Kế hoạch Tổ chức sự kiện: Phần 2

Nối tiếp nội dung của phần 1 Tài liệu Tổ chức sự kiện, phần 2 giới thiệu tới người đọc các nội dung: Không gian thực hiện sự kiện, tổ chức ăn uống trong sự kiện, những vấn đề cần quan tâm khác trong sự kiện. Đây là một Tài liệu hữu ích dành cho các bạn sinh viên truyền thông và những ai quan tâm dùng làm Tài liệu tham khảo và nghiên cứu.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
Kế hoạch Tổ chức sự kiện: Phần 2 Chương VUI: Không gian thực hiện sự kiện Chương V U I KHÔNG GIAN TU ực HIỆN sự KIỆN SÂN KHÂU, ÂM THANH, ÁNH SÁNG Sân khấu Am thanh và inh sáng NHỮNG YÊU CẦU VÊ PHỒNG HỌP Những yêu cẩu ¥Ể nội thất Những yêu cấu khác Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn Chương VUI: Không gian thực hiện sự kiện Không gian thực hiện sự kiện là nơi sự kiện diễn ra. Nó bao gồm mặt bằng (trên mặt đất hoặc trên mặt biển), khoảng không gian khí hoặc khoảng không gian nước. Do vậy, vị trí không gian này sẽ phụ thuộc vào loại sự kiện, sự kiện có thể được thực hiện trong nhà (phòng họp, hội trường, lều bạt, v.v...) hoặc ỏ ngoài trời (trên mặt đất, mặt biển, trên bầu trời hoặc trong lòng nước, v.v...). Không gian này đòi hỏi tính tương thích cao đối vói sự kiện. Nhà tổ chức phải năng động sáng tạo mói có thể đáp ứng được yêu cầu đó. SÂN KHÂU, ÂM THANH, ÁNH SÁNG SÂN KHÂU Không gian thực hiện sự kiện: Khi chọn vị trí thực hiện sự kiện, Nhà tổ chức phải cân nhắc trên toàn bộ không gian mà sự kiện cần. Không gian này ngoài chỗ ngồi của khách còn cần một khoảng không gian cho các hoạt động sự kiện, cho hoạt động nghiệp vụ chuyên môn kỹ thuật cùng những thiết bị được lắp đặt. Hãy chú ý tới toàn bộ các hạng mục công việc diễn ra trong nhà phục vụ hoạt động sự kiện và các hoạt động sự kiện diễn ra. Trên cơ sở danh mục các hoạt động đó, Nhà tổ chức cần sắp đặt vị trí từng hoạt động với một không gian phù hợp trong sự kiện với nghệ thuật sắp đặt có tính chuyên nghiệp. Khi chuẩn bị sự kiện có khoảng 1.000 khách tham dự và chuẩn bị phòng lớn với sức chứa Ì .000 chỗ ngồi nhưng vẫn phải đủ chỗ cho màn chiếu, vì vậy cần phải có thêm không gian. Cần có ít nhất khoảng 100 m tới 120 m phía sau màn chiếu cho các 2 2 thiết bị đi kèm, có nghĩa là Nhà tổ chức đã mất đi chỗ ngồi của khoảng 205 người. Trong trường hợp này, Nhà tổ chức phải từ bỏ ý định dành không gian phía sau màn chiếu hay giảm số lượng khách mời hoặc tìm một phòng lớn hơn. Trong kế hoạch 167 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn m ĩ ổ CHỨC s ự KIỆN có dành chỗ phía trước phòng cho giới thiệu công ty qua thiết bị âm thanh hay không? Nhà to chức có cần dành chỗ để loa, vị trí phiên dịch hay sàn nhảy không? Tất cả các hoạt động đó đều lấy đi không gian của bạn. Đấy là những vấn đề rất quan trọng mà Nhà tổ chức cần phải tính đến trước khi kiểm tra vị trí không gian thực hiện sự kiện. Cần phải chú ý vào nơi được ưu tiên hơn, nơi đó cần được dành không gian thoa đáng. Ngược lại, những nơi không ưu tiên sẽ gặp khó khăn, phải có giải pháp để dung hoa. Có thể dùng bàn tám người hoặc mười người cho mười hoặc mưòi hai người ngồi nhưng trong phòng phải đủ thoáng cho tất cả mọi người, phải bảo đảm bàn được kê không quá gần nhau, sao cho mọi người di chuyển dễ dàng. Tuy nhiên, bàn ghế không cần kê quá thưa sẽ chiếm nhiều diện tích làm tăng chi phí cho một khách tham dự và làm giảm sức chứa của phòng họp. Phòng họp phải chứa vừa đủ người, hoành tráng và sống động. Có thể dùng nhiều phòng khác nhau thay cho một phòng với không gian nhỏ hẹp hơn nữa có thể làm tăng diện tích của phòng bằng việc bố trí sắp đặt hợp lý không cần tăng chi phí cho hoạt động này. Không gian cụ thể phụ thuộc vào loại hình sự kiện, mỗi loại hình cụ thể có yêu cầu không gian riêng. Ta hãy tham khảo những số liệu sau: • Tiệc Coktail: 8 m /người 2 • Tiệc Coktail có phục vụ ăn: 12 m - 15 m /người 2 : • Tiệc ăn tối: 20 m /người 2 • Tiệc tối có sàn nhảy: 20 nr/các trang thiết bị âm thanh cho ban nhạc Chú ý tới các yêu cầu về thời gian: Không nên quá tập trung vào yêu cầu về không gian, cần cân nhắc tói thòi gian. Trước khi 168 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn JỊỊ Chương VUI: Không gian thực hiện sự kiện bắt đầu nên cân nhắc bao nhiêu thòi gian cho hoạt động trên sân khấu? A m thanh và ánh sáng cũng như chuẩn bị đồ, sắp xếp kiểm tra âm thanh, diễn tập lại và cắt chương trình, có cần thời gian dự phòng hay không? Chẳng hạn nếu sự kiện sử dụng một phần của phòng lớn, cần kiểm tra trước và yêu cầu chia phòng lớn thành các phòng nhỏ theo đúng vị trí cần thiết. Các phòng phải bảo đảm cách âm và việc này đòi hỏi phải kiểm tra kỹ hơn. Một số khách sạn năm sao khi kiểm tra cách âm của các phòng nhỏ họ đã phát hiện ra vẫn còn nghe rất rõ tiếng người đang nói ở phòng bên cạnh. Kết quả tất yếu là yêu cầu khách sạn không được sử dụng các phòng bên cạnh trong kỳ diễn ra sự kiện, bảo đảm không có tiếng người nói, tiếng nhạc hay bất kỳ âm thanh nào từ phòng bên cạnh. Hãy rà soát lại toàn bộ các hoạt động trước khi ký hợp đồng thuê địa điểm và tìm ra bất kỳ việc nào cần thêm thời gian hay ...