KeToanExcel

Giới thiệu các hàm và chương trình trường trúcủa MS-Excel thường dùng trong xử lí sổ sáchkế toán.- Trình bầy nguyên tắc lập sổ kế toán trên MSExcel.- Nêu quy trình lập sổ kế toán và báo cáo tàichính theo hình thức nhật ký chung trên MSExcel.
Nội dung trích xuất từ tài liệu:
KeToanExcel CHƯƠNG VI: LÀM KẾ TOÁN TRÊN EXCEL Mục đích chương - Giới thiệu các hàm và chương trình trường trú của MS-Excel thường dùng trong xử lí sổ sách kế toán. - Trình bầy nguyên tắc lập sổ kế toán trên MS- Excel. - Nêu quy trình lập sổ kế toán và báo cáo tài chính theo hình thức nhật ký chung trên MS- Excel. Ứng dụng máy tính trong công tác kế toán là xu thế t ấtyếu hiện nay và trong tương lai. Tuy nhiên, tùy vào quymô, nhu cầu quản lý và các nguồn lực hiện có của đơn vịmà việc triển khai áp dụng kế toán máy có thể phải cầnđến một phần mềm kế toán chuyên nghiệp xây dựng trênnền của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu hay sử dụng trựctiếp phần mềm bảng tính điện tử để tổ chức cập nhật, xửlý và lập báo cáo kế toán. Mỗi giải pháp có ưu và h ạn ch ếriêng. Việc phát triển một phần mềm kế toán riêng chođơn vị doanh nghiệp là hết sức cần thi ết trong tr ường h ợpdoanh nghiệp tương đối lớn, số liệu phát sinh nhi ều vàmức độ quản lý kế toán phức tạp. Tuy nhiên, giải phápphát triển phần mềm riêng đòi hỏi nhiều thời gian, s ức l ựcvà nguồn tài chính không chỉ cho giai đoạn phát tri ển màcả giai đoạn bảo trì phần mềm sau này. Đối với cácdoanh nghiệp có quy mô nhỏ, số liệu phát sinh khôngnhiều và mức độ quản lý kế toán vừa phải thì việc sửdụng bảng tính điện tử MS-Excel vào công tác kế toán l ạilà một lựa chọn hợp lý và hiệu quả. Giải pháp này khôngđòi hỏi người sử dụng nhiều kỹ năng phân tích và thi ết k ếhệ thống cũng như không đòi hỏi về kỹ năng lập trình, tuynhiên điều kiện cần thiết đặt ra cho người sử dụng là ph ảibiết sử dụng cơ bản MS-Excel, sử dụng tốt các hàmthông dụng và các chương trình thường trú, đặc bi ệt cáchàm tính toán và khả năng làm việc với nhi ều trang và t ệpbảng tính. Khi làm kế toán trên MS-Excel có thể lấy kế toán b ộphận làm đơn vị, nghĩa là tổ chức làm kế toán cho m ỗi b ộphận trong một tệp bảng tính riêng, theo đó m ỗi t ệp b ảngtính sẽ gồm nhiều trang bảng tính mà mỗi trang có th ểđược dùng để chứa một loại hình dữ liệu nhất định liênquan đến bộ phận đó. Kế toán tổng hợp sau đó s ẽ s ửdụng các công cụ tổng hợp dữ liệu có sẵn trong Excel đểlàm kế toán tổng hợp và lên các báo cáo t ổng h ợp quy ếttoán trên cơ sở liên kết các tệp bảng tính v ới nhau. Tuynhiên cũng có thể dùng một sổ kế toán máy duy nh ất đ ểquản lý chung tất cả các phát sinh trong kì, theo đó m ỗidòng của sổ sẽ ứng với một định khoản đơn giản và trêncơ sở sổ kế toán máy này sẽ thực hiện lên các s ổ sáchkế toán và báo cáo kế toán khác nhau. Để quản lý các loại đối tượng khác nhau liên quan đ ếnhạch toán kế toán ví dụ các tài khoản, các đối tượng côngnợ, các kho vật tư hàng hóa … có thể lập cho m ỗi loại đ ốitượng một danh mục riêng (mỗi danh mục chiếm mộtbảng dữ liệu) hoặc chỉ lập một danh mục tài kho ản đ ểquản lý các tài khoản còn việc quản lý các loại đ ối t ượngkhác được thực hiện thông qua việc chi tiết hóa các tàikhoản theo các đối tượng cần quản lý (xem ví dụ ở b ảng6.1). Quản lý theo danh Quản lý bằng danh mục tài mục khoản Dùng bảng danh mục 1311: Phải thu ngắn hạn khách hàng để quản lý 1311.01: Phải thu ngắn các khách hàng hạn của khách hàng X 1311.02:Phải thu ngắn hạn của khách hàng Y Dùng bảng danh mục 1521: NVL chính vật tư để quản lý các 1521.01: NVL chính 1 NVL 1521.02: NVL chính 2 1521.03: NVL chính 3 Dùng bảng danh mục 621: Chi phí NVL trực tiếp các bộ phận hạch toán 621.PXA.SP1: Chi phí NVL để quản lý các phân trực tiếp cho sản phẩm 1 tại xưởng phân xưởng A Dùng danh mục thành 621.PXA.SP2: Chi phí NVL phẩm để quản lý các trực tiếp cho sản phẩm 2 thành phẩm tại phân xưởng A 6272: Chi phí NVL 6272.PXA: Chi phí NVL cho phân xưởng A 6272.PXB: Chi phí NVL cho phân xưởng B Bảng 6.1: Hai cách quản lý các loại đối tượng liên quan đến hạch toán kế toán trong Excel. 6.1. SỬ DỤNG CƠ BẢN MS – EXCEL TRONG XỬ LÝSỔ SÁCH KẾ TOÁN Excel là một chương trình bảng tính điện tử chạy trongmôi trường Windows, được dùng rất phổ biến trong côngtác văn phòng, quản lý kinh tế và quản trị kinh doanh. V ớimột bộ các hàm mẫu phong phú và bộ chương trìnhthường trú cơ bản, phần mềm MS-Excel giúp làm kế toántrên máy tính rất hiệu quả. 6.1.1. Các chức năng cơ bản của Excel Với MS-Excel, có thể thực hiện các yêu cầu quản tr ị d ữliệu kế toán cơ bản sau đây:  Tổ chức dữ liệu kế toán ở dạng bảng tính : Chophép tạo, hiệu chỉnh, định dạng, in và lưu gi ữ b ảng tínhkế toán cù ...