c tæ chøc cã thÓ bao gåm c¸c bé cña chÝnh phñ, c¸c c¬ quan lËp kÕ ho¹ch quèc gia, c¸c c¬ quan c«ng céng ®éc lËp, c¶ c¸c nhãm ng­êi sö dông, c¸c c¬ quan ph¶i tham gia phª duyÖt chi tiªu cho dù ¸n, gi¶i ng©n ng©n s¸ch, mua s¾m hµng ho¸ vµ thuª dÞch vô, c¸c ho¹t ®éng dù ¸n kh¸c. §èi víi mét sè dù ¸n, cã thÓ cã nhiÒu ®¬n vÞ tham gia thùc hiÖn, mçi ®¬n vÞ ®Òu cã Gi¸m ®èc dù ¸n riªng chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn mét néi dung cô thÓ cña dù ¸n. CÇn ph¶i cã sù ®iÒu phèi vµ kÕt hîp khÐo lÐo ®Ó tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng ®Òu ®¹t hiÖu qu¶. 19. Trong c¸c dù ¸n ®­îc ®ång tµi trî, kinh phÝ cho dù ¸n ®Õn tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau. Trong nh÷ng tr­êng hîp nµy, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn biÕt nguån tµi trî cho tõng phÇn cña dù ¸n vµ c¸c quy ®Þnh hay ®iÒu kiÖn cô thÓ vÒ sö dông tiÒn tµi trî cña mçi nhµ tµi trî. VÒ phÝa Ng©n hµng, ngoµi c¸c ®iÒu kiÖn cña hîp ®ång vay vèn, cßn cã c¸c yªu cÇu vµ thñ tôc trong c¸c tµi liÖu h­íng dÉn, s¸ch h­íng dÉn vµ c¸c tµi liÖu kh¸c cña Ng©n hµng - vµ Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn n¾m râ nh÷ng tµi liÖu nµy, vµ nÕu cÇn thiÕt th× nªn ®­a nh÷ng thñ tôc vµ quy ®Þnh nµy vµo khu«n khæ cña c¸c hÖ thèng vµ thñ tôc cña chÝnh ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n. 20. Mét b­íc quan träng mµ Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i tiÕn hµnh - tèt nhÊt lµ tr­íc khi b¾t ®Çu thùc hiÖn dù ¸n - lµ thu thËp vµ l­u tr÷ tÊt c¶ tµi liÖu liªn quan ®Õn dù ¸n, còng nh­ c¸c tµi liÖu xuÊt b¶n cña Ng©n hµng, vµ n¾m râ néi dung cña chóng. Nh÷ng tµi liÖu nµy sÏ bao gåm: 1. Nghiªn cøu kh¶ thi cña dù ¸n. 2. B¸o c¸o thÈm ®Þnh cña dù ¸n. 6 3. C¸c biªn b¶n ®µm ph¸n kho¶n vay. 4. HiÖp ®Þnh vay vèn vµ tho¶ thuËn dù ¸n, nÕu cã. 5. C¸c quy ®Þnh vÒ c¸c kho¶n vay cho ho¹t ®éng th«ng th­êng (hay ®Æc biÖt tïy theo tõng tr­êng hîp) cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸. 6. C¸c h­íng dÉn mua s¾m trong ph¹m vi c¸c kho¶n vay cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸. 7. S¸ch h­íng dÉn vÒ c¸c chÝnh s¸ch, thùc tiÔn vµ thñ tôc liªn quan ®Õn mua s¾m trong ph¹m vi c¸c kho¶n vay cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸. 8. H­íng dÉn s¬ tuyÓn c¸c nhµ thÇu x©y l¾p. 9. C¸c mÉu hå s¬ mêi thÇu - Mua s¾m cho c¸c c«ng tr×nh x©y dùng. 10. C¸c mÉu hå s¬ mêi thÇu - Mua s¾m hµng ho¸. 11. C¸c mÉu hå s¬ mêi thÇu - Cung cÊp, giao nhËn vµ l¾p ®Æt hµng ho¸. 12. S¸ch h­íng dÉn xÐt thÇu. 13. Quy ®Þnh ®iÒu kiÖn nhËn c¸c kho¶n vay ®Æc biÖt. 14. C¸c h­íng dÉn vÒ sö dông t­ vÊn cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸ vµ c¸c bªn vay vèn. 15. S¸ch h­íng dÉn cho c¸c ®¬n vÞ sö dông t­ vÊn. 16. S¸ch h­íng dÉn vÒ gi¶i ng©n kho¶n vay. 17. C¸c h­íng dÉn vÒ gi¸m s¸t vµ ®¸nh gi¸ lîi Ých dù ¸n (cho c¸c dù ¸n n«ng nghiÖp, thuû lîi vµ ph¸t triÓn n«ng th«n). B. C¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh trong giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n 21. Trong qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn dù ¸n, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn x¸c ®Þnh c¸c vÊn ®Ò cã kh¶ n¨ng ph¸t sinh. Tuy cã thÓ ®o¸n tr­íc mét vµi vÊn ®Ò nh­ng nhiÒu vÊn ®Ò kh«ng thÓ ®o¸n tr­íc ®­îc. Mçi lÜnh vùc vµ mçi n­íc th­êng cã nh÷ng vÊn ®Ò vµ rñi ro riªng vµ v× vËy ph¶i gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò vµ rñi ro nµy trªn c¬ së xÐt ®Õn hoµn c¶nh liªn quan ®Õn mçi t×nh huèng cô thÓ. Phô lôc 2 liÖt kª danh s¸ch chi tiÕt c¸c vÊn ®Ò cßn d­íi ®©y lµ mét vµi vÊn ®Ò mang tÝnh phæ biÕn h¬n c¶. 22. NhiÒu dù ¸n kh«ng thÓ b¾t ®Çu theo ®óng kÕ ho¹ch do cã nh÷ng sù chËm trÔ trong viÖc tæ chøc bé m¸y thùc hiÖn dù ¸n vµ trong viÖc chän Gi¸m ®èc dù ¸n. Còng nh­ vËy, ngay tõ ®Çu c¸c dù ¸n cã thÓ bÞ ho·n v× sù chËm trÔ trong viÖc lùa chän vµ chØ ®Þnh c¸c nhµ t­ vÊn, mua thiÕt bÞ vµ nguyªn vËt liÖu vµ trao c¸c hîp ®ång x©y dùng. Trong mét sè tr­êng hîp, ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n gÆp khã kh¨n khi hoµn thµnh mét vµi ®iÒu kiÖn ®Ó kho¶n vay cã hiÖu lùc, ®Æc biÖt lµ ®­îc quyÒn gi¶i phãng mÆt b»ng vµ tæ chøc V¨n phßng qu¶n lý dù ¸n (PMO). 23. C¸c vÊn ®Ò tµi chÝnh còng th­êng ph¸t sinh trong giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n, trong ®ã phæ biÕn lµ thiÕu vèn ®èi øng trong n­íc, chi qu¸ kinh phÝ do dù trï thiÕu, gi¸ c¶ leo thang, dù trï thiÕu cho c¸c kho¶n dù phßng. §«i khi cßn xuÊt hiÖn c¶ vÊn ®Ò gi¶i ng©n kho¶n vay bÞ chËm do ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n kh«ng tu©n theo c¸c yªu cÇu vµ thñ tôc gi¶i ng©n cña Ng©n hµng. 24. Mét sè yÕu tè bªn ngoµi còng g©y c¶n trë viÖc thùc hiÖn nhanh chãng vµ thµnh c«ng cña mét dù ¸n nh­ sù ph¶n kh¸ng cña ng­êi d©n ®Þa p ...